Le manuel de l'employé est aussi connu sous le nom de livret d'accueil. C'est un document qui est donné à toutes les nouvelles recrues afin de les aider à prendre rapidement leurs marques au sein de l'entreprise. De quoi est composé le manuel de l'employé? À quoi sert- il et quels conseils suivre pour préparer un bon manuel de l'employé?
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Qu'est-ce qui compose le manuel de l'employé?
Ce manuel est comme un dictionnaire pour le nouveau salarié. Il renferme toutes les informations au sujet du fonctionnement de l'entreprise, des valeurs, des projets à courts et moyens termes, ainsi que les contacts principaux. Le manuel peut aussi contenir les droits du salarié en fonction du poste qu'il occupe ainsi que des règles spécifiques à l'entreprise.
Quelle est l'utilité du manuel de l'employé?
En entreprise, le manuel de l'employé est utilisé à la fois par les salariés déjà en poste comme par les nouveaux venus. Il permet à l'employeur de parler des valeurs de l'entreprise et de mettre à disposition de tous les salaries les règles à suivre à différents niveaux.
Toutes les informations liées à l'entreprise permettent aussi de rassurer le nouvel employé. Elles l’aident aussi à prendre ses marques rapidement au sein de l'entreprise. C'est également un moyen pour la hiérarchie de gagner du temps puisque les responsables Rh n'auront plus à recevoir des questions des salariés sur certains sujets tels que les absences, les arrêts maladie ou les congés.
Le manuel de l’employé est aussi une bonne manière de gérer les conflits. Le manuel intervient comme la base sur laquelle le manager va trancher si une des parties n'a pas respecté une règle. Les solutions pour chaque situation (ou comment contacter la hiérarchie ou les représentants du personnel) peuvent figurer au niveau du manuel.
Enfin, le manuel de l'employé permet également de donner une bonne image de l'entreprise en présentant les valeurs et une gestion transparente. Les potentiels candidats peuvent avoir accès au manuel pour évaluer leur compatibilité avec les valeurs de l'entreprise avant même de postuler.
Quels sont les éléments principaux d'un manuel de l'employé?
Pour qu'un manuel de l'employé soit complet, il doit y figurer certaines informations importantes.
L'image de l'entreprise
En premier, le manuel doit présenter une bonne image de l'entreprise en présentant l'historique de la compagnie, les personnes clés, les valeurs, et les ambitions. C'est une section importante qui permettra de développer chez le salarié un sentiment de loyauté.
Il est aussi important de terminer cette partie en encourageant le salarié à s'investir pour le développement de la société.
L'organisation du travail
Le manuel doit aussi parler du nombre d'heures légales conformément au statut de chaque employé, les différentes hiérarchies ou encore les horaires de début de journée et de départ. Il est aussi important de parler des dates des congés annuels ou de comment le salarié peut obtenir un congé spécial (maladie, maternité, paternité, etc).
Les avantages qu'offre l'entreprise
Pour montrer toute la détermination de l'entreprise à prendre soin de ses salariés, le manuel doit contenir une section qui met en valeur les avantages accordés aux salariés. Il peut s'agir d'avantages sociaux, de mutuelles d'assurances, de 13ème mois de salaire, de camp de vacances ou d'aide pour les enfants scolarisés. En ce qui concerne les avantages spécifiques liés au poste du salarié, le contrat de travail peut définir tous les termes.
Règles internes liées à l'entreprise
Il est important de mentionner également toutes les règles de conduite qui sont propres à l'entreprise. Ces règles ne doivent pas être contraires aux indications du code du travail. Il peut s'agir de tenue règlementaire, de conduite d'hygiène, l'utilisation du téléphone durant les heures de travail ou l’interdiction de cigarettes, etc.
Quelques conseils pour bien rédiger un bon manuel de l'employé?
Pour vous assurer que votre manuel de l'employé regroupe toutes les informations, nous vous recommandons de le faire lire par d'autres personnes des services RH ou de la direction.
Il est aussi important de faire régulièrement des mises à jour en fonction de l'évolution du cadre légal et de la société. Toutefois, il faut éviter de modifier le document plusieurs fois dans l'année au risque de perturber la stabilité des employés.
La rédaction du manuel doit aussi se faire avec un ton qui n'est pas formel. Le manuel doit inciter les salariés à adhérer aux principes de l'entreprise. En plus, il faut éviter d'utiliser de manière excessive un ton d'interdiction au risque de décourager les nouveaux venus. Privilégiez les tournures de phrase positives !