Un salarié peut être amené à dépenser de l'argent pour le compte de l'entreprise pour plusieurs raisons tout au long de l'exercice de ses fonctions. Et, pour se faire rembourser par son employeur, il est obligé d'établir une note de frais. Qu'est-ce qu'une note de frais? Quelle est son utilité en entreprise et quelle forme doit-elle avoir?
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Qu'est-ce qu'une note de frais?
La note de frais est un document que le salarié établit et sur lequel il présente les différentes dépenses effectuées au nom de l'entreprise. Il faut noter qu'un chef d'entreprise peut également effectuer une note de frais dans le cas où il souhaite que l'entreprise lui rembourse les frais qu'il a déboursés pour le compte de l'entreprise. Toutefois, pour que la note de frais soit valide, elle doit respecter une certaine procédure.
Que peut contenir une note de frais?
Les dépenses à faire apparaitre sur la note de frais sont de divers ordres. Il peut s'agir de frais kilométriques, de frais d'abonnement téléphonique et internet, les frais de repas, les frais d'hôtels (en cas de déplacement pour une mission à l'extérieur) ou les frais de télétravail. Bref, il s'agit de toutes les dépenses liées à l'activité, pourvu que les dépenses aient été tracées par des factures.
La note de frais doit également préciser la date à laquelle la dépense a été effectuée, le nom du salarié et un petit descriptif de la mission pour laquelle le salarié était obligé d'effectuer la dépense. Il convient aussi de faire apparaitre une indication concernant la TVA ainsi que le lieu où la dépense a été effectuée.
Quel format doit avoir une note de frais?
La loi ne prévoit aucun format particulier en ce qui concerne la note de frais. Chaque entrepreneur est donc libre de définir le modèle qui convient et qui va être utilisé par tous les employés. Il est possible d'utiliser le tableur Excel pour faire un modèle de note de frais. Il existe aussi des logiciels qui peuvent servir à gérer toutes vos notes de frais en entreprise.
Enfin, pour avoir un document plus clair et aéré, il est important d'avoir une description des frais par catégorie (frais kilométriques, logement, frais de panier, etc…).
Comment traiter les notes de frais en entreprise?
Pour plus d'organisation au niveau de la comptabilité de l'entreprise, il faut que toutes les notes de frais soient répertoriées au niveau de l'entreprise. Pour cela, il faut une bonne organisation du service de la paie. En général les notes de frais sont collectées durant le mois et sont traitées à la fin de chaque mois, en même temps que la paie. La loi ne prévoit aucun délai pour le traitement des notes de frais et chaque entreprise est libre de choisir la périodicité de remboursement qui lui convient. Il faut tout de même que l'employeur informe ses salariés de la procédure et de la périodicité de remboursement.
Pour éviter les abus, l'entreprise doit mettre en place un système de contrôle de toutes les notes de frais pour vérifier la conformité aux règles de l'administration fiscale avant de procéder au remboursement. Il est possible de gérer le traitement des notes de frais manuellement (sur fichier Excel) ou via des logiciels.
Quelles sont les conditions de remboursement des notes de frais?
Une entreprise peut établir toutes les règles qu'elle souhaite pour valider le droit au remboursement des notes de frais. Pour vous aider à mettre en place votre protocole de contrôle, voici quelques conditions à respecter.
- Toutes les dépenses qui apparaissent sur la note de frais doivent concerner l'entreprise.
- La note de frais doit être accompagnée de tous les documents justificatifs (reçu, facture, ordre de mission, etc).
- Il est aussi important de faire apparaitre sur les reçus les noms des personnes qui ont été invitées en cas de rendez-vous ou de diner d'affaires.
- En ce qui concerne le remboursement des frais d’hébergement, il faut que le lieu de la mission soit dans un endroit qui ne permet pas au salarié de regagner son domicile.
Comment le remboursement de notes de frais peut-il se faire ?
L’entreprise peut attendre de recevoir les reçus avant de procéder au remboursement du salarié. Dans ce cas, le remboursement se fait sur base des reçus. Dans certains cas, l’entreprise peut proposer un barème forfaitaire. L’employé reçoit donc un montant forfaitaire chaque mois qu’il doit utiliser pour ses dépenses professionnelles. C’est le cas pour des postes où les dépenses sont fréquentes (tels que les commerciaux) ou les postes à haute responsabilité (Directeur, Administrateurs).