Une note de frais est un document par lequel un salarié demande à son entreprise le remboursement de dépenses professionnelles qu’il a personnellement avancées. Un billet de train pour une mission, un repas avec un client ou une nuit d’hôtel peuvent notamment y figurer.
Pour traiter la demande, l’entreprise doit pouvoir comprendre la dépense, vérifier son montant et identifier son lien avec l’activité professionnelle. Une note complète, accompagnée des pièces nécessaires, évite les échanges supplémentaires entre le collaborateur, son manager et la comptabilité.
[Sommaire]
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais récapitule une ou plusieurs dépenses engagées pour les besoins de l’entreprise. Elle identifie la personne qui demande le remboursement et précise, pour chaque dépense, sa date, sa nature, son montant et son motif professionnel.
Elle peut prendre la forme d’un tableau, d’un formulaire ou d’une déclaration dans un outil numérique. Une même note peut regrouper les dépenses d’une mission ou celles d’une période définie par l’entreprise.
Note de frais et justificatif : quelle différence ?
La note de frais est la demande de remboursement. Le justificatif est la pièce qui documente la dépense : facture d’hôtel, billet de transport ou facture de restaurant, par exemple.
Les deux se complètent. Une facture de restaurant indique ce qui a été facturé, mais elle ne précise pas nécessairement le motif du repas ni les personnes invitées. La note de frais apporte ce contexte.
Lorsqu’une dépense a déjà été réglée directement par l’entreprise, elle doit être identifiée comme telle pour éviter un second paiement au collaborateur.
Quelles dépenses peuvent être concernées ?
Le caractère professionnel de la dépense compte davantage que sa catégorie. Un repas ou un trajet ne devient pas remboursable du seul fait qu’il figure dans une note de frais.
| Catégorie | Exemple | Informations utiles au contrôle |
|---|---|---|
| Déplacement professionnel | Train pour une visite client | Date, trajet et motif du déplacement |
| Hébergement | Hôtel pendant une mission | Facture, dates du séjour et mission concernée |
| Repas | Déjeuner avec un client | Facture, motif et participants |
| Utilisation d’un véhicule personnel | Trajet effectué pour une intervention | Parcours, kilomètres professionnels et informations sur le véhicule |
| Achat professionnel | Fournitures achetées pour une équipe | Facture et destination de l’achat |
Les dépenses liées au télétravail ou à l’utilisation professionnelle d’équipements personnels peuvent également relever de dispositifs spécifiques. Elles doivent être traitées selon les règles adaptées à leur situation, plutôt que comme des remboursements automatiques.
Exemple : une nuit d’hôtel pendant un déplacement professionnel et une nuit supplémentaire pour un séjour personnel doivent être distinguées. Seule la partie liée à la mission doit être présentée comme dépense professionnelle.
Comment faire une note de frais complète ?
Un modèle commun aide les collaborateurs à transmettre les bonnes informations dès le premier envoi.
Prévoyez notamment :
- le nom du collaborateur et la période concernée ;
- la date de chaque dépense ;
- sa catégorie et son motif professionnel ;
- le montant payé et la devise, si nécessaire ;
- le justificatif correspondant ;
- le total demandé ;
- les éventuelles avances déjà reçues ou dépenses payées par l’entreprise.
Pour un repas d’affaires, ajoutez les participants et leur lien avec le rendez-vous. Pour un déplacement, précisez la mission ou le client concerné.
Les informations de TVA doivent être reprises du justificatif lorsqu’elles sont nécessaires au traitement comptable. Le collaborateur ne doit pas reconstituer un montant manquant ni présumer que la TVA sera récupérable.
Exemple simplifié de note de frais
Camille avance les dépenses d’un déplacement chez un client. Elle transmet la note suivante avec les justificatifs associés.
| Date | Dépense | Motif professionnel | Montant demandé | Justificatif |
|---|---|---|---|---|
| 12 septembre | Train aller-retour | Réunion chez le client Alpha | 86 € | Billet et pièce de facturation |
| 12 septembre | Déjeuner | Repas pendant le déplacement | 24 € | Facture du restaurant |
| 12 septembre | Hôtel | Mission de deux jours | 110 € | Facture de l’hôtel |
| Total | 220 € |
Cet exemple est fictif. Les montants ne constituent ni des barèmes ni des plafonds de remboursement.
Si Camille a reçu une avance de 100 € pour cette mission, celle-ci doit être rapprochée de la note. Après validation complète des dépenses, le solde à lui verser serait alors de 120 €.
Comment fonctionne le remboursement ?
Il faut distinguer la prise en charge de la dépense et son traitement social. Un remboursement validé en interne n’est pas automatiquement exonéré de cotisations.
Le remboursement des frais réels
Le remboursement au réel repose sur le montant des dépenses professionnelles effectivement engagées, appuyé par les justificatifs correspondants. La note sert à les regrouper et à expliquer leur contexte.
L’indemnisation forfaitaire
Pour certaines catégories de frais et dans les situations prévues, une allocation forfaitaire peut être utilisée. Son traitement dépend des conditions applicables et des limites d’exonération. L’absence de facture pour chaque dépense ne dispense pas l’employeur d’établir la réalité de la situation professionnelle concernée.
L’Urssaf présente les modes de remboursement des frais professionnels et les règles associées. Le forfait ne doit donc pas être considéré comme une enveloppe librement utilisable pour n’importe quelle dépense.
Le cas des indemnités kilométriques
Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour son activité professionnelle, une indemnisation kilométrique peut être prévue. Le suivi doit permettre d’identifier les trajets professionnels, les distances parcourues et le véhicule utilisé. Le calcul doit s’appuyer sur le barème applicable à la situation.
L’employeur peut-il refuser une note de frais ?
Les frais qu’un salarié justifie avoir engagés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de son employeur doivent, en principe, être supportés par ce dernier. Une politique interne ne permet pas de supprimer cette obligation.
En revanche, une demande peut nécessiter des vérifications : justificatif manquant, dépense personnelle mélangée à une dépense professionnelle, montant déjà remboursé ou motif insuffisamment expliqué.
Le bon réflexe consiste à préciser l’anomalie et les éléments attendus. Par exemple, demander une facture complète est plus utile qu’un refus sans explication.
La politique de frais doit rendre les démarches prévisibles : dépenses habituellement prises en charge, autorisations à demander, pièces à fournir et interlocuteur en cas de difficulté.
Quel circuit de traitement mettre en place ?
Un processus clair évite qu’une note reste bloquée entre plusieurs services.
- Le collaborateur prépare la demande. Il renseigne les dépenses et rassemble les pièces correspondantes.
- Le responsable désigné vérifie le contexte professionnel. Il demande des précisions si nécessaire.
- La comptabilité contrôle les éléments financiers. Elle rapproche notamment les avances et les paiements déjà effectués.
- L’entreprise procède au remboursement. Le collaborateur peut identifier les dépenses réglées et celles encore en attente.
- Les documents sont archivés. La note et ses justificatifs restent associés.
L’entreprise gagne à communiquer un calendrier de dépôt et de traitement. Une demande incomplète doit être signalée rapidement, avec une indication précise de ce qui manque.
Ce circuit s’inscrit dans les outils de gestion administrative du personnel : il relie les demandes des salariés, les validations et le traitement administratif.
Pourquoi dématérialiser les notes de frais ?
Avec un tableau envoyé par e-mail, les justificatifs sont parfois séparés de la demande. Une correction peut aussi créer plusieurs versions, sans que l’on sache laquelle a été validée.
La dématérialisation permet de regrouper les informations et d’organiser leur suivi. Son intérêt dépend toutefois du processus retenu : qui contrôle la demande, qui traite une pièce manquante et comment le collaborateur connaît-il son statut ?
Le self-service RH facilite cette participation des salariés aux démarches administratives. Un espace de demande accessible réduit les échanges destinés uniquement à savoir où en est le dossier.
Ce que permet MintHR
MintHR présente des fonctions permettant aux collaborateurs de créer leurs notes de frais et de suivre le statut de leur remboursement. Ces usages font partie de sa solution de gestion administrative du personnel. minthr.com
Pour les entreprises qui souhaitent réunir plusieurs démarches dans une même plateforme RH, le suivi des frais peut ainsi s’inscrire dans une organisation administrative commune.
Vous souhaitez examiner ce fonctionnement avec vos propres cas d’usage ? Demandez une démonstration de MintHR.
Comment conserver les notes et leurs justificatifs ?
L’archivage doit permettre de retrouver une dépense avec sa pièce justificative et les informations nécessaires à son traitement. Un classement par collaborateur, période et référence de note facilite les recherches.
Les justificatifs qui constituent des pièces comptables doivent être conservés pendant dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.
La conservation numérique suppose également de respecter les exigences applicables à la numérisation et à l’archivage. Une photographie déposée dans un dossier ne suffit pas, à elle seule, à démontrer que toutes ces exigences sont remplies.
La dématérialisation des documents RH doit donc s’accompagner de règles de classement, d’accès et de conservation définies avec les services concernés.
FAQ sur les notes de frais
Une note de frais est-elle une facture ?
Non. La note de frais récapitule une demande de remboursement. La facture est une pièce justificative qui documente une dépense. Plusieurs factures peuvent être associées à une seule note.
Peut-on faire une note de frais sur Excel ?
Oui, un tableau peut servir de support. Il faut organiser séparément la transmission des justificatifs, la validation, le suivi des paiements et l’archivage. Un modèle commun limite les oublis.
Que faire si un justificatif est perdu ?
Demandez d’abord un duplicata au fournisseur. Si cela n’est pas possible, signalez la situation au service compétent pour examiner les éléments disponibles. Une déclaration sur l’honneur ne remplace pas automatiquement un justificatif.
Qui valide les notes de frais ?
L’organisation dépend de l’entreprise. Un manager peut vérifier le motif professionnel tandis que la comptabilité contrôle les montants et les pièces. Les responsabilités doivent être connues des collaborateurs.
À quel moment une note de frais est-elle remboursée ?
Le collaborateur doit pouvoir consulter le calendrier de traitement communiqué par l’entreprise. Si une demande reste en attente, il faut identifier son statut, l’éventuelle pièce manquante et le service chargé de la prochaine étape.
Une carte d’entreprise supprime-t-elle les notes de frais ?
Elle évite l’avance personnelle pour les dépenses réglées avec cette carte. L’entreprise doit néanmoins conserver les justificatifs et vérifier le motif professionnel. Ces dépenses doivent être distinguées des sommes à rembourser au salarié.