Pour mieux gérer le personnel en entreprise, les employeurs se dotent de plusieurs outils numériques. Parmi les outils numériques les plus utilisés, on retrouve le portail RH. Il permet d’avoir une vue globale sur la gestion du personnel en termes de besoin de performance et de capacité. C’est aussi un outil qui permet une communication plus rapide entre les salariés et la hiérarchie.
Qu’est-ce que le portail RH ? À quoi sert-il pour l’entreprise et quels sont les processus que peut prendre en charge le portail RH ? Retrouvez toutes les réponses à vos questions dans l’article qui suit.
[Sommaire]
Qu’est-ce que le portail RH ?
Un portail RH est une plateforme de gestion du personnel qui fait partie du système d’information RH. Le portail RH est à la fois accessible par les salariés et par les responsables de l’entreprise. Le portail RH contient plusieurs informations utiles pour les salariés et pour la gestion de leurs carrières. Ces derniers peuvent aussi accéder au portail pour effectuer des demandes ou recevoir des informations provenant de la hiérarchie.
Le portail RH est aussi une plateforme qui permet d’organiser l’interactivité entre les collaborateurs, peu importe le niveau hiérarchique. Toutefois pour que le portail RH soit utile à tous les salariés, il faut que la mise en place se fasse en étroite collaboration avec toutes les parties prenantes à savoir : le service RH, la hiérarchie et les salariés.
Quels processus à faire apparaitre dans un portail RH ?
Pour que le portail RH soit utile à la fois pour les salariés et pour les managers, il y a certains processus basiques et utiles qui doivent être pris en compte dans l’installation du portail.
Un portail RH complet doit permettre :
- La gestion des absences, y compris les arrêts maladie (demande d’absence du salarié, validation du manager, envoi de l’info à la paie pour traitement.),
- La demande de formation pour augmenter les compétences,
- La gestion administrative du personnel, que ce soit les coordonnées, les notes de frais ainsi que les informations bancaires,
- L’accès aux offres d’emploi de l’entreprise,
- L’envoi de candidature pour les salariés qui sont intéressés par les offres d’emploi,
- L’accès à un espace privé pour les salariés qui souhaitent consulter ou mettre à jour leurs informations personnelles,
- La gestion des plannings par les managers,
- La gestion du processus de Gestion Prévisionnel des Emplois et des Compétences (GPEC).
Partant de là, on remarque que le portail RH est une plateforme qui regroupe plusieurs tableaux de bord qui vont être utiles pour la gestion du personnel dans la pratique.
Quels sont les avantages d’un portail RH pour une entreprise?
Les avantages du portail RH doivent être analysés à trois niveaux.
En ce qui concerne le salarié, il a la possibilité d’accéder plus rapidement aux informations qui le concernent. Ainsi, il peut effectuer lui-même les mises à jour. Le portail RH permet au salarié d’accéder à un espace sécurisé et personnel. Il peut effectuer toutes ses demandes de congés ou d’absence et avoir un retour rapidement de la part des managers. Grâce au portail RH, les salariés de l’entreprise peuvent également accéder à un espace de discussion, ce qui augmente la collaboration entre les équipes et un partage rapide des informations. Les salariés peuvent aussi donner leurs avis sur les conditions et les processus qui existent au sein de l’entreprise.
En ce qui concerne le manager, le portail RH lui permet de suivre plus facilement les demandes de ses collaborateurs. Il suffit d’un clic pour valider une permission d’absence ou pour valider un congé. Il peut aussi avoir une idée globale sur l’organisation du travail de ses équipes et organiser les missions qu’il leur confie. Le manager peut aussi avoir une vue sur les absences et les présences de ses collaborateurs pour agir en conséquent.
Enfin le portail RH est utile pour l’équipe RH. En tant qu’outil numérique, le portail RH permet d’automatiser plusieurs tâches, ce qui permet à l’équipe RH de se recentrer sur des actions plus importantes telles que les évaluations, les besoins en formation ou l’évolution en entreprise. En plus, le service RH se voit déchargé puisque certaines demandes seront gérées par les managers ou par les salariés eux-mêmes. Enfin, disons que le portail RH permet de centraliser toutes les informations liées aux employés. L’information est donc accessible à tout moment.