Self-service RH

Il existe de nombreux outils de self-service qui sont utilisés en entreprise. Ces outils ne sont pas nouveaux, mais depuis la récente crise sanitaire, leur utilisation est devenue l’une des plus grandes préoccupations des employeurs. Qu’est-ce que le self-service RH ? À quoi sert-il en entreprise et comment le mettre en place ?

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Qu’est-ce que le self-service RH ?

Le self-service RH est l’ensemble des outils utilisés pour permettre au salarié de se fournir eux-mêmes toutes les informations dont ils ont besoin sans que le personnel RH ne soit obligé d’intervenir. C’est une manière de responsabiliser les salariés en leur donnant accès à une partie des informations du personnel. Il ne s’agit pas de permettre aux employés d’avoir accès à tous les dossiers confidentiels, mais plutôt d’avoir accès à leurs informations personnelles.

L’objectif premier du self-service est de fluidifier l’interaction entre le service RH et les salariés et de permettre un accès facile et rapide de l’information au sein de l’entreprise. Grâce au logiciel RH, et les options de self-service, les salariés ont accès à leur compte personnel à l’aide de code. Ils peuvent ainsi accéder à des informations telles que leurs jours solde de jours de congés, leurs informations personnelles, le temps de travail effectué, les notes de frais, etc.

À quoi sert le self-service en entreprise ?

Le self-service est utile à différents niveaux au sein de l’entreprise. Du côté des managers RH, le self-service est utile pour limiter la gestion administrative et pour permettre aux acteurs RH de se focaliser sur d’autres fonctions à plus forte valeur ajoutée. Les managers RH peuvent ainsi avoir plus de temps pour se concentrer sur la gestion des conflits, la gestion des carrières ou l’implémentation du plan de formation.

En ce qui concerne les managers d’équipe, le self-service leur permet d’avoir une visibilité sur la situation des membres de leurs équipes. Ils peuvent rapidement savoir les personnes qui sont en congés maladie, celles qui ont un taux d’absence élevé ou celles qui doivent partir en mission. Tout cela leur permet de mieux piloter les équipes au quotidien.

Du côté des salariés, le self-service permet de gérer à distance tous les besoins administratifs, de planifier les demandes (congés, permission d’absence, avance sur salaire, crédit) rapidement et d’avoir accès aux informations personnelles à tout moment de ma journée. Avec un self-service, le salarié se sent plus responsable et cela joue énormément sur sa motivation.

Quels sont les avantages du self-service en entreprise ?

Le self-service est utile pour organiser le travail et pour effectuer le travail à distance. Il facilite le télétravail et permet aux salariés de voir en temps réel toutes les informations concernant leurs absences. Les salariés dépendent moins du service RH et ne sont pas obligés d’attendre des rencontres avec la hiérarchie pour recevoir des réponses. Ils peuvent ainsi mieux organiser les journées de travail ainsi que les départs en congés.

Les outils de self-service sont également dotés de tableaux de bord virtuels qui permettent au salarié et au manager de mieux suivre la performance du salarié. Ces tableaux de bord sont automatisés avec des indicateurs précis. On y retrouve par exemple des indicateurs tels que le turnover, le taux d’absentéisme, le nombre d’heures supplémentaires, etc.

Comment mettre en place un portail de Self-service ?

Pour mettre en place un portail self-service, il faut commencer par dresser une liste des objectifs et des besoins essentiels des salariés. Cela permettra de savoir quel logiciel sélectionner et quelle option choisir.

Il convient ensuite de choisir un bon logiciel SIRH. En effet, le logiciel doit avoir différentes options et doit être facile à prendre en main par toutes les parties prenantes. Les managers RH doivent rapidement le maitriser afin d’être capables de l’expliquer aux managers d’équipe et aux salariés. Il faut que le logiciel permette de faire la consultation des données personnelles, la dématérialisation de contrats ou de bulletin de paie, ainsi que les demandes de congés et les validations en ligne.

Une fois que le logiciel est mis en place, il est important de faire des réunions explicatives pour former les utilisateurs et pour répondre à leurs éventuelles questions. Le mieux est de former les salariés et d’être patients envers eux, car ils peuvent avoir du mal à maitriser le logiciel dans un premier temps. Nous vous recommandons aussi de faire des guides qu’ils pourront suivre pour éviter de revenir sur les mêmes explications pour chaque salarié.