Tout employeur est tenu de verser un salaire à son employé conformément aux clauses du contrat de travail. De même, l’employeur a aussi l’obligation de conserver toutes les preuves du paiement de salaire à ses employés. Ainsi, en cas de litiges, ce sont ces preuves qui devront être apportées au tribunal ou à l’inspection du travail. Quand il y a réclamation au sujet d’un composant du salaire, les autorités peuvent se référer au contrat de travail, au bulletin de paie ou à la convention collective. Mais, dans le cas où il y a réclamation contre le paiement du salaire, comment l’employeur doit-il agir ? Cet article vous fait le point de ce que dit la loi à ce sujet.
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Qui doit prouver le paiement du salaire au Maroc ?
Selon la loi marocaine, il revient à l’employeur de conserver toutes les preuves de la rémunération qu’il verse à son employé. Que ce soit des pièces comptables, des extraits de comptes bancaires, des reçus de paiement en espèce, des reçus d’encaissement de chèque ou toute autre preuve pouvant justifier le paiement. L’employeur doit faire parvenir ses preuves à l’administration concernée pour justifier le paiement de salaire.
Comment un employeur peut-il prouver le paiement de salaire ?
Le seul moyen pour un employeur de prouver que le salaire a bien été versé est de faire appel à la comptabilité de l’entreprise. La comptabilité de l’entreprise permet de retracer tous les flux de trésorerie, que ce soit pour des virements bancaires, des paiements en espèces ou des paiements par chèque. Pour chacune de ces actions, l’employeur doit fournir les documents permettant de confirmer la réception du salaire par le salarié.
Documents à fournir en cas de paiement par virement bancaire : L’employeur peut faire valoir la disponibilité de la demande de virement bancaire. Toutefois, il faut que le document soit cacheté par la banque. En plus, il est impératif que le document comporte aussi l’effectivité du transfert au niveau de l’extrait du compte bancaire. La demande de virement bancaire va donc être accompagnée de toutes les autres pièces comptables qui seront réclamées par les tribunaux.
De son côté, le juge pourra aussi demander au salarié de ramener les relevés bancaires qui prouvent le versement du salaire ou l’absence de versement du salaire pour le mois concerné.
Documents à fournir en cas de paiement effectué en espèce : Il peut arriver que l’employeur s’entende avec son salarié pour percevoir le salaire en espèce. Dans ce cas, il est impératif pour l’employeur d’avoir un document pour accuser la réception de chaque versement. Il peut s’agir d’une feuille d’émargement sur laquelle les salariés vont mettre leurs empreintes digitales ou un document légal qui recevra la signature de chaque salarié lors de la réception du salaire. Toutefois, pour plus de précautions, il est recommandé d’utiliser l’empreinte digitale. Le document à signer doit contenir toutes les informations concernant l’identité du salarié, ainsi que son matricule, son salaire net perçu, la date effective de réception du salaire et la signature ou l’empreinte du salarié.
Documents à fournir en cas de paiement par chèque : Le paiement de salaire par chèque bancaire peut être tracé par la copie du chèque ainsi qu’un extrait du compte bancaire de l’entreprise qui a été débité. L’employeur doit prendre la précaution de bien écrire le nom du salarié qui reçoit le chèque. Ce chèque doit également être barré et non endossable et doit indiquer le même montant que celui qui est affiché sur le bulletin de paie. Et, le salarié doit assurer la réception du chèque en accusant réception sur une photocopie du chèque. Cette copie sera conservée dans les documents comptables de l’entreprise.
Pour prouver aussi que le chèque a été encaissé, il faut que le montant et le numéro du chèque émis apparaissent dans les extraits des comptes bancaires de l’entreprise.
Documents à fournir en cas de paiement par mise à disposition : L’employeur doit fournir en premier une demande de mise à disposition tout en précisant le salaire de l’employé comme indiqué sur le bulletin de paie. La demande de mise à disposition doit aussi être cachetée par l’entreprise ou par la banque. Un autre document à faire valoir est celui qui retrace le retrait effectif du salaire.
Documents à fournir en cas de paiement de solde de tout compte : Lors de la rupture d’un contrat, soit par démission ou par licenciement, l’employeur doit conserver les documents qui prouvent qu’il s’est acquitté de tous ses dus envers le salarié sortant. Dans le cadre d’une démission, l’employeur doit conserver une copie du solde de tout compte qui aura été donné au salarié. Il doit aussi conserver les relevés bancaires ainsi que les reçus de paiement du solde de tout compte.
Dans le cadre d’un licenciement, l’employeur doit garder une copie de la convention qui retrace le montant des indemnités à donner au salarié. Si le paiement se fait par chèque, une copie du chèque devra être conservée dans les documents comptables de l’entreprise.
Bon à savoir : il n’est pas possible d’utiliser le bulletin de paie comme preuve de versement d’un salaire. Même si le bulletin de paie parvient après que le salaire ait été perçu par le salarié, ce bulletin n’intervient pas sur la comptabilité en ce qui concerne le versement du salaire. En plus, le bulletin de paie peut être remis au salarié même si ce dernier n’a reçu aucun salaire. Pour faire simple, disons que le bulletin de paie et le versement de salaire sont des opérations différentes et distinctes.
Quels sont les risques encourus par l’employeur en cas de non-paiement ?
Si un employeur ne peut pas prouver le paiement de salaire en cas de litiges, il est considéré en faute pour défaut de paiement. L’article 361 du code du travail prévoit une amende comprise entre 300 et 500 dhs pour chaque salarié concerné par le défaut de paiement. L’employeur est tenu de s’acquitter de son amende dans les délais, et, en cas de récidive, l’amende est doublée.