Les notes de frais sont l’ensemble des dépenses que le salarié a effectué pour le compte de son entreprise. C’est une synthèse de tout ce qu’il aura pu dépenser au cours du mois dans l’exercice de ses fonctions. Ce document de synthèse pour les notes de frais doit être rédigé par chaque salarié en vue du remboursement des sommes dépensées. Et, pour éviter les abus des employeurs, le code du travail a également prévu quelques dispositions pour la gestion des notes de frais. Les paragraphes qui suivent vous donnent plus de détail.

Qu’est-ce qui est inclus dans une note de frais ?

Les notes de frais ne concernent pas uniquement les frais de déplacement du salarié. Au contraire, le salarié peut être emmené à utiliser son bien personnel pour exercer ses fonctions. Il peut s’agir d’une voiture de fonction, d’une salle qui est mise à la disposition de l’employeur pour des réunions d’affaires ou de tout autre matériel utile. Le salarié peut aussi inclure dans la note de frais les frais de transport pour tous ses déplacements d’affaires dans le cadre des missions qui lui sont confiées (ticket de train, prix du carburant, les frais kilométrique, frais de péage lors des déplacements, les billets d’avion ou les tickets de restaurants).

Les notes de frais peuvent aussi concerner les frais d’hôtel et d’hébergement dans le cas où le salarié est emmené à passer la nuit en-dehors de son domicile. De même, si le salarié achète du matériel pour le compte de l’entreprise, il peut faire valoir la facture de cet achat en guise de note de frais pour exiger un remboursement.

Dans tous les cas, l’employeur n’a pas le droit de laisser son salarié effectuer des dépenses colossales pour le compte de l’entreprise. De même, toutes dépenses effectuées doivent être remboursées à la fin du mois dans lequel tous les justificatifs ont été remis. Toutefois, pour avoir un remboursement, l’employé doit savoir conserver toutes les preuves des dépenses effectuées.

Comment effectuer un remboursement des notes de frais ?

Pour qu’un salarié se fasse rembourser ses notes de frais, il doit suivre le processus mis en place en interne par son employeur. Mais, dans tous les cas, il doit prendre la peine de conserver tous les reçus et factures des dépenses et achats effectués. Ces factures permettront à la fois de confirmer que le salarié a bel et bien dépensé pour le compte de l’entreprise, mais aussi de justifier les sorties d’argent au niveau de la trésorerie de l’entreprise.

Le remboursement des notes de frais peut se faire de différentes manières. Dans un premier cas, le remboursement peut se faire simplement sur présentation de justificatifs. Les montants devront être synthétisés sur un document auquel il faudra rattacher les justificatifs (factures, reçu de paiement, ticket de train, etc.) Le salarié reçoit son argent après avoir effectué la dépense pour l’entreprise. Il doit néanmoins prendre la précaution de ne pas perdre les reçus et factures.

Une autre méthode consiste à donner au salarié un montant fixe à l’avance afin que celui-ci l’utilise tout au long du mois. Dans ce cas, le salarié est censé effectuer des dépenses chaque mois sans exception. C’est donc un montant qu’il va recevoir en même temps que son salaire sur base d’un forfait. Dans de tels cas, l’employeur ne demande pas toujours les justificatifs des dépenses. Toutefois, si le salarié a dépensé un montant supérieur à ce qui lui avait été donné, il devra fournir des justificatifs pour être remboursé.

Nous vous proposons pus d’informations au sujet des notes de frais dans les articles ci-dessous. Vous y trouverez ce que dit le code du travail marocain à propos de la gestion des notes de frais.