ما هو التنبيه الشفوي في العمل؟

اشترك في رسائلنا الإخبارية

ما هو التنبيه الشفوي في العمل؟

 

هي حقيقة من حقائق الحياة أن أرباب العمل بين الحين والآخر، بحاجة إلى إصدار تنبيهات شفوية لموظفيهم. في كثير من الأحيان يكون ذلك عبارة عن حوار هادئ لوضع الموظف على الطريق الصحيح، والتنبيهات الشفوية هي شكل قوي من أشكال الإجراءات التأديبية لتنبيه الموظفين على تحسين سلوكهم أو أدائهم. وعلى الرغم من تأثيره، فإن الإنذار الشفوي هو أداة مرنة نسبيا يمكن لأصحاب العمل تكييفها وفقا لشدة الوضع.

 

[Sommaire]

 

ما هو التنبيه الشفوي؟

 

التنبيه الشفوي هو عندما يتعامل المدير شفهيا مع قضايا مثل سوء السلوك أو الأداء الضعيف. هناك نوعان من التنبيه الشفوي: التنبيهات الشفوية غير الرسمية والتنبيهات الشفوية الرسمية.

عادة ما يكون التنبيه الشفوي غير الرسمي محادثة سرية بين المسؤول أو المدير والموظف حيث يخبر المدير الموظف أنه يجب عليه التوقف عن فعل شيء أو إجراء تغيير. وقد يعقد في مقابلة وجها لوجه أو ما شابه ذلك.

أما عن الإنذار الشفوي الرسمي فيكون الخطوة الأولى في إجراء تأديبي رسمي. لإعطاء الموظف تنبيها شفهيا رسميا، يجب على المدير أو المسؤول دعوة الموظف إلى اجتماع تأديبي رسمي تكون نتيجته هي التنبيه الشفوي. يجب وضع التنبيه الشفوي كتابيا وإرساله إلى الموظف لإخباره بأنه موجه له.

كما يجب على المدير أن يخبر الموظف بأن التنبيه سيبقى في سجلاته لفترة محددة مثل ستة أشهر. إذا لم يغير الموظف سلوكه أو يحسن عمله، يتم اعتبار هذا التنبيه الشفوي كمرحلة أولى من العملية التأديبية، وعلى استعداد للخطوة التالية التي عادة ما تكون تنبيها مكتوبا.

 

أفضل الممارسات لإصدار التنبيه الشفوي في العمل

 

لا يستجيب جميع الموظفين استجابة جيدة للإجراءات التأديبية الرسمية. لذلك، كقاعدة عامة، من الأفضل التزام الهدوء واستخدام نهج غير رسمي لمعالجة المشاكل البسيطة التي تؤثر على أداء الموظف أو سلوكه. الاجتماعات وجها لوجه أو عملية إدارة الأداء توفر فرصة مثالية للمساعدة في إدارة هذه القضايا البسيطة في مكان العمل. يمكن أن يشير هذا ببساطة إلى أن الأداء ليس جيدا الى حد ما أو أن يطلب من الموظف الخضوع للتدريب، حتى يفهم أن سلوكه غير مقبول. وتعرف هذه الإجراءات رسميا باسم "ما قبل الإجراء التأديبي". على الرغم من أن هذه الإجراءات غير رسمية، من المهم أن يدون المسير الإجراءات المتخذة حتى تكون متاحة.

للانتهاكات الأكثر خطورة أو المتكررة، تبقى التنبيهات الشفوية أو الخطية ضرورية.

من المستحسن أن تحدد الشركة إجراءاتها التأديبية لجميع الموظفين لقراءتها في دليل الشركة أو إلى جانب مدونة قواعد السلوك. وهذا يعطي العمال الوضوح حول ما يحدث إذا فشلوا في الامتثال لسياسات الشركة أو ضعف الأداء بشكل متكرر. من خلال الشفافية والتأكد من أن جميع الموظفين على علم بما هو متوقع منهم، قد تكون الشركة قادرة على تجنب الحاجة إلى اتخاذ إجراءات تأديبية في مكان العمل.

 

الخطوات الرئيسية في إصدار التنبيه الشفوي

 

إذا استمر أداء الموظف أو سلوكه السيئ إلى النقطة التي تتطلب المزيد من التدخل الرسمي، فيجب على صاحب العمل اتباع مدونة ممارسات ACAS لضمان عدل واتساق الإجراء التأديبي ولحماية الطرفين.

 

إثبات الحقائق

يجب على صاحب العمل جمع المعطيات التي أدت الى هذا الادعاء. ويمكن أن يشمل ذلك إجراء مقابلات مع موظفين آخرين، وسجلات الحضور، وبيانات الأداء، وما إلى ذلك.

 

إبلاغ الموظف

يجب إخطار الموظف رسميا بأنه سيخضع لاجتماع تأديبي والأسباب وراء ذلك. وينبغي أن يتضمن هذا الإخطار دعوة لحضور الاجتماع التأديبي وأن يمنح الموظف الوقت الكافي لإعداد 3-5 أيام على سبيل المثال.

 

عقد الاجتماع

وينبغي السماح للموظف باختيار رفيق لمرافقته إلى الاجتماع - وعادة ما يكون هذا الشخص زميله في العمل أو ممثلا نقابيا أو مسؤولا نقابيا. ويحق للرفيق أن يتشاور مع الموظف أثناء الجلسة، وأن يلخص قضية العامل، وأن يرد على أي آراء أعرب عنها في الاجتماع نيابة عن الموظف.

وفي الاجتماع، يعرض الطرفان قضيتهما. يشرح صاحب العمل أساس الاجتماع ويسمح للموظف أو ممثله بالتعبير الكامل عن قضيتهم.

 

اتخاذ قرار بشأن الإجراء المناسب

مع تقديم جميع الأدلة، يجب على صاحب العمل اتخاذ قرار بشأن الخطوات التالية العادلة والمعقولة. بالإضافة إلى تقرير ما إذا كان هناك سوء سلوك أم لا أو ما إذا كان أداء الموظف أقل من التوقعات، يجب على صاحب العمل النظر في التفاصيل مثل الظروف المخففة والسوابق التاريخية.

إذا تم تأكيد سوء السلوك أو الأداء السيئ على مستوى طفيف أو لأول مرة، فمن الطبيعي إصدار تحذير شفهي. على الرغم من أنه يسمى تنبيها شفهيا، يتلقى الموظف مستندا يؤكد التنبيه الشفوي الخاص بك ويتم تخزينه كسجل مكتوب في ملف الموظف. وينبغي أن تتضمن هذه الوثيقة تفاصيل عن المدة التي سيبقى فيها الإنذار قائما وعواقب عدم تحسين سوء السلوك أو استمراره. وينبغي أيضا، إذا كان ذلك مناسبا، إدراج تفاصيل عن اتخاذ مزيد من الإجراءات. وقد يشمل ذلك تغيير ساعات العمل أو حضور دورة تدريبية أو الشراكة مع مرشد.

من المحير أنه على الرغم من تدوين التحذير، إلا أنه ليس تحذيرًا مكتوبًا. إنه مجرد سجل تنبيهات شفوية مكتوب ويعمل كتوثيق له.

 

منح الموظف فرصة الاستئناف

إذا بذا للموظف أن الإجراء التأديبي المتخذ ضده غير عادل أو خاطئ، يحق له الاستئناف. وينبغي النظر في الاستئناف دون تأخير وفي وقت ومكان متفق عليه. يجب التعامل مع الاستئناف بحيادية من قبل شخص لم يكن مشاركًا في القضية من قبل.

 

Verbal warning-  التنبيه الشفوي

 

أسئلة متكررة حول التنبيه الشفوي

 

وكما هو الحال مع الأشكال الأخرى من الإجراءات التأديبية، فإن تحقيق التوازن الصحيح بين مبدأ حرية العمل والصرامة المفرطة يمكن أن يبدو صعبا على أرباب العمل. فيما يلي بعض الأسئلة الأكثر شيوعا.

 

متى يكون التنبيه الشفوي مناسبا؟

يعد التحذير اللفظي مناسبًا في مجموعة من الظروف التي تشمل:

  • أداء غير مرض، على سبيل المثال أخطاء كثيرة جدا أو بطء في إكمال المهام
  • السلوك غير اللائق كما هو مفصل في مدونة قواعد السلوك
  • التأخر باستمرار
  • موقف سيء
  • تجاهل سياسات الشركة كما هو مدرج في دليل الموظفين
  • السلوك غير الآمن
  • النهاية المستمرة.

يعتمد تلقي الموظف تنبيها رسميا أو تنبيها غير رسمي إلى حد كبير على سياسة الشركة. عادة، ستقوم المؤسسة بإعطاء تنبيهات غير رسمية أولا لتوعية الموظف بأنه لا يتصرف أو لا يعمل بالشكل المتوقع. ثم يتقدم ذلك إلى تنبيه رسمي إذا لم يقم الموظف بإجراء التغييرات المطلوبة.

في بعض الحالات، قد ينتقل أصحاب العمل مباشرة إلى التنبيه الشفوي الرسمي كما هو الحال في حالة التحرش أو السلوك غير الآمن.

 

من بإمكانه اعطاء التنبيه الشفوي؟

تعطى التنبيهات الشفوية من طرف المديرين والمسؤولين. ليس من المناسب للنظير أن يحذر الموظفين الآخرين شفهيا.

 

هل التنبيهات الشفوية بحاجة للتوثيق؟

التنبيهات الشفوية غير الرسمية لا تحتاج التوثيق. ومع ذلك، من المستحسن للمدير أن يقوم ببعض الملاحظات غير الرسمية وتعزيز النقاط التي تم إجراؤها في محادثتهم في رسالة بريد إلكتروني إلى الموظف.

التنبيه الشفوي الرسمي لا يحتاج إلى كتابة -- وهذا ما يعرف باسم التنبيه الشفوي المكتوب. يتم إرسال ذلك إلى الموظف وإضافته كسجل مكتوب تتم إضافته إلى ملف الموظف.

 

ما الفرق بين التنبيهات الشفوية والكتابية؟

يعتمد هذا على سياسة الشركة. في معظم الشركات، التنبيه الشفوي الرسمي هو المرحلة الأولى في العملية التأديبية ويشار إليه باسم "التنبيه الشفوي" على الرغم من أن الموظف يتلقاه كتابة.

عادة ما يتبع التنبيه الخطي تنبيها شفهيا رسميا إذا فشل الموظف في إجراء التغييرات المطلوبة على النحو المحدد في تنبيهه الشفوي.

 

كم من الوقت يستمر التنبيه الشفوي؟

لا توجد إرشادات قانونية، ولكن التنبيهات الشفوية تستمر عادة لمدة 6 أشهر، على الرغم من أن هذا يعتمد على سياسة الشركة.

 

هل تظهر التنبيهات الشفوية في سجل الموظف؟

لن يظهر تنبيه غير رسمي، مثل تنبيه تم توجيهه أثناء اجتماع وجها لوجه، في ملف الموظف. ومع ذلك، يظل التحذير الشفهي الرسمي المقدم كجزء من العملية التأديبية للشركة ساريا طوال المدة المحددة في سياسة الشركة. - مثل ستة أشهر. بعد هذا الوقت، سيبقى التنبيه في سجل الموظف، ولكن لا يمكن استخدامه لأغراض تأديبية.

 

هل يمكنك أن تطرد بعد التنبيه الشفوي؟

في معظم الحالات، يعطي صاحب العمل الموظف ثلاث فرص - تنبيه لفظي واحد وتنبيهين خطيين. ومع ذلك، ليس هذا هو الحال دائما. من المهم أيضا إعادة الاعتراف بأنه في حالة سوء السلوك الجسيم، يمكن إنهاء عقد الموظف على الفور. ويعرف هذا بالفصل بإجراءات موجزة.

وينبغي تشجيع الموظفين على أخذ التنبيهات الشفوية على محمل الجد. قد يؤدي الفشل في تحسين السلوك أو رفض تغييره في النهاية إلى إنهاء عقد ذلك الموظف.

 

خلاصة

 

في النهاية، التحذيرات اللفظية هي أداة لتشجيع الموظفين على الأداء بأفضل ما لديهم والتصرف وفقًا لتوقعات الادارة. إذا استخدمت بشكل جيد، يمكن للتنبيهات الشفوية غير الرسمية تصحيح مسار الموظفين من خلال توفير التوجيه والدعم لمساعدتهم على التحسن.

من المهم أن تفهم الشركة الطريقة الصحيحة للتعامل مع التنبيهات الشفوية لأن هذا لن يعني فقط مشاركة أفضل للموظفين، بل سيقلل من مخاطر مقاضاة الشركة.

اشترك في رسائلنا الإخبارية

اشترك في رسائلنا الإخبارية للاطلاع على أحدث صيحات الموارد البشرية.

هل تواجه صعوبات في إدارة موظفيك ؟

MintHR تقدم حلولا فريدة وذكية لادارة الموارد البشرية

جرب MintHR الآن