التنبيه الشفوي في العمل : دليلك الشامل لإجراءات التنبيه الشفوي للموظف

يحتاج المديرين إلى توجيه تنبيهات شفوية للموظفين نتيجة لإهمال أو تقصير أو تأخير أو غياب أو أي سبب آخر يضر بمصلحة العمل، يعتبر التنبيه الشفوي أحد أقوى أشكال الإجراءات التأديبية المعتمدة في تنبيه الموظفين لحثهم على تغيير سلوكياتهم وتحسين أدائهم في العمل، من خلال هذا الدليل ستتعرف على التنبيه الشفوي في العمل والإجراءات الخاصة بإصدار تنبيه شفوي، وغيرها من الأمور.

[Sommaire]

ما هو التنبيه الشفوي في العمل؟

من الأسئلة التي تتبادر إلى أذهان أصحاب العمل الراغبين في اعتماد طرق تأديبية مناسبة لتحذير الموظفين من بعض السلوكيات في العمل، يعتمد التنبيه الشفوي على قيام المدير بالتعامل مع الموظفين بشكل شفهي لتسليط الضوء على بعض القضايا المزعجة منها سوء السلوك أو الأداء الضعيف.

يوجد نوعان من التنبيه الشفوي في العمل وهي التنبيهات الشفوية الرسمية (يتم خلال اجتماع تأديبي بشكل رسمي وحينها يتم وضع التنبيه الشفوي بشكل كتابي ويتم إرساله إلى الموظف لإعلامه بالأمر)، التنبيهات الشفوية الغير رسمية (تعتمد على إجراء محادثة سرية بين المدير والموظف يخبر المدير الموظف بأنه يجب أن يتوقف عن شيء ما وعمل تغيير)، فالتنبيه الشفوي هو المرحلة الأولى من العملية التأديبية.

كيفية إصدار نموذج تنبيه شفوي في 5 خطوات رئيسية

الخطوات الرئيسية لإصدار نموذج التنبيه الشفوي في العمل من الأمور التي يبحث عنها أصحاب العمل والمديرين الراغبين في إصدار تنبيه شفوي كمرحلة أولية في الإجراءات التأديبية للموظفين المقصرين، اتبع الخطوات الآتية في تجهيز نموذج تنبيه شفوي فعال:

1. جمع الحقائق التي تثبت صحة هذا الادعاء لإصدار التنبيه الشفوي، وتتم هذه الخطوة من خلال عقد مقابلات مع الموظفين الآخرين، ومراجعة سجلات الحضور، والنظر في بيانات الأداء وغيرها من الوسائل الأخرى.
2. إخطار الموظف بشكل رسمي بأنه سيتعرض لاجتماع تأديبي، مع الافصاح عن الأسباب وراء هذا الإجراء، على أن يحتوي الإخطار على دعوة لحضور الاجتماع التأديبي، مع ترك المجال للموظف للاستعداد في مدة تتراوح بين 3- 5 أيام.
3. عقد الاجتماع التأديبي في الوقت المحدد، على أن يتم السماح للموظف بإحضار رفيق ليرافقه خلال الاجتماع سواء كان زميل له في العمل أو ممثل نقابي أو أحد المسؤولين النقابيين، ويمكن للمرافق التشاور مع الموظف خلال الجلسة المنعقدة، والرد على الآراء التي يتم تداولها في الاجتماع بالنيابة عن الموظف، وتقديم تلخيص لقضية الموظف، يقوم صاحب العمل خلال الاجتماع بشرح سبب الاجتماع، وعلى الجانب الآخر يقوم الموظف بالتعبير عن قضيته وإبداء رأيه.
4. اتخاذ القرار المناسب وتوضيح الخطوات التالية للاجتماع، مع تأكيد وجود سوء سلوك من الموظف أم لا، وعندما ينتهي الاجتماع بتأكيد انخفاض أداء الموظف عن التوقعات، ينبغي على صاحب العمل النظر في السوابق التاريخية للموظف.
5. توجيه تنبيه شفوي للموظف إذا تم تأكيد الأداء السيء للموظف للمرة الأولى، حيث يتلقى الموظف مستند للتنبيه الشفوي على أن يتم تخزينه كسجل مكتوب في الملف الخاص به.
6. إعطاء الفرصة للموظف للاستئناف، وذلك إذا تبين له أن الإجراء التأديبي الصادر ضده غير عادل، حينها يتمكن من الاستئناف على أن يتم النظر فيه بسرعة ودون تأخير، مع ضرورة التعامل مع الاستئناف بشكل حيادي من شخص لم تسبق له المشاركة في القضية.

أمور يجب مراعاتها في تجهيز نموذج عقوبة تنبيه الموظف

كتابة نموذج خطاب تنبيه للموظف أمر يصعب تنفيذه؟! لا طبعًا، فالأمر في غاية البساطة يمكن الانتهاء منه في غضون دقائق معدودة، كل ما يحتاج إليه المدير المسؤول أو صاحب العمل لإصدار تنبيه للموظف هو الالتزام ببعض الملاحظات المتمثلة فيما يلي:

• ينبغي عند كتابة خطاب إنذار الموظف تعيين اسم الراسل والمرسل إليه بشكل صحيح، وتحديد السلوك السيء الغير مرغوب فيه الصادر من الموظف، كما يجب توضيح العقوبات المستقبلية المتوقعة والتي تناسب السلوك الذي قام به الموظف
• اعتماد لهجة مؤدبة ومهذبة في كتابة خطاب إنذار الموظف، فلا يجب أن يتضمن الخطاب كلام مسيء للحفاظ على الذوق واللباقة.
• اعتماد صيغة واضحة ومباشرة في الكلام في خطاب إنذار الموظف، فلا يمكن اختيار الكلمات التي تحتمل أكثر من معنى.
• إدراج بعض الحلول التي تساعد الموظف على تحسين سلوكياته وتطوير نفسه في خطاب الانذار، وذلك لإتاحة الفرصة للموظف لتقويم نفسه.
• قيام إدارة الموارد البشرية بكتابة وإصدار خطاب التنبيه للموظف، وذلك باعتبارها الجهة المختصة والمسؤولة عن مراقبة الأداء الوظيفي للموظفين داخل الشركة.
• تصل عدد الإنذارات الموجهة إلى الموظف 3 إنذارات لكل واحد منها طبيعة خاصة وإجراء محدد، يتم تحذير الموظف بشكل شفهي وكتابي ثلاث مرات، ومن ثم يتم توجيه إنذار، وإذا لم يحسن الموظف أفعاله يتم الفصل النهائي من العمل.

ايميل تنبيه للموظفين عبر البريد الإلكتروني

تتعدد الطرق التي يمكن أن يقدم بها المدير إنذار للموظف، أبرزها ايميل تنبيه للموظف، خطوة إرسال خطاب تنبيه الموظف عبر الايميل من الخطوات الفعالة ومن الطرق الرسمية في تنبيه الموظف، حيث يتم توجيه الخطاب إلى الموظف المقصر وموظف الموارد البشرية ليدخل إلى الصورة ويكون على اطلاع بالإجراءات الخاصة المعتمدة مع الموظف المقصر، ولكن هناك بعض الأمور الواجب مراعاتها عند إرسال ايميل تنبيه للموظف هي:

• اعتماد لغة سهلة وبسيطة في الرسالة حتى يتمكن الجميع من فهمها.
• تجنب الألفاظ المسيئة في الرسالة والاعتماد على اللغة المهذبة في كتابة الرسالة.
• استخدام الأسلوب الرسمي في خطاب انذار الموظف، والابتعاد عن اللغة العامية أو الرموز التعبيرية سواء الضاحكة أو الغاضبة.
• أن يكون نص الرسالة واضح ومباشر بعيد تمام البعد عن التشتيت.
• ألا تتعدى رسالة البريد الإلكتروني الرسمية فقرتين، فيجب أن تكون قصيرة ومختصرة.
• القيام بمراجعة الرسالة للتأكد من أنها خالية من الأخطاء الإملائية أو المطبعية.
• في حالة الرسائل باللغة الإنجليزية لا تستخدم جميع الحروف بالحجم الكبير، لأنها تعطي طابع بالاستفزاز والغضب مما يشعر الموظف بقلة الاحترام والتوبيخ.

علام يحتوي نموذج إنذار الموظف؟

ينبغي أن يتضمن نموذج إنذار الموظف العديد من البيانات والمعلومات لكتابته بشكل صحيح، فيما يلي محتويات نموذج إنذار الموظف:

• بيانات الموظف وتشمل اسم الموظف بالكامل، الوظيفة التي يعمل بها، رقم الوظيفة، نوع الوظيفة، المسمى الوظيفي.
• بيانات الشركة وهي اسم الشركة، اسم المسؤول، النشاط التجاري، مدير الموارد البشرية، مدير الشركة.
• المخالفة التي قام بها الموظف، مع شرحها بشكل واضح، وذكر نوعها، والنتائج المترتبة عليها وعلى تقصير الموظف.
• إنذار الموظف وتحذيره على أفعاله للتراجع عن تقصيره وإهماله حتى لا يتم توقيع عقوبة عليه نتيجة أفعاله.
• العقوبات المستقبلية التي سيتعرض لها الموظف إذا لم يتراجع عن أفعاله.
• إدراج تعليق الموظفين الآخرين من زملاء الموظف في العمل.
• إدراج توقيع عدد من مدراء العمل وبعض الموظفين.

تتعدد نماذج إنذار الموظفين التي يمكن الاستعانة بها في كتابة خطاب إنذار الموظف، فيما يلي واحد من أشهر نماذج خطاب إنذار الموظف:

إنذار للموظف …………………..
الرقم الوظيفي ………………
الوظيفة…………..
الإدارة / المصنع ………..
سبب الانذار………

في حالة تكرار المخالفة من الموظف يحق للإدارة اتخاذ الإجراءات القانونية، والتي تراها مناسبة في حقه

مدير الإدارة ………….

قدمنا لك في هذا المقال كل ما يخص التنبيه الشفوي في العمل من إجراءات وخطوات، كما قمنا بتسليط الضوء على بعض الأمور والملاحظات الخاصة بكتابة نموذج تنبيه الموظف، وأخيرًا قدمنا لك نموذج خطاب إنذار الموظف، لذا نرجو أن نكون حققنا لك الاستفادة الكاملة.