أتمتة الموارد البشرية

أتمتة الموارد البشرية تعزز من كفاءة قسم الموارد البشرية، فهي تستبدل مهام الموارد البشرية اليدوية بالطرق الآلية حيث تسمح لهم بالتركيز فقط على المهام المعقدة كصنع القرارات ووضع الخطط والاستراتيجيات.

فهي تساعد على تبسيط العمليات داخل المؤسسات وإدارة سير العمل وخفض تكاليفها العامة لتصبح الشركة أكثر كفاءة وفعالية في عملياتها.

فما هي أتمتة الموارد البشرية؟ وما هي الوظائف التي يمكن أتمتها في الشركات؟ وكيف يمكن تطبيقها بشكل صحيح؟ هذا ما سنتعرف عليه في هذا المقال.

[Sommaire]

ما هي أتمتة الموارد البشرية؟

هي عملية تساعد قسم الموارد البشرية بالمؤسسات على أداء مهامها بكل سهولة من خلال الحلول البرمجية التي تقدمها، لتسهيل عمليات التوظيف التي تستغرق وقتاً طويلاً عند القيام بها يدوياً، كما تساعد الشركات أيضاً في خفض تكلفة التوظيف من خلال الاستعانة بالتطبيقات الآلية التي تجعلها أكثر كفاءة في تعيين موظفين جدد.

حيث تتعامل الأتمتة مع العديد من المهام الإدارية حيث يمكن من خلالها حفظ المستندات وإنشاء مجلدات جديدة ونقل المستندات بين العاملين، فبرنامج التشغيل الآلي يلغي حاجة المؤسسات إلى استخدام الأوراق ويجعلها تعتمد على الطرق الإلكترونية فقط.

ما هي وظائف الموارد البشرية التي يمكن أتمتها؟

توجد العديد من الوظائف التي يمكن أتمتها ومن أبرز المهام التي يمكن تحسينها بعملية الأتمتة ما يلي:

إدارة سجلات الموظفين: حيث يمكن أتمتة سجلات الموظفين من خلال جمع المستندات إلكترونياً وإعطاء أداة الوصول للموظفين الجدد دون الحاجة إلى انتظار موظفي الموارد البشرية.

جداول عمل الموظفين: من خلال تغيير التتبع اليدوي للجداول الزمنية باستخدام تطبيق الجدول الزمني الآلي الذي يتيح لهم تتبع الجداول بطريقة تلقائية، الأمر الذي يحقق سرعة في الأداء ودقة في التتبع.

طلب الإجازات: فبدلاً من حساب رصيد الإجازات والموافقة عليها بشكل يدوي يمكن للمؤسسات الاعتماد على عملية إدارة الإجازات المؤتمتة لتقوم بتلك المهام تلقائياً.

إدارة الأداء: تعمل برامج إدارة الأداء الآلي على تبسيط عملية تعقب وقياس وتحليل أداء الموظفين ومدى مواءمتها مع أهداف العمل دون أي تحيز قد يحدث عند استخدام طرق إدارة الأداء اليدوية، كما يضمن اتخاذ قرارات دقيقة وخالية من أي أخطاء.

كيف يمكن تطبيق الأتمتة في المؤسسات بشكل صحيح ؟

توجد العديد من أنظمة أتمتة الموارد البشرية المتاحة في السوق، ولكي يمكنك اختيار البرنامج الذي يتوافق مع عمليات الموارد البشرية الخاصة بمؤسستك، فإنك تحتاج إلى التحقق من بعض المميزات التي يجب أن تتوافر في البرنامج ليلبي احتياجات شركتك وهي كالتالي:

أولاً: التوظيف

فيجب أن يكون النظام قادراً على أتمتة البيانات الخاصة بالموظفين وإعداد القوالب ومتابعة قبول أو رفض المتقدمين حتى تصبح عملية التوظيف سريعة.

ثانياً: تتبع سير العمل

فنظام الأتمتة القوي هو الذي يلغي التعامل الورقي ذو التكلفة الهائلة ليستبدلها بالطرق الآلية التي تقوم بمراجعة عمل العاملين ومشاركتهم وإرسال إخطارات آلية للموظفين لإبقائهم على اطلاع بأهداف العمل الأمر الذي يسهل العمل في المؤسسات.

ثالثاً: تقييم الأداء

يجب أن يتوافر في البرنامج الخاص بأتمتة الموارد عملية التقييم حتى تصبح إدارة الموارد فعالة في تقييم موظفيها بفاعلية مع ضمان الشفافية وعدم التحيز لأي موظف وتحسين مهاراتهم من خلال تدريبهم وتطويرهم.

رابعاً: تدريب العاملين

يجب اختيار نظام إدارة موارد يساعد على تحديد المهارات التي يجب أن يكتسبها كل موظف ومراقبة التكاليف المطلوبة لعملية التطوير والتدريب والقدرة على تقييم المرشحين والاحتفاظ بالمهارات الجديدة.

في الختام يمكننا القول بأن أتمتة الموارد البشرية أصبحت مهمة في أي مؤسسة أياً كان حجمها، فالشركة الناجحة هي من تقوم بتبني الأتمتة في إدارة عمليات الموارد البشرية من أجل إدارة المهام بشكل أكثر كفاءة يحقق نجاح المؤسسة.