Applicant tracking system (ATS) : Un outil indispensable pour votre recrutement

Assurer le suivi des candidats à l'embauche est une tâche répétitive et chronophage pour les services de gestion des Ressources Humaines. Mais à l'heure où le digital et le tracking entrent en piste dans tous les domaines, investir dans un ATS-Applicant Tracking System peut être la solution pour l'entreprise.

Mais si vous vous demandez si cet outil de recrutement est une bonne idée pour votre entreprise, voyons en détail de quoi il s'agit lorsque l'on parle de ATS (Applicant Tracking System) et comment cet outil va vous permettre d'optimiser vos démarches.

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Qu'est-ce qu'un applicant tracking system et comment fonctionne-t-il ?

Un applicant Tracking System est un logiciel de recrutement dont le but est le suivi du candidat à un poste dans l'entreprise tout le long de son parcours d'embauche jusqu'à son onboarding. C'est un système qui permet d'assurer le suivi de manière informatique et automatisé des candidatures.

Un outil devenu indispensable dans la gestion des ressources humaines qui évite la saisie manuelle de toutes les données dans la base de l'entreprise, et donc, qui limite les risques d'erreur. Mais ce n'est pas tout.

L'ATS est d'une aide précieuse pour les recruteurs, notamment grâce à l'analyse des CV, les formulaires de candidatures disponibles en ligne ou encore avec les statistiques qu'il procure. Ces statistiques sont le reflet du fonctionnement de l'entreprise en terme de recrutement mais aussi de besoins.

Le résultat de ces statistiques est essentiel pour identifier les améliorations à apporter à votre processus de recrutement par exemple. Avec un logiciel de ce type, le parcours d'embauche de votre entreprise est systématisé.

Il existe deux types d'ATS, Le premier est interne à l'entreprise, installé sur le réseau privé de la société et souvent géré par le service informatique. Le deuxième est un système dit Saas (Software as a Service) hébergé par un fournisseur de solutions et accessible depuis le cloud.
Chacune de ces solutions a ses avantages, vous devrez choisir celle qui convient à votre entreprise en fonction de vos besoins.

Que fait un applicant tracking system ?

L'applicant tracking system permet donc d'automatiser le processus de recrutement depuis la rédaction de l'offre d'emploi jusqu'à l'embauche du candidat. Mais que fait-il exactement ?

• Il centralise les candidatures puisque vous recevez tout sur la même boîte mail.
• Il enrichit votre base de données en analysant les CV reçus.
• Il vous aide à poster les annonces en multidiffusion. Ainsi, vous créez vos annonces sur votre site et les diffuser sur tous les réseaux en même temps (page carrière, réseaux sociaux, plateforme de recrutement, etc.).
• Il vous permet de mettre en place un site carrière où seront répertoriées vos annonces.
• Il permet les candidatures en ligne au travers d’un formulaire préétabli.
• Il permet un travail collaboratif entre manager, collaborateurs et service des ressources humaines.
• Il collecte les données et vous offre diverses statistiques : avec la mesure des réseaux qui fonctionnent le mieux en termes de recrutement par exemple.

Doté d'un outil d'analyse des CV, le logiciel repère les données à intégrer dans la base des candidats de l'entreprise et les traite tout seul. Cette automatisation permet une gestion globale de recrutement plus aisée et un suivi des candidatures optimisée.

Mais l'ATS va encore plus loin. La recherche des nouveaux talents pour votre entreprise grâce à la HR tech est facilitée puisque vous constituer un vivier de candidats au sein de votre base de données.

De plus, le système inclut en général une automatisation de la communication. Ainsi, les rappels aux candidats se font en automatique. Ils reçoivent les alertes pour leur rendez-vous ou les actions qu'ils ont à effectuer directement sur leur smartphone par SMS, ou dans leur boite mail.
Les appels peuvent également être passés via votre ATS et ainsi être enregistrés. Plus aucun risque de perdre des informations importantes sur les candidats que vous recevez, les formations que vos nouveaux arrivants doivent subir ou le suivi du processus de recrutement.

Qu'apporte un ATS à l'entreprise et quels sont ses avantages ?

Nous l'avons vu précédemment, un ATS pour l'entreprise est essentiellement axé sur l'automatisation de toutes les tâches chronophages de son processus de recrutement.
Le premier des avantages donc est de simplifier le processus de recrutement en mettant en place une automatisation de toutes les tâches rébarbatives.

Ensuite, l'ATS replace l'humain au centre et permet à tous les partenaires d'être intégrés dans le processus. Par exemple, certains logiciels proposent de mettre en place toujours en automatique un système de cooptation pour les salariés. Ainsi, chaque employé peut proposer un candidat à l'emploi et gagner une prime si ce dernier est retenu pour le poste visé.

Mais qu'apporte exactement un applicant tracking system à toutes les personnes qui en bénéficient ?

Pour le département RH 

En premier lieu, le travail est simplifié puisque les tâches les plus chronophages sont systémisées. Les délais sont ainsi réduits qu'il s'agisse des réponses aux candidatures où le suivi des entretiens.

La base de données est assurée d'être mise à jour à chaque arrivée d'un nouveau curriculum vitae. Il permet également de classer les candidats en fonction de leur talent et donc, de favoriser l'envoi vers le service qui lui conviendra le mieux. Les profils sont ainsi gérés plus facilement.

Pour les candidats 

Tout d'abord, le candidat peut postuler en ligne via une plateforme digitale. Cela apporte un gain de temps considérable puisqu'une fois que sa candidature est validée, son profil est intégré dans le circuit de recrutement.

De plus, il est assuré de la réception de sa candidature puisque dès l'instant où le CV est entré dans la base de données, le candidat est informé par mail automatique. Ensuite, le candidat entre dans le processus de recrutement en cours, selon les compétences que l'outil aura décelées et reçoit les notifications et les rappels nécessaires concernant ses entretiens d'embauche et tout ce qui est inhérent à son recrutement.

Pour les managers 

Dans cette solution les managers sont acteurs du processus de recrutement. La base de données des candidats est toujours actualisée, ils peuvent rechercher le talent qu'ils ont besoin plus rapidement. De plus, ils peuvent communiquer de manière plus facile avec les professionnels RH.

Pourquoi l’ATS est-il devenu indispensable pour les entreprises de tous types ?

De nos jours, on parle de plus en plus de productivité dans le monde du travail et ce, quel que soit le secteur d’activité. Les services RH n'échappent pas à cette règle que ce soit dans les startups ou les grands groupes. Le recrutement est très souvent un poste de dépenses important dans une entreprise. Par conséquent, l'adoption d'un logiciel ATS permet de réduire ces coûts tant financiers que temporels.

Internet et les réseaux sociaux sont également de puissants vecteurs de communication. Si votre annonce passe sur l'un d'eux, vous êtes assurés que le lien vers le site carrière et le formulaire pour postuler à l'offre sera consulté.

L'utilisation d'un système ATS dans une entreprise est synonyme de croissance, d'économies, de réduction des coûts, de gain de temps et de perspectives de développement, quelle que soit la taille de l'entreprise. Aujourd'hui, pour rester viable, les petites et moyennes entreprises doivent elles aussi avoir un système de recrutement pérenne pour rester compétitives.

Une mauvaise gestion des recrutements peut entraîner de lourdes répercussions. En effet, les rapports de statistiques permettent d'ajuster les efforts et amélioration sur les points qui en ont besoin pour que le processus de recrutement soit des plus efficaces.

De plus, tout le monde est acteur de l'évolution de l'entreprise depuis l'employé lambda au responsable des ressources humaines en passant par les équipes en place, les managers et les candidats. Le travail collaboratif est mis à l'honneur pour le recrutement de vos nouveaux collaborateurs.

Les logiciels ATS, surtout ceux en Saas, permettent de gagner en espace de stockage puisque tout ce qui concerne le recrutement dans votre entreprise est sauvegardé chez l'hébergeur de votre fournisseur ou dans le cloud.

Pour finir, à l'heure de la transformation digitale, avoir une solution tout en un pour la réception, le traitement, l'analyse et le stockage des CV est un atout et un gage de modernité, de créativité et de productivité, et de respect de la réglementation RGPD pour le traitement des données au sein de votre entreprise.

Conclusion

Investir dans un logiciel ATS est une manière pour l'entreprise de clarifier et améliorer son processus de recrutement. Mais c'est également parier sur l'avenir puisque la base de données est un vivier de candidats dans lequel les équipes pourront piocher pour un recrutement rapide, notamment en cas d'accroissement soudain des activités.

De plus, vous gagnez en capital confiance puisque votre vitrine (votre site carrière) est claire et que les candidatures sont suivies. Un applicant tracking system est un outil indispensable pour améliorer le processus de recrutement de son entreprise et ainsi rester réactif quant à la recherche et à la détection de nouveaux talents.