Déclaration sociale nominative : quand et comment la remplir ?

La Déclaration sociale nominative (DSN) est un dispositif mis en place par le gouvernement français pour simplifier et automatiser la transmission des données sociales des employeurs aux organismes de protection sociale. Cette déclaration se substitue à plusieurs autres déclarations sociales, notamment la DADS, la DUCS et la DUE. Elle est obligatoire pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, depuis le 1er janvier 2017.

Quelles sont les entreprises qui sont concernées par la déclaration ? Quelle est la procédure à suivre pour effectuer la déclaration ? Comment se fait cette déclaration ? Retrouvez toute l’information dans les paragraphes qui suivent.

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À quoi sert la déclaration sociale nominative ?

La déclaration sociale nominative (DSN) est un fichier mensuel ou événementiel dématérialisé qui permet aux employeurs de transmettre de manière simplifiée et automatisée à l'ensemble des organismes de protection sociale les informations relatives à leurs salariés. Elle a donc été mise en place pour simplifier les démarches administratives et pour faciliter les échanges entre les employeurs, les salariés et les organismes sociaux et l'administration.

Grâce à la DSN, les entreprises n'ont plus besoin de remplir plusieurs déclarations sociales différentes. Elle permet également une meilleure coordination entre les différents organismes de protection sociale (URSSAF, caisses de retraite, Pôle emploi, etc.), qui peuvent ainsi partager les données en temps réel et éviter les erreurs et les doublons. En outre, la DSN permet également de simplifier les démarches des salariés, notamment en ce qui concerne l'obtention de droits sociaux (indemnités journalières, retraite, etc.), qui peuvent être versés plus rapidement et sans avoir à fournir des justificatifs supplémentaires.

Quand remplir la DSN ?

La DSN est une déclaration mensuelle qui doit être transmise aux organismes de protection sociale au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant la période déclarative. La date limite de transmission dépend de la taille de l'entreprise et de la nature de la paie.

Pour les entreprises de moins de 50 salariés, la DSN doit être transmise au plus tard le 5 du mois suivant la période déclarative. Cette période peut être mensuelle, trimestrielle ou annuelle, selon la nature de la paie. Si l'entreprise est en DSN mensuelle, elle doit transmettre sa déclaration le 5 du mois suivant la période de paie. Si elle est en DSN trimestrielle, elle doit transmettre sa déclaration le 5 du mois suivant la fin du trimestre civil. Enfin, si elle est en DSN annuelle, elle doit transmettre sa déclaration le 5 février de l'année suivante.

Pour les entreprises de plus de 50 salariés, la DSN doit être transmise au plus tard le 15 du mois suivant la période déclarative. Cette période est obligatoirement mensuelle. Il est important de respecter ces dates limites de transmission de la DSN, car des pénalités financières peuvent être appliquées en cas de retard ou de non-transmission de la déclaration.

Il est bon de noter aussi que la DSN doit être effectuée même si aucune rémunération n'a été versée au salarié durant la période concernée.

Comment remplir la DSN ?

La DSN est une déclaration dématérialisée qui doit être transmise via un logiciel de paie ou un service en ligne dédié. Il peut s’agir du site net-entreprises.fr ou via un logiciel de paie compatible. Avant de remplir la DSN, il est nécessaire de s'assurer que les informations relatives aux salariés et à l'entreprise sont à jour et correctes. Elle doit être remplie avec des informations précises et exhaustives, telles que les données relatives aux salariés, les cotisations sociales, les contributions sociales, les informations d'identification de l'entreprise, ou encore les déductions fiscales.

Lors de la déclaration, l’employeur doit aussi suivre des étapes qui ont été prédéfinies à l’avance par les autorités. Vous pouvez suivre les étapes qui sont listées ci-dessous pour effectuer la déclaration.

• Se connecter au logiciel de paie ou au service en ligne dédié et sélectionner la période déclarative.
• Identifier la période concernée : La DSN doit être remplie pour chaque période de paie. Il est important de s'assurer que la période concernée est correcte avant de remplir la déclaration.
• Collecter les données nécessaires : les informations à collecter pour remplir la DSN sont les suivantes :
  • Les données d'identification de l'entreprise (numéro SIRET, nom, adresse, etc.).
  • Les données d'identification du salarié (nom, prénom, numéro de sécurité sociale, etc.).
  • Les données relatives à la rémunération (salaire brut, heures travaillées, etc.).
  • Les données relatives aux cotisations sociales (taux, montant, etc.).
  • Les données relatives aux contributions sociales (taux, montant, etc.).
  • Les données relatives aux congés payés, aux arrêts maladie, aux accidents du travail, etc.
• Vérifier les informations pré-remplies relatives à l'entreprise et aux salariés.
• Saisir les informations manquantes ou corriger les erreurs éventuelles.
• Valider la DSN et la transmettre aux organismes de protection sociale. Il est important de s'assurer que la transmission a bien été effectuée.

Le logiciel de paie ou le service en ligne dédié permet également de suivre l'état de la DSN, de récupérer les accusés de réception et de corriger les éventuelles erreurs de transmission. Il est important de noter que la DSN doit être remplie avec le plus grand soin, car des erreurs peuvent entraîner des pénalités financières. Il est donc recommandé de bien comprendre les différentes rubriques.

Quelles sont les entreprises qui sont concernées par la Déclaration sociale nominative ?

La Déclaration sociale nominative (DSN) concerne toutes les entreprises établies en France, quels que soient leur secteur d'activité et leur taille.

Cela inclut les entreprises individuelles, les professions libérales, les associations, les entreprises agricoles, les auto-entrepreneurs, les micro-entreprises, les PME, les grandes entreprises, etc. Toutes les entités employeurs sont donc soumises à l'obligation de déclarer les données sociales et fiscales de leurs salariés en utilisant la DSN. L’entreprise encourt ainsi des pénalités si elle ne se conforma pas à cette obligation.

Quelles sont les sanctions prévues en cas de non-déclaration sociale nominative ?

La non-déclaration sociale nominative (DSN) peut entraîner plusieurs sanctions pour l'employeur. L'employeur peut se voir infliger une amende de 750 € par mois et par salarié pour toute absence ou retard de DSN. En cas de récidive, cette amende peut être portée à 1 500 € par mois et par salarié.

Plus encore, la non-déclaration de la DSN peut entraîner la perte de certains droits, tels que le remboursement des frais de santé pour les salariés. En plus de cela, la non-déclaration de la DSN peut également entraîner un contrôle de l'URSSAF, qui peut imposer des redressements et des pénalités supplémentaires qui peuvent parfois être très couteux pour l’entreprise.

Il est donc important pour les employeurs de veiller à la déclaration en temps et en heure de la DSN, afin d'éviter ces sanctions et de s'assurer de la conformité de leur entreprise avec les obligations sociales.

Comment se fait le suivi DSN par l’URSSAF ?

Pour assurer le suivi de la DSN, l'URSSAF dispose d'un outil informatique qui lui permet de contrôler les informations transmises par les entreprises. Cet outil lui permet de détecter les anomalies ou les erreurs de déclaration et de procéder à des régularisations si nécessaire.

En cas de non-conformité ou de non-transmission de la DSN, l'URSSAF peut engager une procédure de contrôle et de redressement. Elle peut notamment procéder à des vérifications sur place ou demander des justificatifs complémentaires à l'entreprise.

Comment choisir un logiciel pour effectuer la DSN ?

Pour choisir un logiciel pour effectuer la Déclaration Sociale Nominative (DSN), il est important de prendre en compte plusieurs critères. Au-delà du fait que le logiciel soit capable d’effectuer la paie comme prévu, il est important qu’il dispose également de toutes les fonctionnalités nécessaires pour effectuer la DSN selon les spécificités de votre entreprise (nature de l'activité, effectif, convention collective, etc.).

Il est aussi important que le logiciel ait des options compatibles avec les différents systèmes d'information de votre entreprise (logiciel de paie, de gestion des ressources humaines, etc.) et avec les normes en vigueur pour la DSN. Il est aussi important que vous preniez en compte la simplicité d'utilisation du logiciel. Il est préférable que vous privilégiiez un logiciel facile à prendre en main et à utiliser au quotidien, avec une interface claire et intuitive. Si le logiciel est simple, il sera facile à utiliser par tous les acteurs.

En ce qui concerne la sécurité, il est important de vérifier que le logiciel garantit la confidentialité et la sécurité des données transmises lors de la DSN. Assurez-vous aussi du service client en vous renseignant sur la qualité du support client proposé par le prestataire en cas de besoin d'assistance ou de questions. En effet, vous aurez besoin d’un prestataire disponible qui pourra être à vos côtés que ce soit durant le traitement des données de paies ou lors des déclarations.

Enfin, vous devez aussi penser au coût du logiciel. Il est préférable de comparer les différentes offres proposées par les prestataires en fonction de vos besoins et de votre budget. Il est également recommandé de consulter les avis et retours d'expérience d'autres utilisateurs pour vous faire une idée plus précise des avantages et des limites de chaque logiciel.