Concept au cœur des conversations entre les collaborateurs de votre entreprise, l’onboarding représente un enjeu majeur de votre fonction RH en tant que manager, gestionnaire RH ou responsable du recrutement. Comment peut-il être défini ? L’onboarding désigne les modalités d’intégration et les outils dédiés à l’accueil des nouveaux salariés dans une entreprise.
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Pourquoi l’onboarding des nouveaux collaborateurs est-il primordial pour une entreprise ?
D’après une étude réalisée en 2017, les entreprises dotées d’un processus d'onboarding fidélisent deux fois mieux leurs collaborateurs que celles qui n’en sont pas équipées. Cette même analyse révèle que 58% des collaborateurs ayant bénéficiés d’un processus d’intégration automatisé sont encore présents dans l’entreprise trois ans plus tard.
Ce processus d’intégration des nouveaux collaborateurs représente un enjeu des ressources humaines très important. Un onboarding efficace entraine une fidélisation des salariés et une satisfaction des nouvelles recrues.
Ce processus d’intégration représente un investissement financier et humain pour l’entreprise. C’est pourquoi, il est important que le programme d’onboarding soit efficace. L’objectif est de transformer l’intégration d’un nouveau collaborateur en expérience unique pour la nouvelle recrue et pour ses futurs collaborateurs.
L’onboarding, vous le savez, compose l’une des étapes indispensables du processus de recrutement de nouveaux collaborateurs dans une entreprise. Faire une mise à jour régulière de ce programme est très important. Ce programme consiste à mettre en œuvre différentes actions favorisant l’arrivée et la prise de poste des nouvelles recrues dans l’entreprise.
Imaginé et développé par les services des ressources humaines, un onboarding efficace agit directement sur les performances d'un nouveau salarié. Il permet le développement d’un accueil personnalisé du nouveau collaborateur facilitant l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Ce dernier, confiant, s’implique davantage dans ses tâches et participe à la cohésion d’équipe.
Quels sont les 10 principales clés d’un onboarding réussi ?
Enjeu majeur de la fonction RH, un processus d'onboarding réussi réside dans le respect de certaines règles et l’adoption de quelques astuces concernant l'intégration d'une nouvelle recrue, détaillées dans cet article.
1. Soigner l’accueil du nouveau venu
Lors de la définition de la stratégie d’embauche d'un nouveau salarié dans l’entreprise, il est conseillé aux dirigeants et aux responsables RH d’intégrer dans leurs processus de recrutement des actions favorables à l’intégration rapide et réussie des candidats recrutés dans les équipes de travail.
Pour y parvenir, la clé du succès réside dans le développement d’une marque employeur lisible et fidèle aux valeurs de l’entreprise. Cet outil, à l’origine utilisé par les professionnels du marketing, pourra ainsi être partagé par les collaborateurs, meilleurs ambassadeurs de l’entreprise à l’extérieur.
2. Présenter rapidement les conditions de travail
Dans les étapes du processus d'onboarding, il est conseillé de prévoir rapidement une présentation du bureau de votre nouveau collaborateur, et de lui laisser du temps pour s’y installer. Votre programme onboarding donne un repère au candidat recruté, notamment pendant ces premiers jours de prise de fonction.
Au manager ou au responsable RH d’annoncer rapidement et clairement les horaires de travail pratiquées dans l’entreprise et les possibilités d’adaptation (flexibilité de l’heure du déjeuner, alternance des jours de présence au bureau et télé travaillés…). Il est également possible d'indiquer ces informations par e mail au collaborateur avant sa prise de poste.
3. Présenter le collaborateur à ses nouveaux collègues
Lors d'un onboarding RH, les responsables des ressources humaines et les managers devront réserver des espaces et du temps pour accueillir le nouveau salarié : visites (physiques ou virtuelles) des locaux, présentation aux équipes et suivi personnalisé et feedback réguliers…
Il est primordial que le nouveau collaborateur se sente bien accueilli, voir même attendu par ses futurs collègues. La présentation formelle du nouveau aux équipes de travail représente l’une des clés de réussite d’un onboarding efficace.
A l’arrivée d’un nouvel employé, il est important de laisser du temps aux différents collaborateurs de se présenter et de discuter de leur organisation du travail et de leurs futures collaborations. Ce sont des étapes importantes dans sa prise de poste au sein de l'entreprise.
4. Transmettre la culture d’entreprise
Dès l’entretien de recrutement, le DRH ou le manager transmet au candidat les valeurs de l’entreprise, son éthique de travail et ses habitudes de fonctionnement, de communication… Le programme d’intégration approfondit les éléments transmis en entretien. L’onboarding est l’occasion de transmettre individuellement et collectivement la culture de l’entreprise. Grâce à un accueil personnalisé et à des évènements collectifs, vous contribuez à développer et à renforcer la cohésion d’équipe de vos collaborateur, notamment les nouveaux venus.
5. Eliminer les potentiels malentendus
A chaque nouveau recrutement, l’intégration d’un employé bouscule les habitudes d’une équipe de travail. Cette nouvelle personne s’investie dans ses missions, imprégnée de son expérience et de ses habitudes antérieures. C’est pourquoi, il est essentiel d’intégrer dans votre onboarding une étape consacrée à l’éclaircissement de potentiels malentendus entre l’employeur et le nouvel employé.
Une astuce pour y parvenir : transmettez à la nouvelle recrue sa fiche de poste détaillée dès son premier jour de travail. Invitez-la à en prendre connaissance et planifiez un rendez-vous pour valider ce document en présence de son manager.
6. Engager la coopération entre les différents départements de l’entreprise
La réussite d’un processus d’intégration réside également dans la mise en œuvre en amont d’une collaboration entre les différentes personnes concernées : les managers de l’ensemble des services, les dirigeants de l’entreprise, les DRH et les gestionnaires RH, le responsable de formation… Il est donc important de prévoir une concertation avec l’ensemble de ses parties-prenantes pour élaborer un onboarding efficace.
7. Assurer une veille règlementaire et une actualité RH irréprochable
Au cœur de l’onboarding se trouve la fonction RH de recrutement et de gestion des carrières. Pour les DRH, une des facettes d’un processus d’intégration de vos collaborateurs réussi consiste à appliquer les règles en vigueur à la lettre concernant l’édition des contrats et les modalités d’embauche (mutuelle, rythme de travail, avantages sociaux…).
Notre conseil ? Prévoir dans la mise en œuvre de l’onboarding une mission RH destinée à assurer une veille documentaire (actualités RH et cadre réglementaire).
8. Favoriser le principe du mentorat entre vos collaborateurs
Vous le savez, les meilleurs ambassadeurs pour promouvoir l’entreprise sont ces salariés. Notre astuce ; prévoyez au menu de votre onboarding un accueil personnalisé des nouvelles venues réalisé par des collaborateurs volontaires.
Grâce à cette forme de mentorat, les nouveaux collaborateurs se sentent accompagnés et rassurés : ils identifient un interlocuteur disponible et accessible pour répondre à leurs questions et dissiper leurs craintes.
Les collaborateurs - mentors seront ravis de participer à l’intégration de leurs collègues. Leurs expériences et leurs connaissances de l’entreprise sont mises à l’honneur.
9. Définir les objectifs à atteindre et les résultats attendus
Une intégration réussie passe également dans la définition claire et réaliste des objectifs à atteindre et des résultats attendus auprès du nouveau collaborateur. Il est essentiel de prévoir une présentation formelle des objectifs fixés par l’entreprise à chaque salarié.
Assurée souvent par les managers, cette communication prévient les risques de malentendus et favorise une relation managériale honnête et privilégiée.
10. Rendre lisible auprès de tous les droits et les devoirs des employés
Le département RH doit également s’assurer que les nouveaux collaborateurs sont au courant de leurs droit au sein de l’entreprise mais aussi des exigences en vigueur : un code vestimentaire, des horaires de travail spécifiques.
L’onboarding représente également une occasion de d’informer les nouveaux salariés des différents avantages sociaux proposés par l’entreprise : mutuelle et prise en charge de l’abonnement transports, chèques cadeaux et carte déjeuner…
Quelles peuvent être les conséquences d’un onboarding mal préparé?
Les avantages d’un processus d’intégration peuvent tellement impactés le fonctionnement et les performances d’une entreprise, qu’il est facile d’imaginer la même influence en cas de onboarding mal construit et maladroitement mis en œuvre.
Des effets contre-productifs
Les conditions de réussite d’un onboarding varient selon la typologie de l’entreprise, son type d’activité et sa culture. Il est tout de même conseillé, comme le développe cet article d’élaborer un processus d’intégration selon la méthode projet en procédant à procédant à l’analyse de vos besoins, en intégrant une phase d’expérimentation et en réalisant une évaluation régulière des étapes de votre onboarding.
En développant des actions inappropriées pour accueillir les nouveaux salariés, les effets négatifs peuvent être dommageables pour l'entreprise : départ anticipé des candidats recrutés, incompréhensions des équipes de travail, crise de confiance entre salariés et dirigeants...
Une démotivation générale
En ratant les étapes d'intégration de vos nouveaux collaborateurs, vous risquez une perte de motivation de l'ensemble des salariés. Les départs anticipés peuvent déclencher des absences non-planifiées : arrêts maladies, abandon de poste...
Les entreprises proposant un programme d'intégration inadapté constatent également une perte d'implication des collaborateurs dans leurs tâches et dans la vie de l'entreprise. Cet effet représente une perte financière conséquente. Les moyens humains et techniques investis par l'employeur ne sont pas rentabilisés.
Conclusion
Pour qu'un onboarding soit un investissement durable et réussi, il parait essentiel de procéder à une évaluation quasi-mensuelle de ses effets. Le retour sur expérience et les témoignages des collaborateurs nouvellement recrutés sont d'excellents moyens pour mesurer les impacts d'un parcours d'intégration et prévenir les éventuelles erreurs.
Il est d'ailleurs fortement recommandé d'intégrer les modalités d'évaluation du processus d'onboarding comme des indicateurs de votre stratégie RH.