Règlement intérieur d'une entreprise en France : ce qu'il faut savoir

La relation entre l’employeur et les salariés est régie par les dispositions du code du travail, par le contrat, mais aussi par le règlement intérieur. Le règlement intérieur est un ensemble de règles établi par la direction de l’entreprise et transmis aux employés par différents moyens. Toutefois, pour éviter les abus, le code du travail interdit certaines mentions dans le règlement intérieur, tandis que d’autres clauses sont obligatoires.

Quelles sont les entreprises concernées par le règlement intérieur ? Que doit contenir un règlement intérieur et quels sont les recours en cas d’illégalité des clauses du règlement intérieur ? Pour avoir toutes les réponses à vos questions, nous vous invitons à lire les paragraphes qui suivent.

[Sommaire]

Quelles sont les entreprises concernées par le règlement intérieur en France ?

Dans le milieu professionnel en France, les entreprises ne sont pas toutes obligées d’avoir un règlement intérieur. Toutefois, une fois que l’entreprise atteint le seuil de 50 salariés, l’employeur est dans l’obligation de mettre à disposition de son personnel un règlement intérieur.

Le règlement intérieur concerne à la fois les entreprises qui sont dans le domaine privé ainsi que dans les entreprises ou les établissements qui exercent dans le domaine public.

Une fois que l’entreprise atteint le seuil de 50 salariés, un délai de 1 an lui est accordé pour se conformer à l’obligation de la mise en place d’un règlement intérieur. Conformément à l’article L. 2312-2 du code du travail, une entreprise qui atteint 50 salariés et dont l’effectif ne diminue pas dans un délai de 12 mois a l’obligation d’établir un règlement intérieur dans l’année qui suit.

Comment mettre en place un règlement intérieur ?

La rédaction du règlement intérieur commence par la définition du projet avec les instances représentatives du personnel. Il est important de prendre en considération les dispositions spéciales pour chaque catégorie du personnel lors de la rédaction. La rédaction des différentes clauses doit également se faire avec le plus de précisions possible en ce qui concerne les droits et devoirs de chacun.

Une fois que la phase de rédaction des clauses est terminée, le projet doit être soumis au comité social économique pour avoir son avis. Une fois que le règlement intérieur est validé par le CSE, il peut désormais être transmis au greffe du conseil de prud’hommes du ressort de l’entreprise ou de l’établissement. L’employeur doit également transmettre une copie du règlement intérieur à l’inspecteur du travail en deux exemplaires.

Il est aussi impératif que l’employeur mette le règlement intérieur à la connaissance de tous les membres du personnel et même de toutes les personnes qui ont accès aux locaux de l’entreprise. La communication au sujet du règlement intérieur peut se faire par tout moyen, que ce soit par affichage, par voie électronique ou via un intranet de l’entreprise.

Dans le cas où l’entreprise ne travaille pas uniquement en Français, la version française du règlement intérieur doit être accompagnée d’une ou de plusieurs traductions en langues étrangères.

NB : Si l’employeur veut faire des modifications dans les clauses du règlement intérieur, il doit impérativement suivre le même processus : obtention de l’avis du CSE, transmission au greffe, puis à l’inspection du travail et communication auprès du personnel. Toutefois, si les modifications qui vont être apportées concernent des injonctions de l’inspection du travail, l’employeur n’a plus besoin de refaire valider le règlement intérieur par les représentants du personnel.

Lors de la rédaction du règlement intérieur, il faut prévoir une date de mise en vigueur qui doit être au moins 30 jours après l’accomplissement des formalités de dépôt.

Quelles sont les clauses obligatoires à insérer dans un règlement intérieur ?

Nous rappelons que le règlement intérieur doit contenir toutes les informations sur le déroulement des activités au sein de l’entreprise ainsi que les règles de conduite à tenir. Toutefois, la loi exige aussi que l’employeur y rajoute des règles obligatoires, au risque que le règlement intérieur soit rejeté lors de la validation.

Parmi les règles obligatoires se trouvent les règles de discipline, c’est-à-dire tout ce qui est en rapport avec le respect de l’horaire de travail, les conditions de travail. Le règlement intérieur doit également contenir toutes les informations sur les sanctions prévues en cas d’indiscipline, la sécurité au travail ou encore les instructions sur la conduite à tenir au sein de l’entreprise.

Le règlement intérieur doit également mentionner les droits des salariés conformément à la convention applicable, les dispositions prévues au sein de l’entreprise contre tout harcèlement moral et sexuel, ainsi que les avantages sociaux des salariés et le processus pour bénéficier de ses avantages.

Enfin, on doit y retrouver tous les autres processus pour obtenir de l’aide ou des informations administratives au sein de l’entreprise (contact administratif, processus de remboursement, processus de demande de congés payés ou congés pour évènements spéciaux, date de paie, etc).

Autres clauses facultatives

Hormis les clauses obligatoires précitées, le règlement intérieur peut contenir toutes les informations et les dispositions que prend l’entreprise pour instaurer la neutralité et la liberté des droits fondamentaux. On peut aussi y trouver les interdictions spécifiques au lieu de travail telles que les interdictions de fumer au sein de l’entreprise ou l’interdiction de boisson alcoolisée au sein des locaux de l’entreprise. Conformément à l’article L. 4121-1 du code du travail, le règlement intérieur peut avoir des dispositions sur les mesures prises par l’entreprise pour protéger la santé des salariés et pour assurer leur sécurité.

Quelles sont les clauses qui ne doivent pas apparaitre dans le règlement intérieur ?

Selon la loi française, le règlement intérieur ne peut pas contenir certaines informations sous peine d’être annulé. Peu importe le domaine d’activité de l’entreprise, le règlement intérieur ne doit en aucun cas restreindre les droits des personnes. Aucune mention ne doit aussi restreindre les libertés individuelles et collectives, surtout si cela n’a rien à voir avec la nature du travail à accomplir.

Il est également interdit d’avoir des mentions au niveau du règlement intérieur qui définit l’utilisation du temps des représentants du personnel ou l’obligation d’heures supplémentaires. De même, il est interdit d’imposer un ordre de passage aux douches ou à la cantine, pour les entreprises qui en disposent.

Le règlement intérieur ne doit en aucun cas imposer aussi une tenue de travail si l’activité n’en a pas besoin. C’est le cas par exemple des entreprises de service clientèle à distance ou les employés n’ont généralement pas les clients en face d’eux. Pas besoin dans ce cas d’exiger une tenue de travail particulière. Une autre interdiction est que le règlement intérieur ne doit en aucun cas prévoir des fouilles systématiques des effets-personne des salariés et toute autre mesure qui portent atteinte aux droits et libertés des salariés.

Le règlement intérieur ne doit pas non plus avoir des propos de discrimination, tel que cité dans le code du travail. Ainsi, tous les avantages et les accès doivent avoir une raison objective et aucun critère d’origine, de nationalité, ou d’orientation politiques ne doit être cité. De même, il ne doit y avoir aucun critère de sélection basé sur les mœurs, sur les caractéristiques génétiques, la situation familiale ou la situation de handicap. Il faut se référer au code du travail pour avoir la liste complète des critères considérés comme discriminatoires.

Bon à savoir

Un employeur qui fait passer un test d’alcoolémie à ses salariés dans le souci de ne pas exposer des personnes ou des biens ne peut pas être condamné par la loi.

Quel rôle joue l’inspecteur du travail dans la mise en place du règlement intérieur ?

L’inspecteur du travail est un des garants de la fiabilité de tout règlement intérieur. Pour cela, il doit pouvoir donner son point de vue sur tout le processus de rédaction et doit être le dernier à le valider pour qu’il soit applicable dans l’entreprise concernée.

Il est bon de savoir que l’inspecteur du travail peut à tout moment demander à l’employeur de modifier une partie ou des clauses du règlement intérieur si celles-ci sont contraires aux dispositions du code du travail. Toute demande de modification de l’inspecteur du travail ne peut être refusée par l’employeur. Une fois que ce dernier reçoit la notification de modification, il doit le communiquer au comité social économique à titre informatif. Une fois les modifications apportées, le règlement peut être remis en vigueur sans attendre une autre validation du CSE.

Au cours d’un jugement, il peut arriver aussi que le conseil de prud’hommes écarte une clause qui avait été au préalable validée par l’inspecteur du travail. Dans ce cas aussi l’employeur est tenu de faire les modifications exigées par le conseil de Prud’hommes. Toutefois, il doit veiller à ce qu’une copie du jugement soit adressée à l’inspecteur du travail ainsi qu’aux membres du comité social économique. Ainsi, l’employeur pourra éviter de recevoir une autre sanction de la part de l’inspecteur du travail en cas de contrôle ou dans le cas où un salarié émet une autre plainte contre l’employeur.

Le règlement intérieur modifié devra être soumis à l’inspecteur du travail à titre informatif et non pour validation.