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Manuel de l'employé

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Manuel de l'employé

 

Qu'est-ce qu'un manuel de l'employé ?

 

Le manuel de l'employé est un document interne à l’entreprise qui permet aux collaborateurs d’avoir des informations sur l’organisation, fournit des conseils sur les politiques et les procédures en vigueur, et partage des détails sur la culture de l’entreprise. Il est parfois appelé manuel du personnel ou manuel des politiques de l'entreprise.

Les manuels des employés sont généralement remis aux nouvelles recrues dans le cadre de leur onboarding ou dans le cadre d’un changement de poste en interne. Ce document fournit aux collaborateurs une référence prête à l'emploi qu'ils peuvent utiliser lorsqu'ils intègrent l’entreprise en leur permettant d'assimiler les éléments les plus importants à leur propre rythme et tout au long de leur cycle de vie dans l’entreprise.

En revanche, il est crucial de comprendre ce qu'un manuel de l'employé n'est pas. Il ne s'agit pas d'un contrat de travail, ni d'un faire-valoir permettant à l'employeur de tout mettre sur le dos du collaborateur en cas de faute.

 

Pourquoi avoir un manuel de l'employé ?

 

Un manuel des employés peut aider tant les employeurs que les collaborateurs.

Voici comment les manuels de l’employé aident les organisations :

  • En définissant clairement les attentes en matière d’attitude et de comportement. Cela réduit les risques de conflits sur le lieu de travail et définit ce que vous considérez comme acceptable ou non au sein de votre organisation.
  • En permettant aux managers d’avoir un point de référence clair qu'ils peuvent utiliser pour comprendre la législation du travail et la politique en vigueur de l'entreprise. Cela évite aux RH de devoir répondre à des questions répétitives et simplifie le travail des managers.
  • Faciliter l'intégration des collaborateurs. Les responsables RH et les responsables hiérarchiques n'ont pas besoin de passer beaucoup de temps à détailler toutes les politiques au sein de l’entreprise, car les informations nécessaires sont déjà présentes au sein du manuel.
  • Prouver que vous avez pris des mesures pour expliquer les attentes, les politiques et les contraintes légales à vos collaborateurs. Cela peut être particulièrement utile en cas de conflit éventuel.

 

Les manuels des employés aident les collaborateurs en :

  • Fournissant une source d'information cohérente et faisant autorité sur vos politiques, procédures et attentes. Les collaborateurs qui ont des doutes sur le caractère approprié d'une action proposée peuvent consulter le manuel pour obtenir des éclaircissements par eux-mêmes.
  • Offrir aux collaborateurs des éclaircissements sur la manière de faire remonter des éventuels manquements aux politiques.
  • Aider les collaborateurs à s'intégrer au sein de l’entreprise à leur propre rythme.

 

Que doit-on inclure dans un manuel de l’employé ?

 

Lors de la rédaction du manuel, plusieurs éléments sont à prendre en considération. La Society for Human Resource Management, association américaine de référence des professionnels de gestion des ressources humaines, recommande d’intégrer les éléments suivants :

  • Informations sur l'organisation. Il peut s'agir de l'histoire de votre entreprise, de vos missions, de vos valeurs, et de votre engagement envers l'égalité des chances entre tous les collaborateurs.
  • Détails des politiques. Il s'agit des détails de toutes vos politiques mises en place. Il peut s'agir de sujets tels que le harcèlement, les heures supplémentaires, l'utilisation d'internet et des réseaux sociaux.
  • Détails des avantages sociaux. Il s'agit de tous les avantages auxquels un employé pourrait avoir droit. S'il y a une grande différence d'avantages sociaux entre les collaborateurs ou les départements, vous souhaiterez peut-être créer plusieurs manuels pour tenir compte des différents avantages sociaux auxquels les départements ont droit.
  • Les détails de votre engagement en matière de sécurité. Il s'agit notamment des exigences en matière de santé et de sécurité au travail, des équipements de protection individuelle et des services médicaux mis en place par votre entreprise.
  • Les procédures. Cela inclut notamment les best practices au sein de l’entrepris.
  • Accusé de réception. Selon la législation en vigueur, vous devez obtenir un accusé de réception signé par chaque employé comme preuve que vous lui avez fourni ces informations importantes et qu’il en a bien pris connaissance. L'intégration d'une page détachable directement dans le manuel que l'employé signe est un moyen facile de le faire.

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