Matricule RH

La gestion du personnel en entreprise se fait de plusieurs manières, que ce soit dans la partie recrutement, dans le volet administratif ou dans le volet de la paie. Si l’on a besoin du nom du salarié pour l’identifier dans les deux premiers volets, dans le dernier volet, la gestion du personnel se fait en utilisant des matricules, une sorte de série de chiffres et de lettres adaptés à chaque entreprise. Qu’est-ce que le matricule RH ? À quoi sert-il ? Et comment le retrouver ? Retrouver les réponses à ce propos dans la suite de cet article.

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Qu’est-ce que le matricule RH ?

Pour faire simple, le matricule RH est un code ou un numéro qui permet d’identifier le salarié sans avoir recours à son nom ou à son prénom. Ce système de matricule RH a la particularité d’être unique à chaque entreprise qui utilise un logiciel de gestion de la paie. En effet, c’est le logiciel de gestion qui génère automatiquement un numéro unique à chaque salarié une fois que le salarié est enregistré dans la base de données. Le matricule RH est permanent et suit le salarié durant toute sa vie au sein de l’entreprise.

Quel est l’objectif du matricule RH et à quoi sert-il en entreprise?

L’objectif principal de ce matricule est de sécuriser l’identité du collaborateur ainsi que ses données en termes de salaire. Ainsi, une personne qui n’appartient pas au service RH et qui tombe sur le fichier ne saura pas à qui correspondent les salaires. Cela est d’autant plus utile lorsque la paie est déléguée à une agence externe. Le matricule RH permet aussi d’éditer les fiches de paie.

Le matricule RH a aussi pour objectif de réguler les accès des salariés au coffre-fort numérique contenant les informations. Ainsi, chaque salarié doit connaitre son matricule s’il veut avoir accès aux archives de bulletins de paie mis en ligne.

Un système de matricule RH est utile en entreprise pour faciliter la dématérialisation des fiches de paie. Il suffira donc que chaque salarié entre son matricule pour accéder directement à son bulletin de paie. En plus, le salarié a accès à l’information à tout moment ce qui fluidifie les interactions entre le service RH et les salariés.

Quel format le matricule RH doit-il avoir ?

En ce qui concerne le matricule RH, aucun format n’est exigé par la loi. Ainsi, chaque entreprise peut paramétrer le logiciel de sorte à obtenir des codes adaptés à la culture d’entreprise. Toutefois, même si aucun format n’est exigé, il faut que le matricule soit conforme au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

Comment un salarié peut-il retrouver son matricule RH ?

Le matricule RH est généralement affiché sur le bulletin de paie, sur le même alignement que le nom et le prénom du salarié. Il est donc vers le haut de la fiche de paie. Pour le repérer sur la fiche, vous pouvez aussi identifier le numéro qui revient à chaque fois sur votre fiche de paie. Dans le cas où vous avez du mal à retrouver votre matricule RH, vous avez le droit de le réclamer auprès des services RH de votre entreprise.

Une fois que le salarié obtient son matricule RH, il doit le conserver et ne pas le divulguer à une tierce personne en qui il n’a pas confiance. En effet, ce matricule peut permettre d’avoir accès à toutes les informations confidentielles. Alors, autant le garder précieusement.

Une entreprise peut-elle fonctionner sans matricule RH ?

Si on soutient le fait que le matricule RH permet de dématérialiser les bulletins de paie, on peut comprendre qu’une entreprise qui n’a pas de système de matricule ne va donc pas pouvoir dématérialiser sa paie, ou ses bulletins de paie. Il faut aussi savoir que seul un logiciel de gestion de paie est capable de générer automatiquement des matricules. Ainsi, une entreprise peut très bien fonctionner sans logiciel de paie et donc sans matricule RH. Cela signifie que toute la gestion de la paie va se faire manuellement. On retrouve ce genre de situation dans les petites entreprises de moins de 50 salariés.

Mais quand on a affaire à une grande structure avec de nombreux salariés, il est quasiment impossible de faire une gestion de paie sans logiciel et donc sans matricule.