¿Qué es el offboarding y cómo aplicarlo en tu empresa ?

 

¿Sabías que hasta un 20% de los delitos de seguridad provienen de ex empleados? ¿O que hasta un 40% de los empleados estarían dispuestos a volver a su trabajo anterior?

La gestión del despido de los empleados es un proceso muy importante en RRHH. Es una póliza de seguro contra los problemas con los antiguos empleados y una demostración de buenas prácticas por parte de las compañías.

Pero, ¿qué es exactamente el offboarding? ¿Y por qué es importante para garantizar una transición fluida de los empleados de tu empresa?

 

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¿Qué es el offboarding y para qué sirve?

 

El offboarding es el proceso que tiene lugar cuando un empleado abandona una organización. Se produce después de una dimisión, una jubilación u otra forma de finalización de la relación laboral, como un despido.

 

¿Cómo puede ayudar el offboarding a una empresa?

 

Un proceso de offboarding bien planificado beneficia a una empresa por varios motivos:

 

Crea un proceso fluido y predecible que trata a todos los empleados por igual

Un proceso de despidos fluido, no solo beneficia al empleado, sino también a la empresa. Al estandarizar un sistema que requiere que el empleado y su supervisor sigan ciertos pasos, el departamento de RRHH puede estar seguro de que todos han pasado por el mismo proceso. Esto no solo significa que el proceso sea más fácil de seguir, sino también ayuda a reducir las posibilidades de que los directivos favorezcan a algunos empleados y discriminen a otros. Esto hace que el offboarding de los empleados sea una forma importante de proteger a una organización frente a las reclamaciones de derecho laboral.

 

Garantiza la seguridad de la organización

Siguiendo un proceso de offboarding, una organización puede estar segura de que se toman todas las medidas para garantizar la seguridad física, de los datos de la organización y de su personal. Si se dejara al azar, sería fácil que un empleado se llevara consigo información o datos confidenciales y los vendiera a la competencia. Del mismo modo, un ex empleado descontento podría utilizar los datos confidenciales para perjudicar a los empleados existentes.

 

Refuerza la marca de la compañía

Los ex empleados pueden ser una herramienta importante en la comunicación de la marca de una organización. Si han tenido una experiencia de empleo positiva, además de una experiencia de salida también positiva, es más probable que compartan esta información con otras persona. Esto facilita la atracción de futuros empleados. Incluso pueden animar a sus amigos en busca de empleo a solicitar trabajo en la empresa, lo cual puede reducir los costes de contratación y facilitar la atracción de talento de alta calidad.

 

Construye una reserva de talento fuera de la empresa

Si se utiliza bien, un proceso de incorporación de antiguos empleados puede ser una parte importante del sistema de gestión del talento de una organización. Mediante la creación de un grupo de antiguos empleados, las nuevas vacantes de una organización pueden llegar a los miembros del grupo y compartir entre ellos las ofertas de trabajo, con vistas a que se conviertan en empleados boomerang.

 La contratación de un empleado que regresa a su antiguo puesto de trabajo tiene varias ventajas para la empresa y el empleado, y es más probable si una organización tiene un proceso de incorporación bien desarrollado.

 

¿Por qué es importante para los empleados contar con un offboarding bien ejecutado?

 

Al ser lo opuesto al onboarding, es fácil establecer comparaciones entre estos dos extremos de los procesos del ciclo de vida de un empleado. Un proceso de incorporación de empleados da la bienvenida a los nuevos empleados y en un proceso de cese de la colaboración se despide amablemente de los empleados que se van.

Al igual que con el proceso de incorporación, el uso de un proceso estándar de despido ayuda a reducir la complejidad para el empleado y la dirección, haciéndolo más justo y predecible.

Un buen proceso de despido ayuda a los empleados que se marchan a sentirse apreciados y positivos. Esto es bueno para la marca de la organización y tiene un impacto positivo sobre la cultura de la empresa. Si los empleados saben que no recibirán un buen trato una vez que abandonen la empresa, se crea una atmósfera tóxica y disminuye la satisfacción de los empleados en toda la organización.

Si puedes asegurarte de que los empleados se marchan con un sentimiento positivo hacia tu organización, esto mejorará tu marca de empresa. Será más probable que le recomienden como organización a personas de su red. Puede que incluso vuelvan como empleados boomerang.

 

 

¿Cuáles son los 10 pasos para despedir a un empleado?

 

Dependiendo de los periodos de preaviso y de las circunstancias que rodean la salida de un empleado, la desvinculación de un empleado puede hacerse rápidamente o durante un periodo más largo.

Sin embargo, hay una serie de pasos que deben completarse para garantizar que el empleado sea despedido de forma segura, justa y agradable.

Una lista de control típica para el cese de la colaboración de un empleado abarcaría lo siguiente:

1. Recepción de la carta de dimisión por parte del empleado.

2. Confirmación por escrito de la dimisión, el despido, la jubilación o el cese.

3. Acuerdo de la fecha de salida con el empleado y su equipo principal.

4. Programación de la información de la paga final en el sistema de nóminas, asegurando que la documentación de las prestaciones es correcta.

5. Entrega del trabajo al sustituto del empleado o al resto del equipo; asegurarando que los conocimientos del empleado no se van con él.

6. Comunicación de la fecha de salida del empleado a toda la empresa, clientes y proveedores.

7. Realización de una entrevista de salida.

8. Despedida final. El “discurso de despedida” es algo importante para muchos empleados y puede formar parte de una experiencia positiva para ellos.

9. Recepción de los equipos de propiedad por parte de la empresa, cierre de las cuentas y eliminación del acceso a los sistemas.

10. Mantenerse en contacto con el antiguo empleado; inscribirlo en el programa de antiguos empleados de la empresa.

 

¿Qué herramientas se pueden utilizar para mejorar el offboarding?

 

Dependiendo del tamaño de una organización, la desvinculación puede convertirse rápidamente en un procedimiento complejo. Este es el caso, sobre todo, si hay que involucrar a varios departamentos, como finanzas, informática e instalaciones.

Por este motivo, el uso de herramientas específicas de offboarding puede ayudar a mejorar la incorporación de los empleados con mayor facilidad, lo que garantiza una transición más fluida.

• Software de RRHH: Una buena aplicación de software de RRHH tendrá la opción de gestionar el proceso de desvinculación de los empleados. A menudo forma parte de un sistema más amplio de gestión del ciclo de vida del empleado que también incluye un software de desvinculación, el software de RRHH especializado puede ayudar a los profesionales de RRHH a gestionar el proceso de despido sin problemas en beneficio, tanto del empleado como de la organización.
• Hojas de cálculo: Si una empresa no dispone de un software de RRHH, el uso de una hoja de cálculo de acceso centralizado es una alternativa viable. Aunque las hojas de cálculo son menos flexibles que el software especializado, pueden ayudar al departamento de RR.HH. a apoyar al empleado que finaliza su actividad a compartir un proceso común en toda la empresa.
• Herramientas de gestión de proyectos: El uso de una herramienta como Trello puede servir de apoyo al proceso de desvinculación en ausencia de un software de RRHH. Estas herramientas son de fácil acceso para todos los implicados.
• Listas de comprobación: El uso de una lista de comprobación para la desvinculación de los empleados ayuda a garantizar que se tengan en cuenta todos los detalles importantes. Estas listas pueden incluirse en un software específico o crearse por separado y utilizarse de forma independiente.

 

¿Qué errores se deben evitar en el offboarding?

 

Un offboarding mal hecho, no solo afecta al empleado que se marcha. Una empresa pierde la oportunidad de organizar una transferencia de conocimientos con éxito a otros empleados y puede afectar negativamente al compromiso de los compañeros de ese empleado.

Sin embargo, uno de los mayores problemas de un mal offboarding es que el empleado que se marcha se sienta poco apreciado. Después de su trabajo y dedicación, esto puede entenderse como un verdadero golpe.

Como mínimo, esto puede debilitar la marca de la compañía y la cultura interna de una empresa. También puede aumentar el riesgo de delitos de seguridad de datos. A pesar de haber firmado un acuerdo de confidencialidad, los ex empleados descontentos pueden arriesgarse a compartir esa información si se sienten agraviados.

Estos son algunos de los errores más comunes que una empresa debe evitar en el proceso de desvinculación de sus empleados.

 

Tratar mal al empleado que se marcha

El hecho de que alguien haya presentado su renuncia no significa que se convierta en persona non grata. Ser poco amable con los empleados que se van establece un ambiente negativo en toda la organización y daña la marca del empleador.

 

Darles trabajo extra en sus últimos días

Cuando un empleado con experiencia se marcha, es tentador pedirle que haga todo lo posible, especialmente si se tiene en cuenta el conocimiento institucional que puede tener ese empleado.

Sin embargo, esto hace que el empleado se sienta abrumado y aprovechado. Es mejor asegurarse de que los empleados actuales tienen las habilidades necesarias para asumir el relevo cuando ese empleado se vaya.

 

No preguntarles si reconsiderarían su dimisión

Cuando un empleado presenta su renuncia, no significa automáticamente que se vaya a marchar. Los equipos de RRHH que preguntan si un empleado estaría dispuesto a quedarse pueden tener éxito.

Los empleados que se marchan por más dinero, más formación o un nuevo puesto, podrían ser convencidos de quedarse si se les ofrecen los incentivos adecuados.

 

No mantener el contacto con los antiguos empleados

El hecho de que un empleado se vaya no significa que deje de existir. La creación de un programa de antiguos empleados puede formar parte de una experiencia global positiva, ayudándoles a ponerse en contacto con otros antiguos trabajadores.

Mantener el contacto también proporciona un recurso importante para futuras necesidades de contratación: los empleados boomerang (personas que vuelven a trabajar para una organización).

Mantener el contacto y hacer un seguimiento de los exempleados tiene otra ventaja ya que al hacerlo, una organización puede reforzar el valor de su marca como empresa y atraer a posibles nuevas contrataciones en el futuro.

 

No hay un proceso formal de desvinculación

Aunque el desarrollo de un proceso formal de despido de los empleados puede parecer una tarea de la que el departamento de RRHH puede prescindir, es una forma importante de garantizar la equidad con el empleado que se marcha y de asegurarse de que todos los detalles del proceso de desvinculación están cubiertos.

Esto contribuye a la seguridad de la empresa y puede evitar posibles problemas legales en el futuro.

 

No realizar una entrevista de salida

Esta poderosa herramienta hace algo más que marcar una casilla. Las entrevistas de salida son una interesantísima fuente de información, repleta de comentarios sinceros que ayudan a identificar las verdaderas razones por las que el empleado ha presentado su renuncia.

Aunque pueda parecer tentador confiar en una encuesta de salida, la propia entrevista de salida forma parte de la experiencia de ese empleado y contribuirá a la marca de la empresa. ¿Busca una guía para realizar entrevistas de salida? Lea nuestro artículo “Su guía para mejorar las preguntas de la entrevista de salida”.

 

Confiar en el empleado que se marcha para formar a los nuevos empleados

Algunas organizaciones utilizan el tiempo del periodo de preaviso de un empleado como una oportunidad para que él mismo forme a su sustituto. Después de todo, tienen todo ese conocimiento institucional, ¿por qué no utilizar el tiempo para una muy necesaria transferencia de conocimientos?

Sin embargo, esto puede ser una mala idea. El empleado que se va puede tener otras tareas que necesita completar antes de irse, y formar a su sustituto puede aumentar la sensación de presión, creando desilusión en sus últimos días. Y no solo eso, si el empleado se va con una mala opinión de su empresa, ponerlo en contacto directo con un nuevo empleado significa que puede transmitir su descontento y debilitar la cultura de la empresa.

 

No recoger el equipo de los empleados con rapidez

Todas las empresas deberían tener un proceso para recuperar rápidamente los derechos de acceso del empleado en la empresa. Desde el ordenador portátil y el uniforme hasta el llavero y el pase de empleado, asegurarse de que estos elementos de propiedad de la empresa se devuelven antes de la fecha de salida del empleado reduce las posibilidades de futuras infracciones.

Los equipos de la empresa, como las tarjetas de crédito de la empresa y las suscripciones a productos SaaS, revistas, sitios web, etc., también deben cancelarse antes de que el empleado se marche.

 

Olvidarse de los dispositivos BYOD

Con el aumento de BYOD (Bring Your Own Device), puede ser fácil para las organizaciones olvidarse de los datos y el acceso a los sistemas de la empresa que los empleados pueden tener en sus dispositivos personales.

Por lo tanto, las organizaciones deben asegurarse de cancelar todos los derechos de acceso a los sistemas, no solo los registrados en la propiedad de la empresa.

 

Cerrar el acceso de un empleado demasiado pronto

En ocasiones, los responsables de los departamentos pueden ser demasiado diligentes a la hora de procesar las cancelaciones, lo que hace que el empleado que se marcha se quede sin acceso a la red, a los correos electrónicos o incluso sin acceso al edificio.

Esto puede ser un desastre para las relaciones públicas de una empresa, especialmente si el empleado que se marcha lo hace en circunstancias negativas. Por este motivo, es esencial asegurarse de que el diagrama de flujo del proceso de baja incluya plazos y tareas.

 

Conclusión

 

Dedicar un tiempo cualitativo a la elaboración y aplicación de una lista de comprobación para la desvinculación de los empleados nunca será una pérdida de tiempo.

No sólo contribuirá a la seguridad de su empresa y de sus empleados, sino que también puede ser una forma de garantizar el futuro éxito de su empresa.