Logiciel de gestion des absences : Quels impacts pour l'entreprise ?

Dans la vie d’une entreprise, les absences, planifiées ou imprévues, des salariés peuvent représenter un frein réel dans la gestion quotidienne des plannings de travail, voir même dans le développement économique à long terme. C’est pourquoi, il existe des solutions digitales permettant aux entreprises de gérer les absences de ses collaborateurs de manière efficiente.

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Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des absences et comment fonctionne-t-il ?

La gestion des absences diffère selon la taille de l’entreprise (TPE, PME ou multinationale) et d’après le type d’organisation des congés et des absences du personnel.

Cette activité réalisée par les collaborateurs RH peut être chronophage. C’est pourquoi, il est conseillé aux entreprises d’adopter une solution digitale facilitant le traitement automatisé des absences et des congés, d’après une base de données sécurisée et propre à chaque entreprise.

Présentée sous la forme d’un logiciel, cet outil dispose de plusieurs fonctionnalités types accessibles depuis un site web. Ce logiciel de gestion des congés et absences est utilisé à la fois par les salariés et par les responsables du service de gestion des Ressources Humaines.

Voici quelques exemples de ses possibilités d'exploitation par une entreprise.

Accéder en un seul clic à un tableau représentant la variété d’options de congés disponibles dans l’entreprise

Chaque collaborateur dispose d’un accès personnalisé et sécurisé à son profil RH.

Sur cette plateforme en ligne, il peut accéder en quelques clics au panel d’options de congés proposés par son employeur : congés payés communément appelés vacances, RTT, congés maladies ou congés maternité, absences pour déménagement, pour décès, pour mariage ou PACS... Ces absences justifiées sont régies par des accords et des conventions propres à chaque entreprise.

Le logiciel de gestion des absences et des congés, une fois sa mise en place terminée permet aux salariés de soumettre, via une plateforme web, leurs demandes de congé à l’approbation de leurs responsables. Depuis cette interface accessible via des codes personnalisés, il est également possible de soumettre des notifications de congé non planifié, en cas d’évènements familiaux imprévus (décès, accident…).

Ces logiciels facilitent grandement la transmission d’informations et ont un impact positif sur la communication entre les employés et leurs managers. Chaque collaborateur peut suivre depuis son espace personnalisé, son solde de congés payés et ses demandes RH.

Favoriser un suivi des absences et des congés en temps réel

Ce logiciel de gestion des congés et des absences est un outil de management de proximité. Il permet aux responsables et à leurs équipes de visualiser toutes les absences prévues sur un même tableau, afin de faciliter la planification des effectifs et les demandes de congé de dernière minute.

En quoi un logiciel de gestion des absences peut-il être utile à une entreprise ?

Grâce à cette solution numérique, la gestion interne des absences est fluide, sure et performante. Chaque collaborateur peut consulter son solde disponible de RTT et réaliser une demande en quelques clics. Les managers traitent les demandes de départs en vacances au fur et à mesure. Cette automatisation des tâches et du traitement des données favorise une gestion durable et efficiente des absences de salariés dans une entreprise.

Améliorer la gestion interne des absences

Tous les responsables d’un service RH savent à quel point la gestion des absences représente un enjeu social et économique élevé pour l’entreprise. C’est pourquoi, cette solution digitale est idéale puisqu’elle permet aux DRH de visualiser, en un seul clic, les schémas d'absence de l'ensemble des salariés.

Ainsi, l’employeur, représenté par le service RH est en mesure de prévenir les salariés n’ayant pas posé leurs vacances, avant la fin de l’année civile par exemple. Ce logiciel de gestion offre une vision globale de la planification des congés et des absences dans l’entreprise.

Soutenir une gestion structurée des absences

Depuis leurs profils, les responsables de chaque service dispose du calendrier global des présences effectives de leurs salariés. Ils sont donc en mesure de planifier et de suivre les demandes de congé facilement tout en garantissant la continuité du service.

Ce traitement des congés et des absences, via un logiciel, favorise dans l’entreprise une prise de décision rapide et fiable. En effet, grâce aux tableaux de bord mis à jour en temps réel, les managers et les collaborateurs RH disposent d’un aperçu global de l’état des absences au quotidien. Ils sont en mesure de planifier les remplacements ponctuels par exemple, et de garantir à leurs collaborateurs des conditions de travail optimales.

Quel est l’impact d’un logiciel de gestion des absences sur le bien-être des employés ?

Les dirigeants d’entreprise le savent : il existe une corrélation directe entre bien-être au travail et performance individuelle et collective. Une des clés pour réussir à combiner ces deux éléments réside dans l’utilisation par l’entreprise d’un logiciel pour gérer les absences et les congés de ses employés.

Un outil au service du bien-être au travail

Les logiciels de gestion des absences et des congés sont prisés par les collaborateurs RH autant que par les salariés-utilisateurs. Depuis chez lui, un collaborateur en télétravail peut planifier ses prochaines vacances, grâce à une réponse rapide de son manager via une validation informatique.

Intuitives, ces plateformes de gestion des absences et des congés sont appréciées pour leurs processus d’enregistrement simples, leurs profils personnalisés favorisant un contact privilégié avec le service RH et pour leurs accès depuis n’importe quel moteur de recherche sur le web. Les salariés – utilisateurs ont ainsi la sensation de bénéficier d’un service personnalisé et performant.

Une maitrise des risques d’absentéisme grâce à ce type de logiciel

D’après les tableaux de bord générés automatiquement par le logiciel de gestion des absences et des congés, les collaborateurs RH et les dirigeants de l’entreprise suivent les différentes tendances :

• Evolution du nombre d’arrêts maladies
• Fréquences des absences injustifiées
• Taux de perte de congés payés non pris par les salariés…

L’analyse de ces éléments fournissent des indications rigoureuses et effectives de la santé sociale et économique de l’entreprise.

Surtout, l’automatisation du traitement des demandes et des validations de congés payés par exemple représente un gain de temps considérable pour les gestionnaires RH. Eux-mêmes constatent une amélioration de leur bien-être au travail grâce à cette solution digitale.

Les avantages à utiliser un logiciel de gestion des absences

Assurer des relations sociales apaisées dans une entreprise est synonyme d’une productivité performante et d’une fidélisation salariale durable. Mettre en œuvre un logiciel de gestion des absences permet d’atteindre ces deux objectifs, à moindre coût.

Une organisation du service RH optimisée

Grâce au traitement automatisé des demandes de congés, l’élaboration de plannings est immédiate. Les interfaces intuitives des logiciels de gestion des congés et des absences permettent aux collaborateurs RH d’extraire directement les informations importantes et les transmettre aux managers, sous format Excel : planning des absences, suivi du solde de congés de leurs équipes…

Cette simplification des processus est particulièrement utile à l’entreprise, puisqu'elle représente un gain de temps de travail pouvant être consacré à des tâches plus stratégiques par exemple.

Grâce à des rapports quotidiens émis automatiquement par le logiciel, les gestionnaires RH sont en mesure d’analyser et d’évaluer le taux d’absentéisme général ou par secteur d’activité. Ce logiciel de gestion favorise également la prise en compte des absences planifiées (congé maternité, arrêt maladie longue durée…). Les responsables du recrutement sont ainsi capable d’anticiper leurs besoins en matière d’embauche à court et à moyen terme.

Un outil de planification d’une stratégie sociale et économique à long terme

Utile pour l’entreprise, cette solution digitale aux nombreuses fonctionnalités représente un véritable outil d’aide à la décision et à la planification stratégique. Grâce aux analyses des tendances absences et présences de l’ensemble des salariés pendant une période précise, les dirigeants d’entreprise sont en capacité d’ajuster leurs objectifs de croissance économique. En considérant par exemple, les départs en formation ou en retraite anticipés inscrits sur le planning des absences justifiées du logiciel, le gestionnaire RH planifie une campagne de recrutements conforme aux besoins. Le responsable de formation peut également consulté le logiciel de gestion des absences et des congés pour planifier les sessions de formation en dehors des périodes de congés validées par les managers.

Conclusion

Dans une période où le télétravail se généralise, les logiciels de gestion des absences et des congés représentent une occasion inespérée pour l’entreprise d’optimiser certaines tâches RH et de simplifier son organisation interne.

L'automatisation du traitement des demandes de congés permet aux collaborateurs RH de se consacrer davantage à l'accompagnement individuel et collectif des salariés. Enfin, un logiciel de gestion des absences permet aux responsables paie de votre entreprise d'éditer des bulletins de salaire précis et sans erreurs de calcul concernant les soldes de congés payés par exemple. Le saviez-vous? La plupart des logiciels de gestion des absences et des congés sont dotés de tutoriels d'utilisation pour une meilleure prise en main par vos collaborateurs.