Dématérialisation des fiches de paie

La gestion de la paie est un moment important et surtout fastidieux pour les services RH. C’est un exercice qui revient chaque mois et le personnel RH a la lourde tâche d’assurer non seulement la paie, mais de mettre à la disposition des salariés les différentes fiches de paies, sans oublier la gestion des réclamations. La dématérialisation des fiches de paies vient donc comme un moyen pour réduire la charge de travail de la fonction RH au sein de l’entreprise.

[Sommaire]

Qu’est-ce que la dématérialisation des fiches de paies?

Il s’agit simplement de ne plus avoir de bulletin de paie sous forme de papier. Le bulletin de paie est désormais sous une forme numérique et peut se transmettre au collaborateur par les moyens numériques utilisés au sein de l’entreprise. Une fois que le bulletin de paie est numérisé, il est accessible par les salariés. Ces derniers peuvent en disposer à tout moment et peuvent les télécharger à leur guise en cas de besoin.

À quoi sert la dématérialisation des fiches de paie?

Le fait d’avoir des bulletins de paie sous forme numérique permet de réduire l’impression de papier. L’entreprise fait donc des économies en termes d’achat de feuille, d’encre et d’énergie utilisée pour l’impression en masse des fiches de paie. La dématérialisation des fiches de paie est aussi un moyen de gagner du temps. En effet, l’équipe RH n’aura plus à imprimer et à distribuer chaque bulletin de paie, ce qui parfois nécessite un temps considérable dans les grandes structures. Au contraire chaque salarié pourra disposer de son bulletin de paie à tout moment.

La dématérialisation est aussi une bonne manière de régler le problème de stockage des données de l’entreprise. En effet, l’employeur n’aura pas besoin d’avoir un espace physique supplémentaire pour garder le double des bulletins de paie. En plus, le fait de les avoir sous forme numérique peut aider à les conserver avec plus de sécurité sur un coffre-fort numérique. Cela permet aussi d’éviter les pertes de documents puisque tout sera accessible et enregistré sur une plateforme.

Enfin, la dématérialisation permet aussi de savoir à quel moment les salariés ont eu accès à leur fiche de paie et à quel moment ils les ont imprimés ou consultés. Et, même si le salarié quitte l’entreprise, il peut faire appel à l’entreprise pour lui redonner un ancien bulletin de paie facilement grâce à l’archivage.

Quels sont les avantages à dématérialiser le bulletin de paie?

L’un des principaux avantages de la dématérialisation est l’accessibilité du document à tout moment. En effet, le bulletin de paie est consultable à la fois par le responsable RH et le salarié à tout moment de la journée. En plus, l’employeur fait des économies sur le coût de production ainsi que sur le coût de stockage. Parlant de stockage, il pourra se faire avec plus de sécurité avec un accès unique aux personnes qui sont concernées à savoir la direction RH et le salarié.

Enfin, disons que la dématérialisation est une manière de simplifier les procédures RH et d’accélérer ainsi la prise en charge des besoins des salariés.

Comment faire une dématérialisation des fiches de paie?

La dématérialisation des fiches de paie se fait grâce à des logiciels spéciaux. En effet, ce sont des options qui sont généralement rajoutées sur les logiciels de paie ou qui sont proposées par les cabinets de gestion de paie. Il existe de nombreux logiciels avec différentes fonctionnalités qui permettent d’assurer la dématérialisation des fiches de paie. Pour vous aider à bien choisir, vous devez simplement vérifier que le logiciel qu’on vous propose dispose également d’une fonction de coffre-fort numérique afin de vous permettre d’assurer le stockage de vos données en toute sécurité.

Le logiciel doit également avoir une fonction pour assurer la signature électronique, ce qui facilitera l’accès aux salariés. Enfin, il est important d’avoir des fonctionnalités qui servent à faire des échanges entre les différents logiciels de l’entreprise et qui permettent de faire des envois automatiques des fiches de paie au salarié. À défaut d’avoir des envois automatiques, le logiciel pourrait au moins envoyer des notifications automatiques pour signaler la disponibilité des bulletins de paie sur le système à chaque salarié.