Registre unique du personnel

Pour qu’une entreprise soit légale, elle doit respecter toutes les lois instaurées par les autorités. De même, l’employeur doit être transparent en ce qui concerne les emplois et le dispatching des missions au sein de l’entreprise pour tous les salariés. Et, pour atteindre ce but, l’employeur doit établir un registre unique du personnel. Toutefois, pour que ce registre soit valable, il doit avoir certaines mentions obligatoires. Cet article vous fait le point sur les éléments clés à faire apparaitre dans un registre unique du personnel.

[Sommaire]

Qu’est-ce que le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel est un document obligatoire qui rassemble toutes les informations sur les différents salariés de l’entreprise. Le registre concerne à la fois les salariés qui sont en CDI comme tous les autres qui sont en CDD ou en contrat de travail temporaire. Même les stagiaires et les personnes sous contrat de professionnalisation sont aussi concernés par le registre unique du personnel.

Le registre unique du personnel est un document obligatoire pour tous les employeurs selon l’article L1221-13 du code du travail. L’employeur doit tenir à jour son registre du commerce et doit ajuster toutes les informations dès le recrutement des salariés. Le registre unique du personnel a pour but premier de garantir la transparence des emplois au sein de l’entreprise.

NB : Même si ce document est obligatoire pour tous les employeurs, les associations ainsi que les particuliers employeurs ne sont pas concernés par cette obligation.

Quelle forme doit avoir le registre unique du personnel et que doit-il contenir ?

La loi ne prévoit aucune forme obligatoire pour le registre unique du personnel. Chaque employeur a donc la liberté de rédiger le registre selon la forme qui lui convient sur un support numérique ou physique. Il faut simplement s’assurer que le document comporte toutes les mentions obligatoires. Pour avoir la liste complète des mentions obligatoire à faire apparaitre dans un registre unique du personnel, il faut se référer à l’article D1221-23 du Code du Travail.

Selon cet article, le registre unique du personnel doit contenir entre autres toutes les informations sur l’identité des salariés (nom complet, nationalité, ), les dates de naissance, le genre (féminin ou masculin), les différents titres de postes, les qualifications ainsi que les dates d’entrées dans l’entreprise ou les dates de rupture de contrat. En ce qui concerne les salariés étrangers, le registre unique du personnel doit aussi mentionner le type et le numéro d'ordre du permis de travail du salarié.

Pour les employés temporaires et ceux qui sont mis à disposition par un groupe d’employeurs, le registre unique du personnel doit mentionner « salarié temporaire » ou « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que la dénomination et l’adresse du groupement.

Les salariés qui sont des apprentis doivent avoir l’intitulé d’ « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » et ceux qui sont à temps partiel doivent aussi avoir l’intitulé « salariés à temps partiel ». Enfin, les salariés qui sont en CDI doivent avoir une mention qui les distingue « contrat à durée déterminée ».

Bon à savoir

Dans le cas où l’entreprise dispose de plusieurs établissements, l’employeur doit rédiger un registre unique du personnel pour chaque établissement.

En ce qui concerne les stagiaires, il faut rajouter des mentions spéciales telles que les noms et les prénoms des tuteurs de stage ainsi que l’endroit où le stagiaire évolue.

Il faut également prendre en compte que le registre unique du personnel doit être rempli par ordre chronologique des embauches.

Que dit le code du travail à propos du registre unique du personnel?

Selon le code du travail, tout employeur a le devoir de mettre à jour son registre unique du personnel. En effet, des contrôles peuvent avoir lieu à l’improvise et l’employeur peut subir des sanctions si le registre unique du personnel n’est pas complet ou s’il est absent.

Parlant de sanctions, c’est l’article R1227-7 du Code du travail qui en définit les termes. L’employeur est puni d’une amende pouvant atteindre 3 750 € en cas de prise. Il faut noter que cette sanction est multipliée par le nombre de salariés dont les informations sont erronées ou incomplètes sur le registre unique du personnel.