Workflow

Différentes actions sont menées au sein d’une entreprise et, pour être plus productif, il est important de les formaliser. Les actions à mener une fois formalisées pourront être mieux suivies par les acteurs concernés. Il faut donc avoir de bons outils pour gérer le workflow ou le flux de travail. Pourquoi mettre en place un workflow ? Quels sont les avantages d’un workflow ? Quels sont les différents types de flux de travail ? Et enfin, comment le mettre en place au sein d’une entreprise? Telles seront les questions auxquelles nous répondrons dans cet article.

[Sommaire]

Qu’est-ce qu’un Workflow ?

Le Workflow ou flux de travail est le processus qui regroupe toutes les opérations à réaliser afin d’accomplir de manière efficace les différentes tâches au sein d’une entreprise. Le but de la gestion du workflow est d’augmenter la rentabilité de l’entreprise et de gérer les tâches qui sont confiées de la manière la plus optimale.

Pourquoi mettre en place un workflow ?

De manière générale, toutes les entreprises doivent mettre en place un système de gestion du workflow afin d’automatiser les tâches, d'être qualitatif et de gagner du temps. Le workflow hormis l’organisation du travail permet d'intégrer les collaborateurs et même les prestataires. En plus, le workflow facilite le travail des salariés et des managers, il donne une vue d’ensemble sur le travail de chacun en temps réel.

Avec le workflow, l’entreprise et les collaborateurs ont une bonne traçabilité de chacune des actions posées. Cela permet de revenir rapidement sur les détails du projet en cas de besoin de vérification ou de modification. Une bonne traçabilité permet également d’avoir une vue complète sur le projet pour savoir si les délais peuvent être tenus ou pas. Les acteurs pourront anticiper les éventuels retards.

Dans une entreprise, l’organisation requiert également le stockage des documents importants. Le workflow permet de centraliser les documents importants et les données utiles à la bonne gestion d’un projet.

Quels sont les avantages d’un workflow ?

Le workflow favorise le travail en équipe et la bonne communication au sein des équipes. À travers le workflow, toutes les équipes sont au même niveau d’information, que ce soient les collaborateurs ou même les managers. C’est donc un outil qui est pratique et flexible avec l’utilisation d’un logiciel ou d’une application. En plus, le workflow est aussi un excellent moyen d’information pour les parties prenantes du projet. Les différents acteurs auront une idée sur toutes les tâches décrites avec les différents délais d'exécution. Plus besoin de prendre des heures à chercher l’information, car chacun est informé de l’avancée des travaux.

Un autre avantage du workflow est le gain de temps qu’il procure. Plus besoin de passer des heures à chercher l’information, car elle est disponible à tout moment. C’est donc une manière de prendre de l’avance.

Quels sont les différents types de workflow ?

Il existe deux types de workflow qui sont les plus reconnus et les plus utilisés.

Le workflow procédural : Ce workflow est utilisé dans le cas des tâches qui sont courantes, c'est-à-dire celles qui sont identiques. Dans l’entreprise ou dans la réalisation d’un projet, il peut y avoir des tâches récurrentes et répétitives que l’on peut gérer avec un workflow.

Le workflow ad hoc : Ce type de workflow est pratique et il invite tous les intervenants à apporter des solutions adéquates pour l’avancement du projet. Il est utilisé surtout en cas de difficulté et pour faciliter la communication.

Comment mettre en place un workflow ?

Pour mettre en place un workflow il est conseillé de faire une différence notoire entre la procédure et le processus. En un mot, vous devez commencer par décrire les différentes tâches qui seront effectuées. Une fois les tâches définies, vous devez les intégrer dans le processus et mettre en place des règles. Il est important de noter que chaque tâche intégrée dans le workflow doit avoir un processus propre.

Le workflow implique toutes les équipes et ne doit pas être mis en place en isolant un service ou un département de l’entreprise. C’est un travail collaboratif dans lequel vous devez privilégier les supports visuels et prendre en considération l’avis de chaque intervenant. Il est important de faire des évaluations avec les acteurs pour voir si le workflow correspond au projet.