Offboarding

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¿Qué es el offboarding?

El offboarding es la serie de pasos que implica la separación formal de un empleado y una empresa. Se produce tras una dimisión, un despido o una jubilación u otra forma de finalización de la relación laboral.

Desde la perspectiva del ciclo de vida del empleado, es lo contrario del onboarding. Al igual que el onboarding, llevar a cabo un procedimiento formal ayudará a reducir la complejidad, a garantizar que no haya cabos sueltos e incluso a asegurar una experiencia positiva del empleado para mejorar su marca.

El offboarding es importante tanto para los empleadores como para los empleados, ya que puede ayudar con las implicaciones legales, garantizar que los registros están al día a efectos fiscales y ayudar a proteger la reputación de la empresa.

¿Por qué es importante el offboarding?

El proceso de desvinculación de los empleados es importante por una serie de razones. Facilita la administración y garantiza que todo el mundo sea consciente de los pasos formales que hay que dar. También reduce los riesgos de seguridad y ayuda a la transición del trabajo a otros empleados.

Sin embargo, tal vez la razón más importante para un proceso fluido y bien planificado esté relacionada con el compromiso de sus empleados, su experiencia y la posterior marca de empleado.

Si puedes asegurar de que los empleados se marchan con un sentimiento positivo hacia tu empresa, esto mejorará tu marca de empleado. Será más probable que te recomienden como empleador a personas de su red. Puede que incluso vuelvan como empleados boomerang.

Por el contrario, una mala incorporación de los empleados hará que éstos se sientan poco apreciados y poco inspirados. Esto puede incluso crear riesgos para la información confidencial que posee el empleado.

A pesar de haber firmado un acuerdo de confidencialidad, los ex empleados descontentos pueden arriesgarse a compartir esa información si se sienten agraviados. Un estudio descubrió que hasta el 20% de las violaciones de seguridad procedían de ex empleados.

Los principales pasos de una buena estrategia serían:

Confirmar por escrito la dimisión, el despido, la jubilación o el cese

Una carta de dimisión, un correo electrónico o el portal de la empresa de los empleados proporcionarán un registro escrito claro.

Pedir al empleado que firme un formulario de despido mientras se le ofrece una carta oficial de despido o separación firmada por ambas partes puede ayudar a confirmar las fechas trabajadas y cualquier implicación legal que pueda ser relevante a posteriori.

Si es necesario, proporcionar una referencia para su ex empleado para ofrecer una conexión positiva puede beneficiar a su empleado que trabaja para otra organización. Proporcionar una referencia positiva también puede ayudar a evitar cualquier complicación legal; sin embargo, no tiene la obligación de hacerlo para respetar al mismo tiempo el diagrama de flujo del proceso.

Acordar la fecha de salida 

Si su empleado tiene un equipo básico, puede ser útil avisar con la mayor antelación posible. El antiguo empleador puede entregarlo por escrito, ayudar a la confirmación, evitar cualquier confusión si las fechas cambian, y darle la oportunidad de despedirse de sus compañeros y clientes, lo que podría ser un bonito gesto hacia el empleado saliente.

Programar la última fecha de pago

Mientras los empleados se marchan, puede atar todos los cabos sueltos administrativos ofreciendo cualquier otra ayuda si se requiere, como la cancelación de cualquier servicio o producto que los activos de su empresa proporcionen.

Como supervisor de un empleado, asegúrese de que todo el dinero pendiente se ha pagado cuando sea relevante en el proceso de salida, por ejemplo, cada información de pago final, su pago de salario final, pago de vacaciones, etc.

Transferir el trabajo al sustituto del empleado

Ofrecer toda la formación pertinente, si es necesaria, incluyendo cualquier trabajo inacabado al sustituto del empleado o a otros miembros del equipo principal, puede ayudar a la continuidad en los últimos días/semanas.

Proporcionar esto por escrito ofrecerá pruebas del proceso de incorporación y evitará cualquier confusión sobre las responsabilidades por parte de su sistema de gestión del talento, la propiedad o el trabajo que debe realizarse.

Anunciar la fecha de salida del empleado

Ofrecer un anuncio interno que pueda almacenarse en la base de conocimientos de la empresa y al que puedan remitirse los futuros empleados.

Esto también puede ayudar a evitar cualquier problema de confidencialidad u otras implicaciones legales en el proceso de salida del empleado, especialmente si su ex-empleado todavía tiene acceso a los sistemas internos.

Una declaración pública ofrecida también puede ser apropiada dependiendo de las circunstancias de su salida.

En general, se recomienda que el proceso de salida del empleado tenga lugar en un portal online separado para garantizar la confidencialidad y limitar el acceso al conocimiento institucional y a cualquier otra información. Ofrecerlo por escrito y atar todos los cabos sueltos garantiza que no surjan problemas relacionados con la propiedad de la empresa a posteriori.

Realizar una entrevista de salida

Una de las cosas esenciales en la lista de control de la incorporación de los empleados, mientras que un empleado que se marcha está atando la documentación ofreciendo una entrevista de salida, ayudará a conocer cualquier cambio necesario para los manuales de políticas, procedimientos, etc.

Ofrecer una encuesta de salida por escrito también puede aclarar los requisitos o expectativas que pueda tener al final del proceso de salida.

Dar una última despedida

Ofrecer una comida o cena final e invitar a sus antiguos empleados a las instalaciones de la oficina para su último día es un bonito gesto que también puede ser útil y asegurar la satisfacción de sus empleados.

Los empleados que abandonan la empresa deben tener la oportunidad de despedirse y, como profesionales de RRHH, su apoyo puede ser una buena forma de garantizar una transición sin problemas.

Impartir la formación necesaria y apoyar el trabajo de transición puede ayudar a mantener la moral de su equipo actual y garantizar un traspaso y una transferencia de conocimientos satisfactorios.

Recoger el equipo y cerrar las cuentas y el acceso

Asegurarse de que se han retirado todas las herramientas personales en el proceso de incorporación: el empleado ha entregado su tarjeta de acceso y cualquier otra contraseña necesaria para acceder a los sistemas y cuentas.

La recuperación de los activos de la empresa suele incluir los portales y archivos de los clientes, etc. Una lista de comprobación de las tareas de desvinculación del empleado puede ser útil si todo esto no está claro.

Seguir la legislación

Los sistemas de la empresa deben seguir la legislación, pero deben adaptarse a las necesidades de su negocio, especialmente si un empleado se traslada por motivos disciplinarios o se marcha a otra empresa.

Sería de gran ayuda que tuvieras en cuenta los conocimientos, las relaciones y las circunstancias de tus empleados para asegurarte de que tomas las medidas adecuadas para cada persona. Esto es especialmente cierto si la fecha de salida coincide con un proyecto importante, lo que aumenta los niveles de riesgo.

El proceso de salida de los empleados puede considerarse parte de una estrategia más amplia de lugar de trabajo digital, tomando medidas para salvaguardar las herramientas de seguridad y productividad antes de que los empleados se vayan.

Una experiencia positiva del empleado que se marcha es también una consideración clave cuando la rotación de personal es alta en su empresa. La política de RRHH pertinente podría incluir una prima de fidelidad para retener a los antiguos empleados y a los potenciales empleados búmeran.

¿Cómo implantar un proceso de baja en una empresa?

Al acordar un proceso formal de offboarding, se asegurará de que los antiguos empleados que dejan su organización tengan una experiencia similar. Puede crear una serie de procesos que reflejen la razón por la que un empleado deja su empresa.

Por ejemplo, los empleados que se marchan para progresar en su carrera deben ser tratados de forma muy diferente a los empleados a los que se les ha rescindido su contrato de trabajo o que han sido despedidos.

El uso de un software de offboarding puede hacer que el proceso sea más fácil de gestionar debido a la forma en que le pedirá que siga ciertos pasos e indicará otros factores que debe tener en cuenta. Por supuesto, se puede llevar a cabo con éxito un proceso de offboarding sin un software de RRHH siguiendo estos pasos:

Preparación

Una vez que el antiguo empleado ha entregado su aviso, el gerente debe notificar a las personas correctas y formalizar la aceptación del aviso. El empleado debe recibir una lista de comprobación para el proceso de desvinculación y se debe revisar la lista de trabajo del empleado para identificar el trabajo que puede completarse antes de la salida y el trabajo que debe entregarse.

Hay que acordar la fecha de salida, acordar las vacaciones no disfrutadas y, a continuación, programar el sistema de nómina final para ese empleado teniendo en cuenta las vacaciones restantes u otras prestaciones pendientes que le corresponden al empleado que se marcha.

Salida

En el momento de la salida, el empleado está listo para irse, pero el papel del departamento de RRHH no ha hecho más que empezar. Esta etapa implica una entrevista de salida, la recogida de toda la tecnología, pases, uniformes, vehículos, etc.

Se debe interrumpir el acceso de los sistemas a los correos electrónicos y a las tarjetas de crédito de la empresa, y el empleado debe ser eliminado del sitio web del organigrama y de otros documentos.

Después de la salida

Una vez que el empleado se haya marchado, puedes seguir en contacto con él a través de un plan de antiguos alumnos, la comunicación de las pensiones e incluso la información a los accionistas. Debes proporcionar una carta de recomendación y animar a esa persona a seguir en contacto a través de referencias.

Sobre la base del  conocimiento institucional, las prácticas de desvinculación deben seguir la legislación, pero deben ser personalizadas para las necesidades de su empresa, lo que incluye tener en cuenta las circunstancias y las relaciones del empleado. Además, también es una consideración clave cuando la rotación de personal es alta en tu empresa, donde la política de RRHH pertinente podría incluir una bonificación por fin de contrato.

En resumen

La organización de cada empleado que se marcha por medio de un software le ayudará a realizar estas tareas de forma eficiente y estructurada. Un software de RRHH y una entrevista de salida le ayudarán a preparar la salida y a llevar a cabo las distintas tareas a lo largo del proceso de incorporación de los empleados, garantizando que no se pase nada por alto y que se sigan correctamente todos los procedimientos de RRHH.

El offboarding de los empleados facilita la captura de los sistemas de información relevantes, el acceso y los documentos y su posterior transmisión a terceros, como futuros empleadores o agencias gubernamentales que requieran la confirmación de la salida de un individuo de la empresa.

Mediante el uso de un software de RRHH, una lista de comprobación de la incorporación de los empleados también puede ayudarte a crear una biblioteca de todos los manuales y procedimientos de formación para que los conocimientos no se pierdan cuando un empleado se vaya. Hace que la salida sea menos formal, más eficiente y más fácil de gestionar para garantizar que su equipo de RRHH tenga una mejor experiencia e integre a su nuevo empleado con fluidez.