Comment calculer les frais kilométriques ?

 

Les frais kilométriques sont des dépenses courantes pour de nombreuses personnes qui utilisent leur véhicule à des fins professionnelles ou pour des déplacements liés au travail. Il est essentiel de savoir comment calculer ces frais pour une gestion financière efficace. Que faut-il comprendre des frais kilométriques ? Comment fonctionnent-ils et comment les calculer ? Retrouvez toute l’information dans la suite de cet article.

 

[Sommaire]

 

Que faut-il retenir au sujet des frais kilométriques ?

 

Les frais kilométriques comprennent généralement les coûts liés à l'utilisation d'un véhicule, tels que l'essence, l'entretien, l'assurance, les réparations, les pneus, les péages et les frais de stationnement. Ces frais peuvent varier en fonction de divers facteurs, notamment le type de véhicule, la distance parcourue et le taux de remboursement établi par votre employeur ou les réglementations fiscales en vigueur.

 

À quoi sert le journal de bord pour le calcul des frais kilométriques ?

 

Il est important de tenir un journal de bord pour enregistrer toutes vos activités de conduite liées aux déplacements professionnels. Il est important de noter la distance parcourue, la date, le lieu de départ et d'arrivée, ainsi que le but du déplacement. Ce journal de bord servira de preuve pour justifier vos frais kilométriques et facilitera les calculs futurs.

 

Quels sont les éléments à prendre en compte lors du calcul des frais kilométrique ?

 

Avant de calculer les frais kilométriques, il est important de comprendre les éléments qui entrent en jeu dans le calcul. Les principaux éléments à prendre en compte sont :

La distance parcourue : la distance entre le point de départ et le point d'arrivée de votre trajet.

Le tarif kilométrique : le tarif utilisé pour calculer les frais kilométriques. Ce tarif peut être déterminé par l'entreprise ou l'organisme pour lequel vous travaillez, ou par les autorités fiscales.

Le type de véhicule : le type de véhicule que vous utilisez pour le trajet, qui détermine le tarif kilométrique applicable. Les tarifs peuvent varier en fonction de la taille et de la puissance du véhicule, ainsi que de son niveau de pollution.

 

Quelles sont les méthodes de calcul des frais kilométrique ?

 

La première étape consiste à mesurer la distance réelle parcourue lors de vos déplacements. Vous pouvez utiliser des applications de cartographie en ligne ou des dispositifs GPS pour obtenir une estimation précise de la distance. Si vous effectuez plusieurs arrêts lors d'un même trajet, vous devez enregistrer la distance pour chaque segment distinct.

Si vous êtes un employé, il est bien de vous renseigner auprès de votre employeur sur le taux de remboursement des frais kilométriques en vigueur. Ce taux peut varier en fonction des politiques internes de l'entreprise ou des réglementations gouvernementales. Il peut être exprimé en montant par kilomètre ou en pourcentage du coût total des frais. Tout dépend de la politique interne de l’entreprise à vérifier dans le règlement intérieur ou dans la convention collective.

Le calcul des frais kilométrique peut se faire avec 3 méthodes différentes.

 

Méthode 1 : Utiliser le barème fiscal

 

La méthode la plus courante pour calculer les frais kilométriques consiste à utiliser le barème fiscal. Ce barème est déterminé par les autorités fiscales et fixes le tarif kilométrique en fonction de la puissance fiscale du véhicule. Le barème est mis à jour chaque année et peut être consulté sur le site internet des autorités fiscales.

Voici un exemple de calcul des frais kilométriques en utilisant le barème fiscal :

 

• Distance parcourue : 100 km
• Puissance fiscale du véhicule : 6 CV
• Tarif kilométrique : 0,615 €

 

Calcul des frais kilométriques : 100 km x 0,615 € = 61,50 €

Dans cet exemple, les frais kilométriques pour un trajet de 100 km avec un véhicule de 6 CV sont de 61,50 €.

 

Méthode 2 : Utiliser un tarif forfaitaire

 

Certaines entreprises utilisent un tarif forfaitaire pour calculer les frais kilométriques. Ce tarif est généralement fixé par l'entreprise et peut être basé sur une estimation du coût moyen par kilomètre pour un véhicule de taille moyenne.

Voici un exemple de calcul des frais kilométriques en utilisant un tarif forfaitaire :

 

• Distance parcourue : 100 km
• Tarif kilométrique forfaitaire : 0,50 €
• Calcul des frais kilométriques : 100 km x 0,50 € = 50,00 €

 

Dans cet exemple, les frais kilométriques pour un trajet de 100 km avec un tarif forfaitaire de 0,50 € par kilomètre sont de 50,00 €.

 

Méthode 3 : Utiliser le suivi des dépenses réelles

 

Plutôt que d'utiliser des taux forfaitaires, il est possible de tenir un registre détaillé des dépenses réelles liées aux déplacements, y compris les frais de carburant, les péages, les frais de stationnement et l'entretien du véhicule. Dans ce cas, les frais kilométriques sont calculés en additionnant toutes ces dépenses.

 

Autre méthode de calcul des frais kilométrique

 

Pour calculer les frais de carburant, vous devez multiplier la distance parcourue par la consommation de carburant de votre véhicule et le coût du carburant par litre. Par exemple, si vous avez parcouru 100 kilomètres, que votre voiture consomme en moyenne 8 litres aux 100 kilomètres et que le prix du carburant est de 1,50 euro par litre, le calcul serait le suivant : 100 km x (8/100) L/km x 1,50 euro/L = 12 euros.

 

Bon à savoir

 

Il existe des applications mobiles ou des dispositifs de suivi GPS spécialement conçus pour enregistrer automatiquement les kilomètres parcourus. Ces outils peuvent fournir des rapports précis sur les distances parcourues, ce qui facilite le calcul des frais kilométriques. Ces coûts peuvent varier considérablement et peuvent faire augmenter le montant total des frais kilométriques que l’entreprise devra rembourser.

 

Quelles précautions prendre pour recevoir le remboursement des frais kilométriques ?

 

Pour calculer vos frais kilométriques et recevoir des indemnités, il faut commencer par se renseigner auprès de l’employeur, du syndicat ou des lois en vigueur pour connaître le taux d'indemnisation kilométrique applicable. Ce taux est généralement exprimé en cents ou en euros par kilomètre. Il convient ensuite de mesurer la distance parcourue en utilisant un outil de cartographie en ligne ou un système de navigation pour calculer la distance entre votre point de départ et votre destination.

Il est aussi important de tenir compte des restrictions éventuelles telles que les restrictions ou des conditions spécifiques pour l'obtention des indemnités kilométriques. Certains employeurs peuvent exiger la tenue d'un carnet de bord détaillé ou l'utilisation d'un véhicule personnel répondant à certaines exigences. Il est important de conserver tous les justificatifs nécessaires pour prouver vos déplacements, tels que les reçus de carburant, les péages, les factures d'entretien ou les tickets de stationnement. Le mieux pour le salarié est de s’assurer qu’il respecte les exigences de son employeur ou des organismes compétents en matière de justificatifs.

Une fois que toutes les informations nécessaires sont rassemblées, c’est le moment de soumettre la demande d'indemnités kilométriques à l’employeur, en respectant les procédures internes de votre entreprise. Il est essentiel de noter que les procédures et les taux d'indemnisation peuvent varier en fonction des réglementations et de l'employeur.

 

Faut-il justifier les frais kilométriques en France ?

 

En France, les frais kilométriques peuvent être justifiés et doivent respecter certaines exigences pour être acceptés fiscalement ou pour être remboursés par un employeur. Voici quelques éléments importants à connaître :

Déduction fiscale des frais kilométriques : Si vous utilisez votre véhicule personnel à des fins professionnelles, vous pouvez déduire les frais kilométriques de vos revenus imposables. Cependant, vous devez être en mesure de justifier ces frais en cas de demande de l'administration fiscale. Les justificatifs couramment acceptés comprennent un état récapitulatif des déplacements mentionnant la distance parcourue, la date, le motif professionnel et l'adresse de départ et d'arrivée.

Remboursement des frais par l'employeur : Si vous demandez le remboursement de vos frais kilométriques à votre employeur, il peut exiger des justificatifs pour vérifier la réalité et la nature professionnelle des déplacements. Les justificatifs peuvent comprendre un état récapitulatif des déplacements, des notes de frais détaillées, des copies de factures de carburant, de péages, etc.

Il est important de noter que l'administration fiscale française utilise généralement des barèmes kilométriques forfaitaires pour calculer les frais déductibles. Ces barèmes sont mis à jour chaque année et varient en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Si vous utilisez les barèmes forfaitaires, il n'est pas nécessaire de justifier les frais kilométriques au-delà de l'application de ces barèmes.

 

À quelles conditions sont soumises les indemnités kilométriques ?

 

Les indemnités kilométriques sont généralement réservées aux déplacements effectués à des fins professionnelles. Cela inclut les déplacements entre différents lieux de travail, les visites chez les clients ou les fournisseurs, les réunions d'affaires et autres activités liées à l'emploi. Les déplacements personnels ou les trajets entre le domicile et le lieu de travail ne sont généralement pas éligibles.

De plus, il faut aussi savoir que dans la plupart des cas, vous devrez justifier les frais de déplacement en fournissant des preuves appropriées, telles que des relevés de kilométrage, des factures de carburant ou des billets de transport. Enfin, les indemnités kilométriques peuvent être soumises à des tarifs et à des limites fixées par la législation, les conventions collectives ou les politiques de l'entreprise. Encore une fois, ces conditions sont générales et peuvent varier d'une entreprise à une autre en France.