Les documents remis aux salariés lors de la rupture du contrat de travail en France

Une fois que la relation contractuelle s’achève, l’employeur a l’obligation de donner à son salarié sortant un certain nombre de documents administratifs. Ces documents ont pour but de justifier du temps passé dans l’entreprise et du poste et de la qualification qu’avait le salarié. Les documents de travail permettent aussi au salarié de pouvoir postuler à de nouvelles offres plus alléchantes. Ce sont ces documents qui sont en quelque sorte une preuve de son expérience professionnelle. Quels sont les documents à fournir en cas de rupture de contrat et que dit le code du travail à ce sujet ?

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À quel moment l’employeur a-t-il obligation de remettre des documents administratifs ?

À la fin du contrat de travail, chaque employeur a l’obligation de donner au salarié les documents qui prouvent que le salarié a bel et bien été salarié et qu’il a quitté son poste en bonne et due forme. Toutefois, en fonction de la forme de rupture de contrat, l’employeur dispose de délai différent pour rendre disponibles les documents administratifs.

Toujours est-il que si l’employeur ne prévoit pas remettre les documents au salarié le dernier jour de présence en entreprise, il doit convenir avec lui d’un délai raisonnable où il pourra passer récupérer ses documents administratifs.

Quels sont les différents documents à remettre aux salariés ?

Si le salarié a quitté l’entreprise en déposant une démission, ou après un licenciement, l’employeur doit remettre au salarié sortant un reçu pour solde de tout compte, un certificat de travail ainsi qu’une attestation Pôle emploi. Ces documents sont obligatoires et sont remis, peu importe la cause de la rupture de contrat. Ainsi, l’employeur est tenu de délivrer ces documents dans le cas de la fin d’un CDD, d’un départ à la retraite, une démission, une rupture conventionnelle ou un contrat d’apprentissage.

En plus de ces documents obligatoires, certains documents facultatifs peuvent être demandés par le salarié, tels qu’une lettre de recommandation, ou une attestation de qualification.

Quelles sont les particularités du certificat de travail ?

Le certificat de travail est un document obligatoire que l’employeur doit remettre à son salarié. Ce certificat doit mentionner la date de démarrage du contrat ainsi que la date exacte de fin de contrat. Il doit aussi mentionner l’identité complète de l’employeur ainsi que celle du salarié sortant. On doit y retrouver également le poste qu’occupait le salarié ainsi que sa qualification. Un employeur qui ne respecte pas ces points peut être soumis à des amendes en cas de contrôle du conseil des prud'hommes (CPH).

NB : Il faut noter aussi que le certificat de travail doit mentionner le maintien de la mutuelle de l'entreprise pendant toute la période de chômage, si le salarié en a droit. En cas de redressement ou de liquidation judiciaire de l’entreprise, le certificat de travail est remis au salarié par le liquidateur de la société.

Quelles sont les particularités du reçu de solde de tout compte ?

Le reçu pour solde de tout compte est un document qui rassemble tous les montants (les indemnités) que l’employeur s’engage à verser au salarié. Le montant inscrit sur le reçu pour solde de tout compte doit inclure les primes de rendement, le salaire pour les jours effectifs de travail, l’indemnité de préavis ou encore l’indemnité de congés payés ou les notes de frais. Ce reçu est rédigé en deux exemplaires et doit être signé par les deux parties (l’employeur et le salarié sortant).

Une fois signée, la date mentionnée sur le reçu marque le point de départ du délai que le salarié aura dans le cas où il veut contester le solde de tout compte. Nous rappelons que le salarié n’est pas obligé de signer ce reçu. En cas de signature, il dispose de 6 mois s’il veut contester le montant auprès du conseil des prud'hommes (CPH). Toutefois, si le salarié refuse de signer le reçu, l’employeur doit tout de même lui verser les sommes qu’il lui doit. En effet, ce dernier est obligé de verser le montant du solde de tout compte en présence de signatures ou non.

Quelles sont les particularités de l’attestation Pôle emploi (ex-attestation Assedic) ?

Cette attestation est obligatoire, et chaque employeur doit le remettre au salarié sortant à la fin de sa période de préavis. L’attestation a pour but d’aider le salarié à s’adresser aux autorités pour ouvrir ses droits à l’allocation chômage. Si l’employeur veut mettre l’attestation à disposition de ses salariés, il doit s’adresser à l'agence Pôle emploi dont il dépend, une fois que le nombre de salariés est inférieur ou égal à 10. Au-delà de ce nombre, l’employeur doit obligatoirement remplir le formulaire de demande en ligne sur le site de Pôle emploi.

Un salarié qui reçoit son attestation Pôle emploi en retard peut saisir le conseil de prud'hommes CPH pour réclamer des dommages et intérêts. Un salarié qui est sous contrat temporaire ne peut pas exiger une attestation pôle emploi. En effet, les entreprises qui proposent du travail temporaire sont dispensées de remettre l’attestation pôle emploi. Le salarié devra se contenter de ses relevés mensuels des contrats de mission qui sont aussi considérés comme des attestations dans ce cas.

Un employeur qui tarde à donner l’attestation pôle emploi à son salarié l’oblige à percevoir en retard des allocations au chômage. Et, dans ce cas, ou en l’absence de l’attestation, l’employeur peut être soumis à verser une amende comprise entre 1 500 € et 7 500 € selon qu’il est une personne physique ou une entreprise. Le montant de ces amendes est doublé en cas de récidive.

Bon à savoir :

Dans le cas où l’ancien contrat du salarié avait une clause de non-concurrence, l’employeur est tenu de verser une indemnité au salarié sortant, conformément aux dispositions qui étaient dans le contrat.

Enfin, le salarié doit recevoir aussi un état récapitulatif de ses cotisations à l’épargne salariale s’il avait cotisé auprès de l’employeur. Cet état des cotisations doit faire partie des documents administratifs que le salarié va récupérer à la fin de son contrat.