Les obligations de l’employeur lors de l’embauche en France

Une fois que l’employeur a effectué sa sélection et qu’il a prévu de conclure un contrat avec le nouveau salarié, la loi lui oblige d’effectuer certaines démarches. En effet, l’employeur n’a pas pour unique obligation de verser la rémunération prévue au niveau du contrat. Plus encore, il doit effectuer des déclarations auprès de l’administration au sujet du nouveau salarié recruté et doit également remettre à l’employé certains documents. L'employeur qui ne valide pas ces obligations peut encourir des sanctions.

Quelles sont les obligations de l’employeur vis-à-vis de l’administration ? Quelles sont les obligations de l’employeur vis-à-vis du salarié ? Les réponses à ces questions feront l’objet de cet article.

[Sommaire]

Les obligations de l’employeur envers l’administration

Déclaration préalable à l’embauche

Cette déclaration est effectuée avant toute embauche d’un salarié. C’est une déclaration nominative que l’employeur doit effectuer auprès des organismes de protection sociale. Il s’agit donc pour l’employeur de s’adresser à l’Urssaf ou au MSA pour les salariés agricoles pour effectuer la déclaration, peu importe la durée et la nature du contrat de travail. Sans cette déclaration préalable, l’employeur peut être poursuivi pour dissimulation d’emploi salarié.

La déclaration se fait en précisant les données sur l’identité complète de l’employeur et du salarié ainsi que le numéro du système d’identification du répertoire des entreprises et le service de santé au travail dont l’employeur dépend. Il faut mentionner également la date et l’heure d’embauche, la nature du contrat, la période d’essai et tout ce qui concerne les caisses de protection sociale dont va dépendre le salarié.

La déclaration permet à l’employeur d’effectuer la demande d’immatriculation au régime général de la sécurité sociale tel que prévu à l’article R. 243-2 du code de la sécurité sociale. L’employeur peut aussi effectuer la demande d’immatriculation du salarié à la CPAM et la demande d’affiliation (pour lui-même) au régime d’assurance chômage. Il est aussi possible de faire la demande d’adhésion à un service de santé au travail, la demande de visite d’information et de prévention (examen médical d’aptitude à l’embauche) ou encore la demande d’affiliation des salariés agricoles telle que le prévoit l’article L. 727-2 du code rural et de la pêche maritime.

L’employeur doit déposer la déclaration à l’organisme de recouvrement Urssaf au niveau du département dont dépend l’établissement qui va embaucher le nouveau salarié. Il peut aussi s’adresser à la caisse de MSA du lieu de travail de ce salarié, s’il a affaire à un salarié relevant du régime de la protection sociale agricole. Il faut ensuite qu’il dépose également la déclaration au niveau des services de santé au travail en prenant soin de contrôler la liste auprès de l’Urssaf.

NB : Pour ne pas être pénalisé par la loi, l’employeur doit finaliser sa DPAE dans les huit jours qui précèdent la date d’embauche de nouveau salarié.

Mode d’envoi de la DPAE

Cette déclaration peut être envoyée par voie électronique ou en format papier, sous forme de formulaire. Le modèle du formulaire qui doit être utilisé est fixé par l’arrêté du 30 juillet 2012. Tous les employeurs peuvent se fournir le formulaire auprès des services de l’URSSAF ou sur le site du Ministère. Une fois la signature de l’employeur apposée, l’employeur le transmet à l’organisme concerné par lettre recommandée ou par télécopie. Une copie de l’avis de réception doit être conservée par l’employeur pour le faire valoir en cas de contrôle. L’employeur peut même conserver une copie de la lettre qu’il aura transmise.

Obligation pour l’embauche des mineurs

L’employeur qui souhaite embaucher un mineur doit avoir une autorisation formelle de ses parents ou tuteurs avant de signer le contrat de travail.

Obligation envers les étrangers

En ce qui concerne les salariés étrangers, l’employeur ne peut conclure le travail que si cet étranger détient une autorisation de travail en cours de validité. Que ce soit une autorisation de travail temporaire ou définitif, l’employeur devra justifier de l’existence de ce permis face à l’administration.

Inscription au registre unique du personnel

L’employeur doit également inscrire toutes les informations concernant le nouveau salarié sur le registre unique du personnel. Ce sera l’occasion pour lui de reprendre toutes les informations qui figurent sur la DEAP.

Compte rendu au Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques (DARES)

L’employeur doit aussi faire parvenir à la DARES un relevé mensuel des nouveaux contrats de travail et des ruptures de contrats de travail, surtout pour les salariés qui sont en CDI.

Déclaration auprès de la DSN

L’employeur doit également remplir les formalités en ce qui concerne la déclaration sociale nominative. Il doit ainsi transmettre toutes les données de la paie ainsi que les informations de signalements d’évènements. La déclaration à ce niveau se fait aussi de manière dématérialisée.

Les obligations de l’employeur envers le salarié

Documents administratifs

Un employeur qui vient d’embaucher un nouveau salarié doit s’engager à lui remettre certains documents. Parmi ces éléments obligatoires, on peut citer :

• une copie de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
• l’accusé de réception délivré par l’organisme
• contrat de travail écrit
• Une copie de l’affiliation aux organismes sociaux

Hormis ces documents, l’employeur a d’autres obligations vis-à-vis du salarié.

Visite médicale

L’employeur a l’obligation de permettre une visite médicale par un médecin du travail dans un délai ne dépassant pas trois mois après l’embauche.

Visite d’information et suivi individuel

Le salarié doit aussi effectuer une visite d’information et de prévention dans son lieu de travail s’il est âgé de moins de 18 ans. Les salariés qui sont exposés à des risques de maladies doivent bénéficier d’un suivi individuel renforcé (SIR) (examen médical d’aptitude, conditions de travail adéquates), etc.

Formation à la sécurité

Le salarié doit aussi bénéficier d’une formation à la sécurité afin de mieux interagir avec son entourage en entreprise.

Informations sur l’entreprise

L’employeur doit également faire parvenir à son salarié toutes les informations relatives à l’horaire de travail des salariés, l’adresse et les coordonnées de l’inspection du travail, les coordonnées du médecin du travail ou du service de santé au travail ainsi que l’intitulé des conventions et des accords applicables dans l’établissement. L’employeur a également l’obligation de mettre à disposition de son salarié le règlement intérieur, les consignes en cas d’incendie ainsi que les coordonnées du service à contacter en cas de discriminations.