Registre unique du personnel en France : ce qu'il faut savoir

En France, le registre unique du personnel est un document tenu par l'employeur qui doit être mis à jour régulièrement. Ce registre est obligatoire une fois que l’effectif de l’entreprise dépasse le seuil de 10 salariés. Il a été mis en place pour permettre aux employeurs de conserver une trace des informations sur leurs employés de l'entreprise, et ce, sur une longue période de temps. Que renferme le registre unique du personnel ? Quelles sont les informations à mettre dans le registre et quelles sont les obligations de l’employeur à ce sujet ?

[Sommaire]

Qu’est-ce qui caractérise le registre unique du personnel ?

Il faut se référer à l’article L1221-13 du code du travail pour avoir toute l’information sur le registre unique du personnel. Le registre unique du personnel se caractérise en premier par le fait qu’il est obligatoire pour l’ensemble des entreprises. Ce registre doit inclure les informations sur tous les salariés, peu importe le type de contrat des salariés. Ainsi, tous les salariés en CDI, CDD, ou CTT doivent toutes leurs informations inscrites dans le registre. Un employeur qui omet d’insérer les informations des personnes stagiaires est aussi en faute au regard de la loi.

Le but principal de ce registre unique est qu’il permet à l’employeur de communiquer de façon transparente auprès de ses salariés. Il les informe ainsi du mouvement des effectifs tout au long de l’année. Une fois que le registre unique du personnel est mis en place, il doit être constamment modifié en fonction du mouvement des salariés au sein de l’entreprise. Ainsi, le registre doit être modifié tout au long de l’année en fonction des départs de l’entreprise et de tous les nouveaux recrutements qui se font.

Quelles sont les informations qui doivent être retrouvées dans un registre unique du personnel ?

Pour être valide, le registre unique du personnel doit mentionner certaines informations obligatoires. On doit y retrouver le nom, le prénom, l'adresse, le numéro de sécurité sociale ou encore la date d'embauche du salarié. Il est aussi important d’y rajouter les conditions de travail, les absences et les congés payés pour chaque salarié. Il ne s’agit pas d’avoir des informations groupées pour tout le personnel, mais plutôt un détail de toute la vie administrative de chaque salarié.

Il ne faut pas oublier de préciser dans le registre les dates de naissance, le genre (féminin ou masculin), ainsi que les différents titres de postes et les qualifications de chaque salarié. Dans le cas où les salariés quittent l’entreprise, l’employeur doit rajouter au registre les différentes dates de rupture de contrat.

Cas particulier des salariés étrangers, des stagiaires et des employés temporaires

Si le salarié est de nationalité étrangère, il est important de rajouter au registre le type et le numéro d'ordre du permis de travail du salarié. Si l’entreprise a des stagiaires, le registre du commerce doit mentionner en face de chacun de ces stagiaires le nom des différents tuteurs de stage afin de garder une trace. En plus, le registre doit mentionner également le titre « salarié temporaire » s’il s’agit d’un salarié sous un contrat temporaire. Enfin, dans le cas où on a affaire à un salarié mis à disposition, l’employeur doit rajouter la mention « mis à disposition».

Autres cas particuliers (Apprenti et temps partiel)

Pour le cas des salariés à temps partiel, l’employeur doit prendre la précaution de mentionner « salariés à temps partiel » devant chacun des noms. Enfin, les expressions l’intitulé d’ « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » concernent tous les salariés qui sont des apprentis.

Bon à savoir

Lors du remplissage du registre, l’employeur doit prendre la précaution de noter les dates d’embauche par ordre d’arrivée au sein de l’entreprise.

Quelle forme doit avoir le registre unique du personnel ?

La forme du registre unique du personnel dépend de chaque employeur. En effet, chaque employeur a la liberté de rédiger le registre selon la forme qui lui convient. L’employeur peut donc décider de le mettre en format papier ou de le présenter sur un support numérique. Toutefois, peu importe la forme qui aura été choisie, l’employeur doit veiller à ce que toutes les informations obligatoires prévues à l’article D1221-23 du Code du travail y soient présentes.

Une fois que l’employeur aura décidé de la forme du registre unique du personnel, il doit prévoir un registre pour chaque établissement dans le cas où l’entreprise dispose de plusieurs sur le territoire. L’employeur doit avoir autant de registres qu’il y a d’établissements.

Quelles sont les obligations de l’employeur en ce qui concerne le registre unique du personnel ?

La première obligation tient au fait qu’il doit mettre en place le registre unique du personnel pour l’ensemble de son personnel. L’employeur doit veiller à ce que toutes les informations soient mises à jour au risque de s’exposer à des sanctions.

En effet, l’article R1227-7 du Code du travail a prévu une amende pouvant atteindre 3 750 € pour les employeurs qui ne mettent pas en place le registre unique du personnel. Une amende est aussi prévue pour tous les employeurs qui ne mettent pas à jour le registre tout au long de la progression des salariés dans l’entreprise. Cette sanction peut augmenter en fonction du nombre de salariés dans l’entreprise pour lesquels les informations ne sont pas complètes ou présentes dans le registre.

À quoi sert le registre unique du personnel dans la pratique ?

Le premier rôle du registre unique du personnel est de permettre de garder toutes les informations concernant les salariés durant toute leur vie au sein de l’entreprise. L’employeur peut ainsi avoir une trace des recrutements ainsi que de la position ou du mouvement des salariés au sein de l’entreprise. Le registre unique du personnel est également utilisé pour gérer les différents types d'absences et les congés payés.

En outre, le registre unique du personnel est un outil important pour la protection des droits des employés. Il peut être utilisé en cas de litige entre l'employeur et l'employé, pour prouver la durée et les conditions de travail.