Dossier du personnel

Le dossier du personnel doit être constitué dès la signature du contrat de travail avec l'employeur. C'est un dossier qui va suivre le salarié tout au long de sa vie au sein de l'entreprise. Pour cela, les responsables RH doivent prendre la peine de retracer dans le dossier toutes les évolutions et les changements qui peuvent se passer sur le contrat du salarié.

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Qu'est-ce que le dossier du personnel?

Le dossier du personnel est un ensemble de documents importants qui concerne le salarié et sa relation contractuelle avec l'entreprise. C'est un dossier aussi auquel le responsable RH va faire appel durant tout le temps qu’il passera en entreprise. Un dossier de personnel bien tenu et bien organisé permet une bonne gestion du salarié. Le dossier du personnel permet aux agents RH de mieux contrôler la progression des salariés. Toutefois, pour qu’il soit utile au quotidien, il est important d’avoir tous les documents à jour et bien structurés.

À quel moment fait-on appel au dossier du personnel?

Le dossier du personnel peut être sollicité à plusieurs reprises durant le parcours du salarié. La constitution démarre lors du recrutement avec le CV et/ou les portfolios que le salarié devra mettre à la disposition de l’employeur. Le dossier du personnel sera aussi consulté durant l'onboarding pour assurer par exemple que le salarié a signé la décharge concernant le matériel qu’il aura reçu. Durant toute la période d’intégration, le service RH pourra consulter le dossier du personnel pour s’assurer que le salarié a remis tous ces documents administratifs et légaux (casier judiciaire, anciens diplômes, etc).

Il est aussi utile de consulter le dossier du personnel durant la période de rémunération ou durant les sessions d’évaluation professionnelle au sein de l’entreprise. Les décisions après évaluation doivent prendre en compte l’historique des évaluations. Et, cet historique doit, en principe, se trouver dans le dossier du personnel. De même, pour donner l’accord au salarié qui a réclamé des formations ou en cas de rupture de contrat, il sera obligatoire de se référer au dossier du personnel.

Pourquoi le dossier du personnel est-il important?

Le dossier du personnel est important pour les employeurs, car cela leur permet d’assurer le suivi du personnel. Même s’il n’y a aucune obligation légale, le dossier permet d’avoir une connaissance rapide des compétences du salarié. En effet, le dossier regroupe tous les documents qui justifient le parcours et les compétences du salarié. C’est donc une bonne manière de rendre accessible l’information au même endroit et à tout moment.

Que doit contenir le dossier du personnel?

Un dossier du personnel doit contenir différentes sections à savoir les documents personnels de l’employé, les documents liés au contrat de travail, les sanctions disciplinaires ainsi que les absences.

En ce qui concerne les documents personnels, il s'agit de sa CIN, son permis de travail, sa fiche individuelle (si l'entreprise en a une), le contrat de bail du domicile de l'employé, les copies de ses diplômes, les actes de mariage (si le salarié est marié), les actes de naissance de ses enfants ou les certificats de scolarité.

Le dossier doit aussi avoir une copie des attestations de stage déjà effectué par le salarié et un avis d’invalidité si on a affaire à un salarié handicapé.

En ce qui concerne le contrat de travail, le dossier du salarié doit avoir une copie originale, signée et légalisée par l'employeur et par le salarié. Dans le cas où le contrat définitif a été précédé de lettre d'embauche ou de promesse d'embauche, ces documents aussi doivent figurer dans le dossier. Il faudra tout au long de sa carrière rajouter au dossier les avenants au contrat de travail, ainsi que les courriers de négociation de salaire ou de conditions de travail.

Le dossier du personnel doit aussi contenir tous les documents relatifs aux sanctions disciplinaires (avertissement, blâme, Notification de la sanction appliquée, preuves de licenciement, etc.) Ces documents peuvent être des bases pour prendre des décisions par la suite.

Enfin, il est important de rajouter au dossier tous les documents concernant les arrêts maladie et les absences du salarié. Le dossier doit donc contenir les déclarations effectuées en cas d’accident du travail, les arrêts maladie, les arrêts liés à la maternité ainsi que les réponses de l'entreprise.