Les frais de déplacement au Maroc : comment ça marche ?

Les frais de déplacement sont pris en compte quand le salarié dépense une somme conséquente pour exercer son activité. Ce peut être un montant qu’il utilise pour se rendre à son poste ou des frais qu’il débourse pour aller voir des clients ou pour effectuer une mission précise pour l’entreprise. Toujours est-il que le déplacement doit être lié à l’activité du salarié. Pour aider les employeurs à mieux gérer le remboursement et pour éviter les abus, la loi marocaine a prévu des règles que les deux parties doivent respecter. Retrouvez le point dans l’article qui suit.

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Différents types d’indemnités de déplacement et de transport Maroc

C’est le Code Général des Impôts (CGI) qui liste les différents types d’indemnités. Chaque employeur a le devoir de se référer à la liste pour définir le plafond de chaque indemnité et les conditions de remboursement. Selon le CGI, il existe 5 grands types d’indemnités de transport qui sont reconnus au Maroc.

L’indemnité kilométrique

Cette indemnité s’applique si le salarié utilise sa voiture personnelle pour le compte de l’entreprise. Pour les besoins de l’activité, il peut être emmené à transporter du matériel ou à se rendre dans certains lieux pour travailler. Dans ce cas, le salarié perçoit une indemnité qui lui permet d’assurer les frais d’entretien et toutes les taxes liés à l’utilisation de son véhicule. Il faut noter que cette indemnité s’applique si le véhicule est utilisé de manière récurrente et non 1 ou 2 fois dans l’année. Toujours est-il que l’employeur peut disposer de l’indemnité pour alléger les charges du salarié, même si le véhicule est très peu utilisé pour le compte de l’entreprise.

D'après le Code Général des Impôts, l'indemnité kilométrique est établie à 3 dirhams par kilomètre parcouru, indépendamment de la puissance du véhicule utilisé.

L’indemnité pour la voiture de fonction

Certains postes exigent que le salarié ait une voiture de fonction comme avantage. C’est le cas des cadres dirigeants ou des directeurs commerciaux qui se déplacent pour des rendez-vous d’affaires. En optant pour une voiture de fonction comme indemnité, l’employé s’engage à prendre tous les frais liés à la voiture en charge (carburant, entretien quotidien, etc). Toutefois, en cas de grosses pannes, l’employeur peut prévoir une assurance qui permettrait de couvrir tous les frais. Ce genre d’indemnité peut revenir au salarié sans aucune discrimination. Il faut juste que sa position hiérarchique soit adéquate à l’avantage qu’il reçoit.

En général, les salariés qui reçoivent cet avantage au Maroc ont des pouvoirs décisionnels au sein de l’entreprise. Des profils tels que les commerciaux terrain peuvent aussi en bénéficier, puisqu’ils sont emmenés à se déplacer constamment pour rencontrer les clients.

L’indemnité de transport

C’est une indemnité qui permet au salarié de rejoindre son lieu habituel de travail. La réglementation en vigueur stipule un montant minimal de 500 dirhams mensuels pour les déplacements en milieu urbain, et de 750 dirhams pour ceux effectués hors des zones urbaines.

Cette indemnité ne peut pas revenir aux salariés qui bénéficient d’un transport dédié au personnel. De même, un salarié qui habite à proximité du lieu de travail n’est pas éligible à l’indemnité.

La prime de tournée

C’est une prime que le salarié reçoit généralement avec son salaire pour prévoir toutes les dépenses durant le mois suivant. La prime permet d’effectuer plusieurs tournées ou déplacements pour le compte de l’entreprise. Selon le Code Général des Impôts, un plafond de 1500 dirhams par mois est fixé pour la prime de tournée, applicable quel que soit le poste occupé dans l'entreprise. En cas de dépenses supérieures à ce montant, le salarié peut toujours se faire rembourser le surplus par son employeur.

Pour qu’un salarié soit éligible à la prime, il doit avoir un poste qui l’oblige à se déplacer plusieurs fois la semaine pour différentes rencontres avec les fournisseurs et les partenaires de l’entreprise.

Indemnités de déplacement et de frais de déplacement

Cette indemnité intervient dans le cas où les employés doivent se déplacer de manière ponctuelle pour un autre lieu de travail. Que ce soit en milieu urbain ou en dehors du périmètre urbain, l’employeur est tenu d’accorder une indemnité de déplacement si le salarié a un nouveau trajet à effectuer pour exercer son activité. Il incombe à l'employeur de prendre en charge les coûts liés à la restauration, l'hébergement, ainsi qu'au transport du salarié lors de ses déplacements. Le salarié peut percevoir l’indemnité lors d’une mission sur le territoire marocain ou en dehors des frontières.

Le CGI n’a pas fixé de limite, mais chaque employeur est tenu d’accorder au salarié une indemnité raisonnable pour assurer ses fonctions. L’indemnité peut être remise sous forme de forfait ou sous forme de remboursement après la mission.

En ce qui concerne l’indemnité de déplacement, l’employeur peut se baser sur une indemnité kilométrique ou sur le tarif des transports publics dans le cas où le salarié n’utilise pas un véhicule personnel. Il est également important d’accorder au salarié un forfait qui permet au salarié de se déplacer. Cette dernière situation arrive le plus souvent lorsque le salarié est amené à effectuer des missions à intervalle régulier. Selon le CGI, l’indemnité forfaitaire est plafonnée à 5000 dhs. Aucun minimum n’est prévu, mais chaque employeur est tenu d’accorder un forfait raisonnable.

Frais de déplacement et remboursement

Dans le cas où le salarié utilise son propre véhicule, il doit y avoir tous les justificatifs qui retracent son déplacement, les trajets qu’il a parcourus, les dates des déplacements, l’objet du déplacement ainsi que le nombre de kilomètres qu’il aura effectué.

En ce qui concerne les indemnités liées aux missions, le salarié doit impérativement avoir un ordre de mission de la part de son employeur. Le salarié doit également avoir en sa possession toutes les factures ainsi que les reçus liés à son déplacement (billets d’avion, de train), à son logement (à l’hôtel par exemple) et à toutes ses dépenses (ticket de restaurants, achats de matériel).

L’employé doit réunir toutes les preuves de ses dépenses et les présenter à la comptabilité ou au service des ressources humaines selon l’organisation interne de l’entreprise qui l’emploie.