Bulletin de paie en France : les informations obligatoires

Le bulletin de paie ou fiche de paie est un document qui permet au salarié d’avoir une trace du salaire qui lui est versé chaque mois par son employeur. Le document doit retracer toutes les informations relatives à la rémunération du salarié, y compris les retenues de salaire et les cotisations qui sont transmises aux organismes sociaux. Le bulletin de paie. Tandis que certaines mentions doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de paie, d’autres au contraire ne doivent pas faire partie des éléments présents sur la fiche de paie.

Retrouvez dans cet article plus d’informations sur les éléments à faire apparaitre obligatoirement sur la fiche de paie ainsi que l’importance de la fiche pour le salarié.

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À quoi sert la fiche de paie et quels sont les salariés concernés ?

La fiche de paie a pour premier but de confirmer que le salarié a bien reçu son salaire de la part de l’employeur. C’est donc une preuve légale entre les deux parties du montant qui est versé. La fiche de paie permet aussi au salarié de faire des réclamations en cas de besoin, s’il constate un changement dans son salaire. C’est aussi avec cette fiche que le salarié peut se plaindre auprès des organismes.

En entreprise, tous les salariés ont droit au bulletin de paie, peu importe leur position au sein de l’entreprise. Plus encore, les nouvelles recrues comme les anciens salariés ont droit au bulletin de paie une fois qu’ils ont démarré l’activité au sein de l’entreprise.

Comment l’employeur doit-il transmettre le bulletin de paie ?

Le code du travail n’exige aucun mode formel à l’employeur en matière de transmission de la fiche de paie. Ainsi, l’employeur est libre de le remettre en main propre à ses salariés ou de rendre les fiches disponibles sur un format électronique. Cette deuxième méthode est devenue la plus utilisée depuis l’avancée de la dématérialisation des principes RH. Ainsi, la plupart des employeurs préfèrent rendre disponibles les bulletins de paie sur l’intranet de l’entreprise. Ainsi, chaque employé peut accéder au bulletin qui le concerne à l’aide d’un mot de passe permettant d’accéder à un espace personnel.

Toutefois, nous rappelons que tous les employeurs ont l’obligation d’indiquer au salarié les conditions de mise à disposition de la fiche de paie. Et, pour question d’archive, la fiche de paie doit être conservée au sein de l’entreprise sur une durée de 5 ans au moins.

NB : Il peut arriver qu’un salarié refuse de recevoir son bulletin de paie de manière dématérialisée. Dans ce cas, il doit le signaler à son employeur et lui évoquer les raisons de son refus. Si ces raisons sont valables, l’employeur doit trouver un compromis avec son salarié.

Quelles sont les mentions obligatoires à faire apparaitre sur un bulletin de paie ?

Sur le bulletin de paie, on retrouve différentes sections dont la plupart sont obligatoires.

Section 1 : Identité du salarié et de l’employeur

Il faut impérativement avoir toutes les informations relatives à l’identité du salarié et celle de l’employeur. On doit donc y retrouver les noms et l’adresse de l'employeur. Si l’entreprise ou le salarié dépend d’un établissement (dans le cas où les dossiers sont traités dans un bureau central), il convient de marquer également l'établissement dont dépend le salarié. On doit aussi retrouver dans cette section la convention collective de branche applicable au salarié ou le code du travail auquel est soumis le salarié et le numéro de la nomenclature d'activité de l'établissement d'emploi (code APE ou code NAF).

Cette section doit aussi mentionner le numéro de Siret de l'employeur, l’intitulé du poste du salarié, sa position dans la classification au sein de l’entreprise ou sur base de la classification conventionnelle. En ce qui concerne le salarié, il est aussi important de mentionner sur le bulletin de paie le temps effectif de travail ainsi que les heures supplémentaires. Les différents taux qui s’appliquent aux heures complémentaires doivent aussi figurer sur le bulletin de paie.

Dans le cas où le salarié travaille avec un forfait horaire, il faut mentionner la nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire. Le bulletin de paie doit préciser s’il s’agit de forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, etc. Il convient également de mentionner la nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales.

Section 2 : éléments de rémunération

Dans la section 2 du bulletin de paie, on retrouve toutes les informations liées à la rémunération du salarié. Cette section doit mentionner le salaire brut, la base de calcul des différents taux des cotisations et des contributions ainsi que les taux de cotisations. On doit également y retrouver toutes les contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions.

Cette section doit aussi préciser le montant des retenues à la source, que ce soit au niveau des banques (crédit bancaire) ou des retenues faites par l’employeur (avance sur salaire, prêt, etc). Il convient aussi de faire apparaitre la nature et le montant des autres versements et retenues tel que la prise en charge des frais de transport domicile-travail ou de la restauration du salarié.

En plus, le document doit mentionner le nombre de jours de congés pris, la date des congés et le montant total de l’indemnité de congés payés. Si le salarié n’a pas pris de congé durant la période de la paie, seul le solde de congés pourra être affiché. Enfin, cette section doit mentionner le montant exact du salaire final ainsi que la date de paiement.

Section 3 : Cotisations et contributions

Dans cette section, l’employeur doit mentionner les différents montants des cotisations de protection sociale, l’ensemble des exonérations et exemptions de cotisations, le montant total versé par l'employeur (y compris la déduction faite des exonérations et allégements de charges sociales). On doit aussi retrouver toutes les évolutions de salaire qui ont eu lieu suite à la suppression des cotisations chômages et maladie.

Dans le cas où il y a certains taux qui ont augmenté ou baissé, l’employeur doit prendre la précaution de faire apparaitre tous ces changements au niveau de bulletin de salaire.

Section 4 : Salaire réellement perçu

Cette section concerne le salaire exact que l’employeur va verser au salarié une fois que toutes les retenues ont été faites. Toutefois, le bulletin de paie doit préciser le montant net à payer avant impôt sur le revenu ainsi que le montant de l'impôt sur le revenu qui sera prélevé à la source. Enfin, le montant final que percevra le salarié sur son compte bancaire est affiché.

Section 5 : Détail de l’IR

L’impôt sur le revenu doit être détaillé sur le bulletin de paie afin que l’employé ait une idée claire de ce qui se passe sur son salaire. Le bulletin de paie doit donc mentionner le montant de l’IR prélevé à la source, le montant du cumul annuel de tous les montants de l’IR qui aura été prélevé à la source sur toute l’année. On doit aussi retrouver dans cette section le montant net imposable qui va être utilisé pour le calcul du prélèvement à la source ainsi que le cumul annuel des montants nets imposables qui auront été utilisés pour servir de base au calcul de l’IR.

Il faut ensuite mentionner le montant net des heures complémentaires ainsi que toutes les heures supplémentaires qui sont exonérées de l’IR ainsi que le montant qui se rajoute au salaire. Enfin, il faut mentionner à cette partie le cumul annuel des montants d'heures supplémentaires.

Section 6 : finalité

Pour terminer le bulletin de paie, il convient de mettre une mention qui incite le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée. Il est aussi possible d’indiquer les personnes ou les instances vers qui il peut se diriger dans le cas où il veut faire une réclamation.

NB : Un salarié qui reçoit sa fiche de paie a un délai de 3 ans pour le contester.

Quelles sont les mentions qui sont interdites sur le bulletin de paie ?

La fiche de paie ne doit en aucun cas mentionner le fait que le salarié ait usé de son droit de grève ou de délégué du personnel. De même, son salaire concernant les heures de représentation du personnel doit être annexé au bulletin de paie.

Bon à savoir

Les salariés qui ont utilisé des heures supplémentaires doivent avoir dans un document annexe au bulletin de paie une fiche qui les informe du nombre d’heures de repos compensateur de remplacement. La fiche annexe peut aussi mentionner la contrepartie obligatoire en repos portés à leur crédit.

Dans le cas où on a affaire à des salariés qui ne travaillent pas selon le même horaire collectif de travail affiché, l’employeur doit prévoir un document mensuel à remettre à chaque salarié. Le double de ce document devra être annexé au bulletin de paie. Le document doit mentionner toutes les informations sur l’horaire particulier du salarié et doit être conforme aux dispositions prévues par l’article D. 3171-12 du Code du travail.