Frais de transport en France : prise en charge par l'employeur et avantages fiscaux

 

Lorsqu’un salarié s’engage auprès d’un employeur, ce dernier a la responsabilité d’assurer la vie de son salarié au sein de l’entreprise. Il doit ainsi prendre en compte différents aspects au niveau des conditions de travail y compris les frais de déplacement.

L’employeur est tenu d’assurer les frais de transport du salarié, surtout si le lieu de travail se trouve en dehors de l’agglomération et difficile d’accès par les transports en commun. Plus encore, même s’il est possible pour les salariés de rallier leur lieu de travail avec les transports en commun, c’est un grand avantage pour l’employeur que de proposer une prise en charge de frais de transport pour son salarié. Toutefois, cette prise en charge est encadrée par les dispositions légales. Cet article vous fait le point sur tout ce qui concerne la prise en charge des frais de transport par l’employeur.

 

[Sommaire]

 

Les conditions de prise en charge des frais de transport collectif

 

En France, les employeurs ont l’obligation d’assurer une prise en charge complète ou partielle de l’abonnement des frais de transport des salariés. Toutefois, pour que l’employeur puisse assurer la prise en charge, il faut que les frais de transport respectent certaines conditions.

La première condition est que le déplacement du salarié doit être fait au moyen de transports publics de personnes. Les salariés peuvent aussi se mettre ensemble pour utiliser un transport privé qui assure uniquement le déplacement pour le compte de l’entreprise.

Nous rappelons qu’il est possible que l’employeur refuse la prise en charge des frais. Cela est possible lorsque le salarié reçoit une indemnité représentative de frais pour les déplacements.

 

Les différents titres qui sont pris en charge par l’employeur

 

Ce ne sont pas tous les types de souscriptions qui sont prises en charge par l’employeur. La prise en charge de l’employeur se fait pour les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimité. L’employeur peut aussi prendre en charge les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite, pourvu qu’il soit à nombre de voyages illimité. Il faut aussi que ces abonnements soient émis par la SNCF ou par une entreprise de transport public.

Les employeurs peuvent aussi prendre en charge les cartes et abonnements mensuels, hebdomadaires qui ont un nombre de voyages limité et qui sont délivrés par la RATP. L’employeur peut également prendre en charge une partie ou la totalité des abonnements à un service public de location de vélos.

 

Les salariés concernés par la prise en charge des frais de transport

 

En entreprise, tous les salariés sont concernés par la prise en charge des frais de transport. Peu importe le type de contrat, CDI, CDD, CTT ou contrat de stage ou contrat à temps partiel, tous les salariés sont concernés par la prise en charge des frais de transport. La prise en charge des frais doit être conforme au décret n° 2010-676 du 21 juin 2010.

 

Le montant de la prise en charge et les trajets qui sont couverts

 

L’employeur prend en charge les frais de transport à hauteur de 50 % du coût des titres pour le salarié. Nous rappelons aussi que le remboursement se fait sur base des tarifs 2e classe.

En ce qui concerne le trajet couvert, la prise en charge prend en charge le transport du salarié concerné de sa résidence habituelle à son lieu de travail le plus vite possible. Si le salarié est obligé de se déplacer dans différents lieux de travail pour exercer sa mission, il peut assurer les frais de transport et se faire rembourser par la suite par son employeur.

 

Les modalités de prise en charge des frais de transport par l’employeur

 

Plusieurs situations se présentent à l’employeur au moment de la prise en charge des frais de transport. Il peut accorder un montant forfaitaire à son salarié par mois afin que ce dernier l’utilise pour le déplacement au courant du mois. Dans ce cas, le salarié se fait rembourser le surplus qu’il aura dépensé dans le transport. Une autre manière d’effectuer la prise en charge est de rembourser chaque mois la totalité des dépenses et des titres qui auront été achetés par les salariés.

Dans le cas où le salarié détient un titre annuel, le remboursement se fait chaque mois. L’employeur peut aussi se fier à l’accord collectif de travail pour déterminer le mode de prise en charge des frais de transport. La prise en charge des frais de transport ne peut se faire que lorsque le salarié présente les preuves de détention du titre. Dans le cas où le titre n’a pas le nom et le prénom du bénéficiaire, ce dernier devra présenter à son employeur une attestation sur l’honneur afin de bénéficier de la prise en charge des frais d’abonnement.

Bon à savoir

Un employeur qui souhaite changer les modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport doit avant tout avertir les salariés. Ces derniers doivent recevoir l’information au moins un mois avant la date fixée pour le changement. Une fois la prise en charge mensuelle terminée, le montant de la prise en charge doit apparaitre sur la fiche de paie du salarié.

 

La prise en charge du transport des personnes à temps partiel

 

Le salarié à temps partiel peut bénéficier d’une prise en charge du transport égale à celle d’un salarié à temps complet sous certaines conditions. La première est qu’il faut que le salarié ait un nombre d’heures égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle. Il doit donc travailler plus de 17,5 heures par semaine.

Si le salarié travaille à moins de 17 heures la semaine, la prise en charge du transport est calculée proportionnellement à ses heures de travail.

Le régime social et fiscal de la prise en charge et la définition des critères d’attribution de prise en charge

 

Le montant que l’employeur utilise pour le remboursement des frais de transport est exonéré d’IR. Toutefois, l’employeur doit se fier aux dispositions dérogatoires applicables en 2022 et 2023. Plus encore, la prise en charge légale de 50 % des frais de transport est exclue de l’assiette de calcul des cotisations sociales. Ce montant est aussi exclu u calcul de la CSG et de la CRDS.

Il faut également noter que le montant de la prise en charge et les critères d’attribution sont déterminés en accord avec l’employeur et le comité social économique. L’employeur doit également se fier à l’accord de branche dont dépend l’entreprise ou à la convention collective s’il en existe. Toujours est-il qu’il doit consulter le CSE avant de mettre en œuvre sa politique de prise en charge des frais de transport professionnel.

 

Remboursement de frais de transport pour l’utilisation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène

 

L’utilisation de ces engins est aussi soumise au remboursement des frais de transport. L’employeur prend en charge la totalité ou le remboursement partiel des frais qui sont utilisés pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène. Ces véhicules doivent avoir servi aux déplacements depuis leur domicile respectif jusqu’à leur lieu de travail.

La prise en charge des frais de transport est encore plus possible lorsque le salarié habite dans une commune qui n’est pas desservie par les transports publics. C’est aussi le cas lorsque le transport privé mis en place par l’employeur ne peut pas atteindre le lieu d’habitation du salarié pour le ramener au lieu de travail (dans le cas où le lieu d’emplacement de l’habitation n’est pas inclus dans le périmètre du plan de mobilité).

L’employeur doit également assurer la prise en charge des frais de transport lorsque les horaires de travail du salarié ne lui permettent pas d’utiliser les transports en commun. Une telle situation peut expliquer le fait que le salarié se déplace en véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène. L’employeur est tenu de récupérer auprès de ses salariés tous les éléments qui justifient la prise en charge. Ces salariés sont ainsi remboursés au même titre que les autres salariés de l’entreprise.

De même, l’employeur doit informer les salariés qui utilisent les voitures électriques en cas de changement des modalités de remboursement des frais. Ces salariés doivent aussi être avertit les salariés au moins 30 jours avant la date fixée pour le changement. Nous rappelons que le remboursement de frais dans le cas d’utilisation de voiture électrique peut porter le nom de prime transport et doit être reversé au salarié chaque mois. Cette prime ne doit pas remplacer la prise en charge, par l’employeur, d’une partie du coût des titres d’abonnement.

La loi donne le droit au salarié de cumuler à la fois la prime de transport ainsi que la prise en charge des frais de transport, s’il y a des titres et des abonnements supplémentaires.

 

Exception faite pour certaines prises en charge

 

Les salariés qui ont un véhicule qui a été mis à disposition de l’entreprise de manière permanente ne perçoivent pas de prise en charge supplémentaire des frais de carburant du véhicule. En effet, l’employeur prend déjà en charge tout l’entretien du véhicule, puisque ce véhicule est mis à la disposition de l’entreprise. Il y va de même pour les dépenses d’alimentation électrique d’un véhicule.

En plus, tous les salariés qui sont hébergés par l’employeur et qui ne supportent aucuns frais de transport sont exemptés de la prise en charge des frais de transport. Il y va de même pour tous les salariés dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur. Le salarié ne peut donc pas imposer une quelconque prise en charge de frais de transport.

 

Prise en charge des frais de transport lors de l’utilisation de cycle ou cycle à pédalage assisté personnel, covoiturage

 

Pour toutes les personnes qui utilisent les appareils à pédalage assisté personnel ou du covoiturage, l’employeur peut proposer un forfait mobilités durables.

Ce forfait permet de prendre en charge une partie ou la totalité des frais engagés par les salariés. Il faut noter que le trajet parcouru doit concerner uniquement le déplaçant entre le domicile et lieu de travail. La prise en charge doit aussi être conforme à l’article L. 3261-3-1.

La prise en charge des frais peut concerner le déplacement avec un engin de déplacement personnel motorisé de type trottinette électrique, un cycle à pédalage assisté personnel. Le remboursement de frais peut aussi se faire lorsque le salarié est en tant que conducteur ou passager en covoiturage, ou d’autres services de mobilité partagée.

En ce qui concerne les autres services, l’employeur peut procéder à la prise en charge des frais de transport si le salarié utilise des cyclomoteurs, des motocyclettes, des cycles à pédalage assisté, ou encore des gyropodes et des appareils sans station d’attache. Il faut néanmoins que ce soit un appareil qui soit accessible sur la voie publique, et qu’il soit équipé d’un moteur non thermique ou d’une assistance non thermique.

Il est aussi possible pour l’employeur de prendre en charge les frais de transport pour tous les services d’autopartage. On retrouve une liste complète de ces services qui sont cités à l’article L. 1231-14 du code des transports. Toutefois, pour que la prise en charge soit légale, il faut que les véhicules mis à disposition soient des véhicules à faibles émissions. Nous rappelons aussi que l’employeur doit faire bénéficier tous les salariés qui utilisent les mêmes moyens de transport au même titre, conformément aux dispositions prévues par la loi.

Bon à savoir

La prise en charge donnée par l’employeur se transforme en allocation forfaitaire si le forfait va être utilisé uniquement pour le transport. Le salarié doit aussi donner à son employeur chaque année un justificatif de paiement ou les reçus d’utilisation de ce forfait. Le salarié peut aussi faire une attestation sur l’honneur.

 

Frais de transport pour les salariés à temps partiel ou exerçant leur activité sur plusieurs lieux de travail

 

Le salarié à temps partiel, employé pour un nombre d’heures égal ou supérieur à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle, si cette dernière lui est inférieure, bénéficie de la prise en charge de ses frais de transport personnel dans les mêmes conditions qu’un salarié à temps complet. Si le salarié à temps partiel est employé pour un nombre d’heures inférieur à la moitié de la durée du travail à temps complet, la prise en charge dont il bénéficie est calculée à due proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à la moitié de la durée du travail à temps complet.

Dans le cas où le salarié est obligé de se déplacer dans différents endroits pour exercer ses missions, l’employeur peut aussi prendre en charge les frais de transport. Ces frais peuvent être remboursés par l’employeur sur présentation de reçu de titre de transport ou sous forme de forfait.

 

Prise en charge des frais de transport par d’autres organismes

 

Il peut arriver que les frais de transport soient pris en charge par la collectivité territoriale, le Pôle emploi ou par un établissement public de coopération intercommunale. La prise en charge peut concerner l’alimentation de véhicules électriques engagés par les salariés ou les frais de carburant. Il faut noter que cette prise en charge est totalement exonérée d’impôt sur le revenu, de cotisations et de contributions sociales.

Toutefois, le montant total de la prise en charge par ces organismes est plafonné à 240 euros par an. En plus, pour bénéficier d’un tel avantage, l’employeur ne doit pas prendre en charge les titres d’abonnements souscrits par ses salariés. Une autre condition est que les frais dépensés par le salarié doivent exclusivement servi à se déplacer du lieu de domicile au lieu de travail, avec justificatif à l’appui.

Il est aussi impératif pour ces salariés d’utiliser les moyens de transport public ou les services publics de location de vélos. Enfin, une telle prise en charge est pour les salariés, dont la résidence habituelle située à au moins 30 kilomètres du lieu de travail.

Nb : Cette condition de distance ne s’applique pas pour les salariés qui effectuent des déplacements en tant que conducteur en covoiturage.

 

Mentions spéciales pour l’année 2022- 2023

 

Le gouvernement a pris de nouvelles dispositions en ce qui concerne la prime de transport au titre des années 2022-2023. Ainsi, depuis le début de cette année le plafond d’exonération de la prime de transport est augmenté pour les frais d’alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène. Le nouveau montant est passé de 500 € à 700 €. Ce montant est compris entre 600 et 900 € dans les régions de la Guyane, Martinique et à La Réunion et Mayotte ainsi qu’en Guadeloupe.

En plus, depuis le début de cette année, l’employeur a l’obligation de prendre en charge les frais de transport à hauteur de 50 % du prix des frais de transports publics. Il faut noter que ces frais de transport sont cumulables avec la prime de transport que le salarié peut toucher de son employeur.

Enfin, il faut préciser que certaines conditions pour bénéficier de la prime de transport ont été supprimées pour ces deux années successives. Par exemple, les salariés qui habitent dans des zones qui ne sont pas desservies par les transports peuvent aussi bénéficier de la prime de transport.