Externalisation totale de la gestion de la paie au Maroc

La gestion de la paie en entreprise est un domaine sensible et fait l’objet d’investissement de la part des employeurs. Ces derniers peuvent investir pour l’achat de logiciels performants permettant de gérer toute la paie de l’entreprise. Dans ce cas, ils font généralement appel à des compétences pointues en comptabilité. D’autres employeurs, au contraire, choisissent d’externaliser totalement la gestion de la paie pour plusieurs raisons. Comment arriver à externaliser la paie au Maroc et quels en sont les avantages pour les entreprises ? Cet article vous fait le point.

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Gestion de la paie en interne avec externalisation de l’infrastructure ou externalisation complète ?

L’externalisation de la paie peut se faire uniquement pour l’infrastructure, c’est-à-dire le serveur qui est utilisé pour gérer la paie de l’entreprise. Dans ce cas, l’employeur a bien une équipe de paie interne à l’entreprise qui est dédiée, mais la solution de paie provient de l’extérieur. Les équipes en interne doivent donc maitriser la solution et effectuer les contrôles après le travail effectué par le logiciel de paie. On parle alors d’externalisation partielle.

Dans un autre contexte, on assiste de plus en plus à des entreprises qui choisissent de sous-traiter totalement leur service de paie. Cela signifie qu’aucune équipe en interne n’est chargée d’effectuer les synthèses ou les vérifications avant les paiements. Au contraire, la gestion de la paie va être sous-traitée à un cabinet d’experts comptables, un fiduciaire ou un autre cabinet spécialisé.

Pourquoi est-ce important d’externaliser la paie ?

L’externalisation de la paie permet en premier de confier ce volet si sensible aux mains de personnes expertes dans les domaines fiscal, social, conventionnel, réglementaire et juridique. En effet, les experts permettent à l’entreprise d’éviter de tomber sous le coup des sanctions dans le cas où certaines directives en matière de paiement de salaire ne sont pas respectées par l’employeur. De même, externaliser la paie permet aussi aux experts de gérer la paie de l’entreprise en tenant compte des modifications législatives et conventionnelles, ou de l’évolution de la fiscalité et de la gestion sociale.

Il est aussi important d’externaliser la paie pour éviter de supporter la charge financière de personne qualifiée, si on arrive encore à les trouver. Le service de comptabilité de la paie peut ainsi s’attarder sur les problèmes purement comptables de l’entreprise. Enfin, l’externalisation de la paie permet d’effectuer les déclarations de salaire et les paiements des cotisations fiscales et sociales dans les délais.

Vers qui se tourner pour externaliser la paie l’entreprise au Maroc ?

Les entreprises marocaines sont libres de choisir les prestataires pour effectuer la paie de leur masse salariale. Toutefois, on remarque que la plupart des PME font appel à des experts comptables ainsi qu’à des prestataires spécialisés. Les TPE au contraire préfèrent se diriger vers les fiduciaires pour avoir un traitement plus rapproché.

Le choix entre la TPE et la PME doit se faire après une analyse poussée des résultats recherchés et de la valeur ajoutée que l’on souhaite apporter à l’entreprise. Une PME doit effectuer un audit préalable de chaque prestataire vers qui elle veut se tourner avant de conclure un accord d’externalisation de la paie. Elle pourra ainsi présenter en détail ses besoins au prestataire. La TPE, en revanche, peut se permettre de s’adresser au fiduciaire de son choix. Toujours est-il qu’il faut se baser sur les retours que les autres clients font sur le prestataire. Il faut également veiller à ce que tous les points du contrat soient bien détaillés et que les actions du prestataire soient menées dans les délais.

Sur quel principe est basée l’externalisation de la paie ?

L’idée d’externaliser la paie est basée sur le fait de confier tout ce qui concerne la paie à un prestataire externe. Ainsi, l’employeur ne doit communiquer que les données qui permettent de calculer le salaire, y compris les éléments fixes et les éléments variables qui doivent agir sur le salaire de chaque employé. Ces données permettront à la fois de calculer le salaire, mais aussi les parts des cotisations et charges fiscales. De même, le cabinet est chargé d’émettre des bulletins de paie à tout le personnel qu’il prend en charge.

Le prestataire externe a aussi la responsabilité d’effectuer les déclarations et de faire ressortir les états de paiements pour les remettre à l’employeur.

Quelles sont les obligations des différentes parties lors d’une externalisation de la paie ?

Pour que la relation se passe bien, les deux parties prenantes (employeur et prestataire) doivent répondre à leurs obligations. L’employeur de son côté est chargé de donner au prestataire tous les éléments tels que le salaire de base, les heures supplémentaires, les congés (payés, maladies, spéciaux), les heures normales de travail, les primes et indemnités, les avances et saisies sur salaire, les emprunts, etc. Ces données doivent être transmises dans les délais et selon le format qui aura été retenu par l’employeur et le prestataire.

Le prestataire de son côté doit effectuer le traitement des salaires, éditer les états des ordres de paiement des salariés, que ce soit pour les paiements par chèque, en espèce ou par virement. Il a aussi la responsabilité de proposer des fichiers qui pourront être automatiquement intégrés à la comptabilité pour un meilleur suivi. Il est aussi important qu’il fournisse une assistance-conseil sur les questions du droit du travail ainsi qu’une assistance sur les questions de licenciement. Le prestataire va être emmené à effectuer le calcul des indemnités de licenciement.

Certains employeurs réclament que les prestataires proposent également un routage automatisé des bulletins de paie ainsi qu’un accompagnement rapproché en cas de contrôles sociaux et/ou fiscaux.

Enfin, disons que la relation entre l’employeur et son prestataire doit être fluide. Le prestataire doit être disponible et à l’écoute de l’employeur qui est son client. Il doit pouvoir l’aider à bâtir une structure fluide et surtout libre de toute erreur et de toute faute contre la loi. L’employeur de son côté doit également être vrai dans ses rapports avec le prestataire en évitant de dissimuler des entrées ou des salaires, car cela peut être préjudiciable en cas de contrôle fiscal.